Cómo convencer a tu jefe de que necesitas automatizar el envío de emails

El marketing digital te ofrece muchas opciones y herramientas, una de ellas es la posibilidad de automatizar el envío de emails. En la actualidad es muy común usar la automatización como estrategia. Esto se debe a que te ayuda a dar una respuesta más rápida, personalizada y efectiva a tus clientes.

Puede que el problema esté en que no seas tu propio jefe, por lo cual, no tienes la potestad para aplicar esta técnica por tu cuenta. Pero si conoces todo lo necesario sobre el marketing automation, podrás venderle la idea a tu superior. Si conoces el tema y sabes cómo implementarlo, será más sencillo convencerlo.

Automatizar el envío de emails puede ahorrarte mucho tiempo que puedes dedicar a otras labores que lo requieran. No es casualidad que muchas empresas hayan tomado la decisión de que sus procesos sean automáticos. Y todo esto puedes demostrarlo, por eso vas a necesitar todo el conocimiento posible.

¿Cómo funciona la automatización de email?

      Lo primero que deberás explicarle a tu jefe es la función que cumple la automatización, en este caso en el email marketing. Se trata de configurar las campañas para estas se envíen de forma automática. Pero esto ocurre cada vez que se cumple un determinado criterio.

La acción que realice el usuario será el disparador del envío de una secuencia de correos electrónicos o uno solo. A esto también se le conoce como triggered email marketing. Esto no es más que el envío de mensajes directos que se ejecutan automáticamente luego de realizar alguna transacción, como un registro o compra.

Bien es cierto que en el email tradicional puedes programar una campaña para que se envíe a una lista de suscriptores determinada. Pero esto se hace de forma masiva, pese a que hay una segmentación, no existe la posibilidad de programar un correo que se active cuando el usuario efectúe una acción.

En cambio si convences al dueño de la empresa de que automatizar el envío de emails es una buena decisión, los suscriptores recibirán contenido personalizado. Y esto es posible gracias a que está asociado a un criterio que se debe cumplir para recibir de forma automática el correo.

Beneficios de automatizar el envío de emails

Si hay algo que puede hacer que tu jefe acepte la sugerencia de automatizar el envío de emails, es que le cuentes todos los beneficios que genera esta estrategia. Conocer los aspectos positivos de una estrategia o método es un factor determinante en la toma de decisiones.

Por eso, a continuación verás varias ventajas que te pueden servir a la hora de presentarle la propuesta. Así que presta mucha atención y toma nota para que no te olvides de ninguno:

1.- Personalización máxima

A las personas les gusta sentir se especiales y bien atendidas, y la personalización de los emails les da esta sensación. La idea es que a través de la automatización puedas generar contenido adecuado para cada usuario y asegurarte de que lo reciba en el momento indicado.

Es importante que antes de ejecutar el proceso de automatización valides en que etapa del ciclo de vida del cliente está cada suscriptor. Los de la fase uno se sienten atraídos por algún producto o servicio, en la fase dos están tentados a concretar la compra, los de la fase tres ya hicieron una primera compra y por último, están los clientes fieles.

Para que un correo sea realmente personalizado debes conocer bien la etapa en la que está cada destinatario. Esto es de suma relevancia porque no a todos les puedes enviar la misma información. Imagina si a un suscriptor antiguo le llegará un mensaje de bienvenida, esto no ocurrirá jamás si automatizas.

Además, puedes aprovechar para hacer la personalización aun más efectiva ¿Cómo? Sencillo, solo debes enviarle a los usuarios un correo de felicitaciones por su cumpleaños, un obsequio u oferta especial por su aniversario como cliente. No solo es una sorpresa, sino que también fortalece la identidad de tu marca.

2.- Envío en el momento oportuno

¿Te imaginas suscribirte a una newsletter y tener que esperar días para recibir la confirmación? Esto puede ser un factor negativo y el usuario puede perder el interés y, en el peor de los casos, darse de baja cuando reciba respuesta. Pero todo esto lo puedes evitar gracias a las herramientas de marketing automation.

Uno de los grandes beneficios que brinda la automatización del email marketing es que los correos llegan siempre en el momento oportuno. Y esto unido con la personalización hacen el dúo perfecto, reciben el contenido que necesitan al instante. Esto elimina los problemas de comunicación poco fluida que pueden afectar la conversión.

