¿Cuándo contactar por teléfono a los leads Inbound?

Aprender a decidir cuándo contactar por teléfono a los leads Inbound es básico para el éxito de muchas marcas de hoy en día. Las estrategias de inbound marketing son una pieza clave en toda estrategia que tenga como objetivo captar leads.

Por eso, si estás en un departamento de atención al cliente y te toca la tarea de gestionar los nuevos leads, seguro que te han surgido dudas como cuáles son los mejores días para llamar a mis leads o cuándo contactar por teléfono a los leads Inbound

El «Estudio de gestión de respuesta de clientes potenciales» que en 2011 analizó datos durante tres años de 100.000 intentos de llamada, seis compañías y 15.000 clientes potenciales, sintetizó los hallazgos para ofrecer a los especialistas respuestas a este tipo de cuestiones.

Este tipo de investigaciones ayuda a planificar el proceso de gestión de un lead, a maximizar el impacto de cada llamada que se realiza y a ser más eficientes y exitosos como departamento de atención al cliente. Sin embargo, confiar demasiado en un solo estudio puede no ser del todo correcto. Cada empresa debería tener establecido cuándo contactar por teléfono a los leads Inbound.

¿Cuál es el mejor momento para contactar por teléfono?

A menudo se afirma demasiado a la ligera que no se puede llamar a un cliente un viernes por la tarde o que agosto no es un buen mes porque el cliente está fuera de vacaciones. La verdad es que si haces suficientes llamadas, llegarás a suficientes personas en cualquier momento del día o del año.

Entonces, ¿cuál es el momento?¿Cuándo contactar por teléfono a los leads Inbound? ¿Hay algún momento, fecha o enfoque para llamar a tus leads que sea científicamente la mejor forma? El mejor momento para captar leads inbound varía de empresa a empresa.

Aunque teniendo como referencia varios estudios, se puede determinar mejor cuándo contactar por teléfono a los leads Inbound. O, al menos, varias opciones para ir probando y ver qué se ajusta mejor a tu empresa.

Cuándo contactar por teléfono a los leads Inbound

Hoy en día mucho se habla del poder del email marketing para captar y gestionar a los leads. Pero, el teléfono es también una muy buena opción hacer un seguimiento de los clientes, mantener contacto con ellos y conocer sus necesidades.

Según un estudio reciente realizado por el profesional de ventas Marc Wayshak el teléfono sigue siendo la mejor herramienta para vender. Así, para el 41.2% de los encuestados el teléfono es su herramienta de ventas más efectiva.

A.- Los mejores días de la semana para llamar a clientes potenciales

Los mejores días de la semana para llamar a clientes potenciales son los miércoles y los jueves. Según el clásico Lead Response Management Study, el miércoles y el jueves son los mejores días para contactar con los clientes potenciales. De hecho, hubo una diferencia del 49% entre los clientes potenciales contactados los jueves y los de los martes.

Pero, ¿estos datos siguen siendo válidos hoy en día? Una encuesta de CallHippo de 2017 examinó las 24 semanas de datos de miles de compañías y descubrió que los miércoles y jueves seguían siendo los mejores días para contactar por teléfono a los leads Inbound.

En esta encuesta, encontraron una diferencia del 46% entre las llamadas realizadas los miércoles, que era el mejor día para llamar a clientes, y las realizadas los lunes. El viernes siguió siendo el peor día para llamar prospectos.

B.- Las mejores horas para llamar a los leads

El mismo estudio de Lead Response Management Study  descubrió que el mejor momento para contactar a los clientes potenciales era entre las 4:00 y las 5:00 de la tarde hora local. El segundo mejor momento es alrededor de las 8:00 de la noche.

C.- Las peores horas para llamar a los leads

La peor hora del día para llamar a los clientes potenciales es entre las 11:00 de la mañana y las 2:30 del mediodía. Se considera el peor momento del día, aquel que coincida con las horas que estén dentro de la jornada laboral. No llames entre las horas indicadas. Tu tasa de éxito cambiará radicalmente.

Hay una tasa de diferencia del 164% entre los leads a los que llamaron entre la 1:00 PM y las 2:00 PM y entre los que llamaron entre las 4:00 PM y 5:00 PM. Según la misma encuesta de CallHippo de 2017, las horas de entre las cuatro y cinco de la tarde sigue siendo el mejor momento para llamar.

Aunque, entre 11:00 y las 12:00 de la mañana es la segunda hora mejor hora. Un resultado completamente diferente del estudio de administración de clientes potenciales. Y al mediodía sería la peor hora, entre la una y las dos.

D.- Mejor tiempo de respuesta para conectar con leads

Desde que llega un lead hasta que te pones en contacto con él, no es recomendable que pasen más de diez minutos.

