Cómo crear un workflow automatizado con email y landing pages

Aprender cómo crear un workflow automatizado es indispensable para reducir el tiempo que dedicas en tu día a día a tareas manuales. De hecho, un workflow es un recurso de lo más útil que te garantizará la victoria ante los recursos desperdiciados y los procesos ineficientes utilizados hasta el momento.

En otras palabras, dará un giro total a tu equipo de marketing y ventas. Simplificará el desarrollo de los proyectos más complicados y siempre buscará duplicar las ventas con el mínimo esfuerzo humano.

Por eso la pregunta de «cómo crear un workflow automatizado» es una de las que más se repite entre responsables de marketing que necesitan duplicar resultados y rebajar trabajo.

Pero antes de entrar de lleno en la cuestión, deberías fijar algunos conceptos básicos. Como por ejemplo, qué supone la automatización.

Ventajas de automatizar el marketing

Uno de los conceptos que debes interiorizar es la automatización del marketing. Solo así descubrirás cómo crear un workflow automatizado y sabrás exprimirlo en tu día a día.

Verás, la automatización hace referencia al software que utilices para programar las acciones de marketing. De hecho, debería ser una parte más que integrada de tu estrategia de Inbound Marketing.

Te proporcionará un contacto continuo con el usuario durante el tiempo que quieras, podrás crear listas segmentadas y así medir el impacto de cada campaña. Por eso, hoy es vital que entiendas cómo crear un workflow automatizado. Pero que sobre todo lo hagas en email marketing y en landing pages, dos de los recursos con mayor potencial para segmentar.

¿Qué beneficios te proporciona la automatización?

1. Aumentarás la productividad. El simple hecho de ganar tiempo te permitirá profundizar en otros aspectos de tu estrategia. Y conseguir que resulte más efectiva.
2. El coste por adquisición del cliente es mejor con el marketing automatizado. Marketing Score Report señala que el marketing automation genera tasas de conversión medias 1,6 veces mayores que con cualquier otra estrategia.
3. Perderás menos mensajes por errores humanos. Esto hace referencia, sobre todo, a email marketing. Si tu estrategia de emailing se llevara a cabo a mano, probablemente se pasarían por alto varios momentos clave. Donde dar toques de atención a tus usuarios. Como por ejemplo, con los carritos abandonados.
4. Gestionarás de manera más eficiente el Lead Nurturing.
5. Lograrás un ROI superior. Focus Research ha descubierto que el 75% de las empresas que automatizan su marketing viven un aumento del ROI en tan solo un año desde su implementación. Y el 44% en de los 6 meses siguientes.
6. La interacción con los clientes es continua. Estrecharás lazos y los fidelizarás. 
7. Lograrás una gestión más eficiente del Email Marketing y Marketing Automation.
8. Duplicarás la captación de leads. La automatización del marketing te ayuda a crear formularios y landing pages específicas con el fin de recopilar datos de los usuarios. A partir de ahí el seguimiento es más sencillo y efectivo. Por eso, además de en el email, es importante conocer cómo crear un workflow automatizado también en landing pages.

Qué es y cómo crear un workflow automatizado

Un workflow, por su parte, se desencadenará en el momento en el que un usuario cumpla los criterios predefinidos que hayas establecido. Está destinado a hacer que el marketing sea más eficiente mediante la automatización de un proceso que hasta ahora, se hacía a mano.

Por ejemplo, puedes enviar mensajes de seguimiento a alguien cuando rellene un formulario de contacto en tu landing page. Aunque tus clientes actuales también podrán recibir mensajes automatizados. Por ejemplo, mensajes de recordatorio, de recuperación de carritos abandonados o de cupones de descuento para retenerlos.

Y esto demuestra que los que se preguntan cómo crear un workflow automatizado no solo piensan en ventas. Si no que tienen claro que este recurso también cumple con objetivos de fidelización y retención de clientes.

En otras palabras: no va a limitar tus estrategias. Al contrario. Te permitirá consolidar clientes potenciales, activar notificaciones internas  e incluso automatizar tareas de limpieza de base de datos.

Sin embargo, esta libertad la permitirá únicamente un buen software de marketing automation.

En lo que respecta al email, determinar cómo crear un workflow automatizado supone lanzar una cadena de correos programados con llamadas a la acción personalizadas para cada usuario.

Pero, ¿qué debes hacer para ponerte en marcha con este proceso?

1.- Mantén siempre tu objetivo en mente

Decide cuál es tu objetivo por el que quieres aprender cómo crear un workflow automatizado.

• ¿Qué acción o acciones quieres que se desencadenen en tu audiencia?
• ¿Quieres que realice una compra en tu sitio web? ¿O por el contrario prefieres que consuma tus contenidos?