Este es uno de los mejores ejemplos de acción-reacción. Una vez que el suscriptor ejecuta el criterio determinado, inmediatamente recibe respuesta de la empresa o marca. Todo esto es necesario para generar engagement e impulsar la decisión de compra, es decir, que influye en el comportamiento del consumidor.

3.- Ahorro de tiempo

Los procesos manuales toman mucho tiempo y en ocasiones hay más probabilidades de cometer errores. Sin embargo, al automatizar el envío de emails te quitas este problema, solo debes tener una buena organización de los correos que vas a enviar.

Otra recomendación para que la estrategia sea realmente efectiva, es que mantengas la base de datos actualizada. Sin duda te ahorrará mucho tiempo, el cual puedes invertir en otras labores que lo requieran. Así que véndele a tu jefe dos soluciones de rapidez en los envíos y optimización de otras actividades, seguro le va a gustar la idea.

4.- Mayor efectividad

Como ya sabes la automatización es capaz de eliminar casi al máximo el error humano. Tú solo debes programar y el sistema se encargará de hacer el resto del trabajo por sí solo. De esta forma, se puede cumplir con todos los objetivos propuestos de manera más efectiva.

Ponle un ejemplo sencillo a tu jefe, el email automation es como si tuviera a un amplio equipo de trabajo. Pero la realidad es que una sola persona puede encargarse de la programación y el resto lo hará la herramienta. Más allá de ofrecerle un trabajo eficiente, le muestras la posibilidad de ahorrar costos.

5.- Disminución de recursos

Para que profundices un poco sobre una parte mencionada en el punto anterior, es fundamental que le cuentes a tu jefe que al tener menos personal encargado de esta tarea de envío de emails ahorrará costos. A esto es lo que se conoce como el recurso humano.

Requerirán de menos personal y si ya lo tiene y desea conservarlo, la mejor opción es pasarlo a otra áreas donde se necesite mayor trabajo. Pueden dedicarse a alimentar y actualizar con frecuencia la base de datos para tener cada vez más suscriptores fieles.

6.- Fidelizar a los suscriptores

     Tal vez te preguntes ¿Qué tiene que ver la automatización de los correos con la fidelización? Es sencillo, las personas se sienten especiales cuando reciben un email personalizado y oportuno. Aquí es donde entran los correos promocionales para premiar la fidelidad y contenidos de interés para los usuarios.

También puede usar la técnica de enviarle un recordatorio sobre algún webinar en el que se inscribió. La idea es que el usuario sienta que es importante para la marca, esta es la mejor manera de conseguir suscriptores comprometidos con la marca.

7.- Mejora del branding

¿Qué sucede cuando se genera una comunicación efectiva? Primero generas confianza en el suscriptor, y segundo logras que la marca quede en su mente. Se trata de ser constante para que el usuario note que siempre que lo requiere, la empresa está presente. 

Pero para alcanzar este objetivo es necesario pasar por todos los pasos previos, especialmente por la personalización y el envío oportuno. Las personas están en busca de empresas más comprometidas con sus clientes. Esto te permitirá estar un paso por delante de tus competidores.

8.- Contenido relevante

  ¿Por qué se dice que automatizar el envío de emails ofrece contenidos relevantes? La respuesta es muy fácil, porque le das respuesta justamente a la acción que realiza el usuario. Si se suscribe le llegará un mensaje de confirmación, si efectúa una compra, recibirá todos los datos de la transacción…

Esto entra dentro de la categoría de emails transaccionales que son vitales para toda empresa. Es una forma, por decirlo de forma sencilla, de informar al usuario que todo ha salido bien, que has recibido su suscripción, su pedido o su consulta, por ejemplo.

Esta es la finalidad de la automatización, ofrecer específicamente aquello que necesita el usuario. Darle respuesta y solución a las dudas o problemas que pueda tener, de esto se trata la relevancia del contenido que le envías.

9.- Aumento de ingresos

Seguramente esta será la aparte que más le guste a tu jefe, porque a todo empresario le interesa aumentar sus ingresos. Y si automatiza su estrategia de email, puede lograrlo, porque esto genera más clientes fieles. Lo mejor es que estos tienden a convertirse en compradores recurrentes.

Un cálculo sencillo más clientes es igual a mayores ventas, lo que se traduce en aumento de sus ingresos. No dudes que con este último beneficio lograrás convencerlo de automatizar el envío de emails, es un método de ganar – ganar.

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