5 softwares de gestión de proyectos: optimiza las tareas de tu equipo

Existen muy diferentes softwares de gestión de proyectos. De hecho, en los últimos 10 años se han multiplicado las opciones para que las empresas puedan contar con tecnología de apoyo en la gestión de sus diferentes proyectos. Y muchos de ellos tienen características similares:

1. Disponen de cuentas freemium. Aunque casi todos ellos tienen versiones de pago, en su mayoría tienen una versión gratuita limitada en funcionalidades.
2. Son online. A diferencia de las herramientas de gestión de proyectos como Microsoft Projects que hasta hace bien poco sólo tenía la opción de funcionar instalado en los equipos de sobremesa.
3. Incorporan funcionalidades variadas que permiten el desarrollo de proyectos con la filosofía agile.

Los 5 mejores softwares de gestión de proyectos según G2 Crowd

La aparición de múltiples startups con el objetivo de revolucionar la gestión de proyectos con tecnología ha hecho necesaria la generación de comparativas. Sólo así las empresas pueden tomar una decisión de calado basada en datos reales.

Una de las comparativas más interesantes del mercado es la que ofrece G2 Crowd. En su matriz se comparan diferentes variables que identifican la satisfacción de los usuarios. Estos son los 5 mejores softwares de gestión de proyectos dependiendo del G2 Score:

1.- Asana

El primero en la lista de softwares de gestión de proyectos es Asana. Se trata de una herramienta disponible tanto en la web como en formato app en Android e iOS.

Su eslogan en la web aclara de manera evidente la principal función de Asana: «Ayuda a tu equipo a hacer su mejor trabajo con Asana Premium. Ve más allá de las listas de pendientes y obtén las funciones que necesitas para planificar y gestionar proyectos de principio a fin«.

Para ello, esta herramienta que tiene el objetivo de facilitar la coordinación y administración del trabajo de equipos de todos los tamaños plantea 4 tarifas diferenciadas:

1. Basic. Para usuarios individuales o equipos que están empezando a gestionar proyectos. Es completamente gratis. En este plan se incluyen opciones habituales como la gestión de tareas , diferentes vistas como lista, tablero o calendario así como responsables y fechas de entrega.
2. Premium. Para los equipos que necesitan crear planes de proyecto con confianza. 10,99 € por usuario al mes facturado anualmente. Se incorporan funcionalidades como la búsqueda avanzada, campos personalizados o proyectos y equipos privados.
3. Business. Para equipos y empresas que necesitan gestionar el trabajo de distintas iniciativas. 24,99 € por usuario al mes facturado anualmente. Añade elementos como integraciones avanzadas, portafolios o gestión de recursos.
4. Enterprise. Para organizaciones que necesitan seguridad, control y asistencia adicional.

2.- SmartSheet

Por su parte, Smartsheet se define como una «una plataforma basada en la nube que permite a las organizaciones de todos los tamaños planificar, capturar, administrar, automatizar e informar sobre el trabajo en toda la empresa, lo que le permite avanzar más rápido, impulsar la innovación y lograr más».

Una de las grandes diferencias de esta herramienta es que cuenta con softwares de gestión de proyectos personalizados según diferentes variables:

• Tamaño de empresa.
• Sector industrial. Con una variedad de sectores bastante específica.
• Rol del usuario.
• Departamento que lo utiliza.

Para ello, esta herramienta ofrece múltiples puntos de vista en tu trabajo, variadas funciones de colaboración así como la posibilidad de trabajar desde smartphones. Sin olvidar uno de los aspectos que más se están trabajando en los últimos tiempos: las integraciones con otras plataformas. Para ello, cuenta con las siguientes opciones de precios:

1. Individual: 12,50€/mes.
2. Business: 22€/mes por usuario.
3. Enterprise.
4. Premier.

3.- Wrike

Se trata de otro de los softwares de gestión de proyectos que se definen de manera perfecta en sus sitios web. Wrike habla de «Gestión de trabajo a medida para tu equipo. El software de gestión de proyectos online que se adapta a tu flujo de trabajo«.

Esta es una de las claves de la mayor parte de este tipo de herramientas: son softwares de gestión del trabajo en tiempo real. Y cuentan con funciones de primer nivel que permiten trabajar de manera más coordinada a los diferentes equipos de las empresas.

De hecho, Wrike aporta soluciones diferenciadas dependiendo de la labor de los diferentes equipos: Marketing, equipos creativos, equipos de gestión de proyectos o desarrolladores e IT. Además, cuenta con 4 opciones en lo referente al precio:

1. Wrike Gratuito. Para 5 usuarios. Es más una lista sencilla de tareas compartidas para equipos pequeños.
2. Profesional. Con opciones de 5, 10, 15 usuarios. Permite una planificación y colaboración completas de proyectos a un precio de 9,80 dólares por usuario y mes.
3. Business. Para equipos de 5 a 200 usuarios. Aporta una gestión segura del trabajo con personalización e informes ejecutivos. El precio es de 24,80 dólares por usuario y mes.
4. Enterprise. Solución integral con un nivel de control y seguridad avanzado para las empresas de mayor tamaño y con mayores necesidades.