Si te diriges a nuevos clientes, una primera presentación de tu formulario podría ser el desencadenante de la interacción. En cambio, si tu workflow está orientado a clientes actuales, podrías configurar un activador para que se inicie en cuanto esos clientes visiten determinadas landing pages. O, si no han realizado compras en un determinado tiempo, podrías crear un workflow automatizado que los nutra de nuevo hacia la compra.

Ante todo necesitas decidir cómo van a inscribirse esas personas en tu workflow.

2.- Diseña un plan de marketing

Tienes en mente un objetivo y sabes cómo quieres que los usuarios pasen a formar parte de tu workflow, por lo que ahora debes planear cómo va a fluir.

En este etapa, comenzando por ese «desencadenante«, necesitas planificar tus acciones de email marketing. Probablemente vivirás diferentes cambios a lo largo del proceso, pero cada etapa necesita un tiempo.

Lo más cómodo es realizar un esquema como la simulación de mapa de metro de un par de apartados anteriores. Es decir, marca el nombre de un tema y ve apuntando qué pasaría en caso de que el usuario siguiera navegando a través de él o qué deberías hacer si no reaccionara. «Si un usuario hace «X» acción, recibirá determinado email«.

El paso de planificación es uno de los más importantes, porque es aquí donde se decide qué camino van a recorrer tus posibles clientes hasta convertirse en clientes y realizar una conversión.

3.- Crea contenido atractivo

Ahora que sabes como crear un workflow automatizado y sabes qué pasos deberías realizar para personalizarlo. Llega el momento de diseñar los emails que entrarán en ese proceso.

Esta parte requiere de mucha escritura y creatividad. Ten en cuenta que tu estrategia de email marketing se soporta, en gran parte, en los propios contenidos. Por lo tanto, ni puedes defraudar a los usuarios suscritos. Ni debes perder el tiempo compartiendo información irrelevante que no vaya a atraer a tus posibles clientes potenciales.

4.- Fase de implementación

Has creado tus emails, conoces el funcionamiento de tu workflow y necesitas ponerlo en marcha cuanto antes, por eso necesitas un software potente.

Como se comentaba anteriormente, el software que escojas determinará la libertad que tengas en tus estrategias. Es decir, no hará que se centren únicamente en un canal. Al contrario, podrás automatizar tu email, los formularios de tus landings y conseguir todo tipo de efectos en tu audiencia.

Si has realizado todo el trabajo de preparación de manera exhaustiva, este paso debería ser uno de los más fáciles de todo el proceso. Ya que dependiendo del software en el que confíes, éste conseguirá poner en marcha tu workflow en un abrir y cerrar de ojos.

5.- Prueba todo lo que hagas

Ahora que tu workflow automatizado está construido, pruébalo.

Primero, configura todos los pasos y acciones que quieres que se cumplan en solo unos minutos. Aunque lo más recomendable es que crees una dirección de correo electrónico nueva para las primeras pruebas que vayas a realizar.

Por último, una vez que hayas terminado con la fase de prueba y hayas conseguido resultados de diferentes test A/B, no tienes nada más que hacer que ponerlo en marcha.

En MDirector hacemos que esta tarea sea muy fácil con el servicio gratuito de A/B Testing de nuestro software de email marketing. Usando nuestro Test A/B podrás comprobar rápidamente qué creatividad o línea de asunto funcionan mejor y MDirector enviará automáticamente el “ganador” a todos los usuarios de la campaña.

La clave reside en comprender a tu target y realizar un análisis de los pasos que va dando en el embudo de conversión. Es decir, imagina que la mayor parte de tu audiencia hace clic cada vez que envías una promoción a sus emails. Pero no termina comprando. Tu trabajo consistirá en diseñar un workflow automatizado para que eso se cumpla.

Sin embargo, si lo que que te pasa es que la mayor parte de tu audiencia, tras descargar un ebook, no visita tu sitio web nunca más, te interesará desarrollar un workflow de reenganche.

Define objetivos en función de tus necesidades del momento

Lo mejor es ir haciéndolo por metas individuales y paso a paso. No intentes abarcar todo desde el principio. Márcate pequeños objetivos y a medida que vayas controlando el software de automatización del marketing añade cada vez más workflows. Terminarás teniendo un montón según cada acción que realice el usuario.

Como ves, crear un workflow para automatizar tu marketing es necesario. Por eso mismo en MDirector hemos creado una herramienta con la que podrás crear este tipo de envíos. Y así, podrás aprovechar al máximo tu estrategia de email marketing.

¿Quieres ahorrar tiempo y salir ganando? Regístrate ahora mismo y empieza a sorprender a tus usuarios con emails automatizados.