El Lead Response Management Study observó una enorme disminución del éxito en la captación de un lead dependiendo el tiempo que pase hasta que te pones en contacto con él. La tasa del éxito resultó ser 400% mayor si el contacto se producía en los diez minutos siguientes.

De hecho, el mejor momento para llamar a nuevos clientes potenciales es a los cinco minutos de su primer contacto con tu marca. El 2018 InsideSales.com test parece respaldar estos datos. En su test, probó los tiempos de respuesta y la persistencia de cerca de 200 empresas.

Se hizo el estudio con los inbound leads de alta prioridad. La compañía James Hardie obtuvo el puesto número uno con un tiempo de respuesta de 3:48 minutos. Sin embargo, fue la única compañía que contactó con sus leads antes de lo cinco minutos. Las otras marcas en el top 10 estuvieron ligeramente por debajo. LinkedIn tuvo un tiempo de respuesta de 9:03 minutos.

Dos claves importantes a tener en cuenta

No se puede entender cuándo contactar por teléfono a los leads Inbound sin tener en cuenta varias claves. De hecho, deberías fijarte en ellas antes de dar un paso adelante.

1.- La velocidad del primer contacto

Como se muestra en las estadísticas, la velocidad con la que te pones en contacto con tus leads inbound es importante. Cuándo contactar por teléfono a los leads Inbound se considera el factor más importante. Solamente así se puede convertir en cliente a la persona que se ha interesado por ti.

El consejo clave es asegurarse de que la persona encargada de hacerlo esté totalmente capacitada para ello. Incluso, algunas organizaciones de éxito buscan perfiles con clara vocación a la venta para cumplir con este objetivo. Mientras que otras deciden que sean los jefes quienes lo hagan.

Ten en cuenta que los clientes potenciales entrantes son normalmente los más valiosos. Si lo haces rápido, tendras altas posibilidades de convertirlos en clientes.

2.- La importancia de hacer un seguimiento

Usualmente no se hace un seguimiento suficientemente efectivo. Si en el primer contacto se obtiene una respuesta negativa, ese lead no vuelve a ser contactado nunca más. Pero, sin embargo, puede que ese momento no fuese el correcto. Tienes que ser persistente y no darte por vencido.

Tu persistencia puede hacerte conseguir muchos más clientes. Eso si, nunca sobrepases los límites. Aunque no debes dejar escapar al lead.

La clave está en crear valor durante el proceso de venta

Cuando se tiene en cuenta cuándo contactar por teléfono a los leads Inbound, hay dos formas diferentes de crear valor durante el proceso:

1.- Tu objetivo es entender lo que quieren

Ayuda al cliente a definir qué es lo que realmente quiere y necesita. Cada nuevo prospecto te dirá cuál ha sido el motivo de querer ser tu cliente. Puede que a veces la solución que le vayas a ofrecer sea sencilla y la puedas explicar al momento.

Sin embargo, habrá veces que tenga que ser personalizada. Y para eso se necesita algo de investigación. Así podrás comprender lo que realmente significa tu servicio para ese cliente. Hazle preguntas y deja que te explique lo que quiere de ti. Si no puedes ofrecerle una solución al momento, no pasa nada. Pero dale una vuelta a su petición y llámale en un rato. La rapidez en este sentido es importante.

Por otro lado, también es importante valorar lo que ese cliente puede llegar a significar para tu empresa. Identificar el valor de ese cliente para tu negocio. Si lo consideras una pieza fundamental, debes hacérselo saber en la llamada. A los clientes les gusta saber que son bienvenidos y que además van a ser valorados.

2.- Hacer entender al cliente el valor de tu propuesta

Cuanto más puedas educar a alguien sobre cómo tu producto o servicio puede resolver sus problemas y ayudarlo a identificar todos los beneficios, más valor crearás durante el proceso. Y más oportunidades tendrás de hacer que ese lead se convierta en cliente.

Además, generarás también confianza y lealtad. Este proceso de educación no solamente puede llevarse a cabo con llamadas telefónicas. Puede estar acompañado de una campaña de email marketing o incluso de SMS Marketing. Puede tratarse de una combinación de impactos que tengan el objetivo de «atrapar» a un cliente.

Y esto debe extenderse más allá del proceso de ventas. Debes proporcionar valor a tus clientes a lo largo de la vida de vuestra relación. Por lo tanto, para hacer que el primer contacto suceda de manera impecable, rápida y repetidamente, debes contar con un equipo que sea capaz de hacerlo de manera efectiva.

Pero también que esté dispuesto a hacer que estas cosas sucedan. Así como hacer un esfuerzo adicional durante la fase de descubrimiento de un prospecto. Y a veces es más fácil decirlo que hacerlo.

Utiliza un buen software que te permita hacer la gestión de clientes que necesitas. El software de marketing digital de MDirector es perfecto para combinar diferentes estrategias de marketing que te permitan convertir esos leads en clientes.