4.- Basecamp

Una de las particularidades de Basecamp es que propone una tarifa plana de 99 dólares al mes independientemente del número de usuarios. Una particularidad de este gestor de proyectos que muchos usuarios valoran de manera muy positiva.

De hecho, Basecamp preguntó a sus usuarios cómo era su trabajo antes de que comenzaran a usar Basecamp. Y con las respuestas, creó una página denominada «Noche y día«. Porque fueron miles las respuestas que obtuvieron que definían de esa manera el cambio.

A cambio de esta tarifa fija mensual Basecamp plantea funcionalidades como:

• Proyectos ilimitados. Podrás crear tantos proyectos como necesites para mantener las cosas organizadas.
• Usuarios ilimitados. Invita a todos los que quieras. No hay cargos añadidos por usuario.
• 500 GB de espacio de almacenamiento para centralizar todo con mucho espacio de almacenamiento.
• Proyectos de equipo para dar a cada equipo su propio espacio para colaborar.
• Clientes ilimitados.
• Acceso de cliente avanzado. Puedes tener un control total sobre lo que los clientes pueden ver.
• Plantillas de proyecto para ahorrar tiempo en proyectos similares.
• Un espacio único para ejecutar todas las tareas de la empresa.

Pero Basecamp también tiene una versión gratuita. La denomina «Personal» y es ideal para proyectos personales, estudiantes y autónomos. En esta versión podrás trabajar con 3 proyectos, 20 usuarios y 1GB de espacio de almacenamiento.

5.- Monday.com

La quinta opción que se muestra en la lista comparativa de softwares de gestión de proyectos de G2 Crowd es Monday.com. Se trata de una herramienta que se define como «una nueva forma de manejar tus contenidos. Planifica. Organiza. Monitorea. Todo en un espacio visual y colaborativo«.

En este caso, la herramienta intenta ser también de valor para departamentos como ventas o marketing. Y lo interesante es que en sólo 5 pasos se puede entender en qué consiste:

1. Selecciona una plantilla.
2. Adáptala a tu marca.
3. Comparte con tu equipo y colabora con facilidad.
4. Visualiza el panorama general.
5. Monitorea tu progreso.

Esto hace que la mayor parte de los usuarios queden contentos. No en vano, en un análisis interno Wrike afirma que el 91% de sus clientes dicen que monday.com los ayuda a cumplir con todas sus metas de trabajo. Además, un
87% afirman que les ayuda a colaborar mejor dentro de su equipo. Y un 78% aumentó su productividad.

Los precios que propone esta plataforma dependen del número de usuarios. Así, para 5 usuarios las opciones son las siguientes:

• Básico: €39/mes.
• Estándar: €49/mes.
• Pro: €79/mes.
• Corporativo.

Elementos para valorar los softwares de gestión de proyectos

¿Qué deben incluir los softwares de gestión de proyectos para que cumplan su función? A la hora de realizar las comparativas, estos son los elementos básicos que se suelen tener en cuenta:

A.- Administración de tareas

Se trata de la capacidad de crear tareas y administrarlas durante todo el proceso. Es importante que el software tenga la capacidad de establecer dependencias en las tareas, crear y administrar subtareas, configurar una tarea para que se repita así como permitir la asignación de más de un usuario a una tarea.

B.- Gestión del tiempo

Una herramienta de gestión de proyectos debe permitir rastrear el tiempo real del proyecto teniendo en cuenta los recursos que está consumiendo.

C.- Colaboración en equipo

Esta función es esencial. Estos softwares de gestión de proyectos deben hacer sencillo que cualquier número de miembros de un equipo se comunique de manera adecuada. No sólo eso. También es importante poder mantener debates digitales relacionados con el trabajo.

Por eso, suelen contar con un espacio virtual para crear discusiones fácilmente, guardar su historial e hilo, crear documentos y compartirlos, permitir alertas y notificaciones así como mensajes privados a uno o varios destinatarios.

D.- Gestión de documentos

De la capacidad de administrar archivos y documentos directamente con o sin el uso de una solución de terceros depende, en muchas ocasiones, que el trabajo fluya. Y a este respecto son esenciales factores como:

• El almacenamiento central y seguro de documentos.
• La capacidad de adjuntar documentos a tareas, poner notas y comentarios en documentos cargados.
• Poder cargar múltiples documentos, organizarlos en carpetas y tener control de versión sobre ellos.

E.- Planificación

Establecer cronogramas de tareas, crear líneas de tiempo e hitos, y determinar dependencias y recursos son algunos de los aspectos esenciales de todo gestor de proyectos.

F.- Versión móvil

Hoy en día, la gestión de proyectos ya no se realiza detrás de escritorios todo el tiempo. Los miembros del equipo pueden estar en el sitio de un cliente o en una sucursal remota realizando su trabajo. Por lo tanto, una característica clave que este software debe aportar es la capacidad de usarse con un smartphone.

Existen muchos otros softwares de gestión de proyectos interesantes. Muchos de ellos, incluso, más populares como Trello, Podio de Citrix o Zoho Projects. Son aplicaciones esenciales en el desarrollo de muchas empresas. De ahí su proliferación.

Pero si hay algo que es cada vez más importante a la hora de elegir es que cuenten con integraciones con otras herramientas indispensables en el marketing digital moderno como son plataformas de Email y SMS Marketing profesionales como MDirector.