Cómo crear una buena estrategia de email marketing para tu evento virtual

Utilizar una estrategia de Email Marketing para un evento virtual es una forma muy rápida y eficaz de transmitir un mensaje a una audiencia seleccionada. Con esta técnica de marketing digital se puede llegar a un número importante de clientes potenciales con la información adecuada.

Estos boletines de correo electrónico son considerados una de las formas más fáciles y económicas de enviar información a leads y clientes. Por ello, muchas empresas usan esta estrategia para promocionar sus productos y servicios, pero también, para anunciar charlas, reuniones o conferencias.

Planificar bien la estrategia de Email Marketing para un evento virtual trae consigo muchos beneficios. Es posible crear una campaña que despierte el interés de los clientes de tu base de datos, generando un gran nivel de expectación para así obtener un buen rendimiento.

Los distintos eventos virtuales necesitan del Email Marketing porque así pueden informar a los interesados sobre próximas presentaciones, sus horarios, beneficios, invitados, etc. Incluso, una vez finalizado el evento, el seguimiento de la audiencia a través del Email sigue siendo una herramienta muy poderosa de marketing, ya que se vuelve un medio de comunicación directa entre el cliente y la marca.

Beneficios del Email Marketing para eventos virtuales

Las ventajas que ofrece el uso de una estrategia de Email Marketing para un evento virtual son variadas. Dentro de las más importantes están la automatización de procesos, la captación de asistentes y potenciales clientes, la personalización de contenidos y la optimización de la bases de datos.

A.- Automatización de procesos

Mediante el uso de una estrategia de Email Marketing para un evento virtual se puede automatizar todo el proceso de inscripción de las personas. Para ello, solo será necesario facilitarles un enlace que los dirija a un formulario, ya sea a una landing page específica del evento o en la página web de la marca.

De la misma manera, es posible enviar una campaña de email para invitar a las personas a participar de dicho evento de forma automatizada en base a los intereses y al comportamiento de los usuarios de tu base de datos. Un buen CRM permite un fácil manejo de la información y es aquí donde el Email Marketing Automation es verdaderamente útil para ahorrar tiempo y recursos.

B.- Logística del evento

Con campañas de Email Marketing para un evento virtual se puede llevar a cabo una secuencia automatizada de envíos antes y después de dicho evento. Antes de comenzar, se envía un email que genere expectación a las personas que deseen asistir y se va trabajando la nutrición de los leads.

Al finalizar el evento, se puede enviar otro email  de seguimiento, agradeciendo la participación de los invitados. Pero si realmente buscas fidelizar a los participantes, es una buena estrategia enviarles información complementaria sobre lo ocurrido durante el evento e, incluso, facilitarles una forma de ver de nuevo el contenido online.

Aunque en estas secuencias también debe haber otro tipo de correos cuya función principal será fomentar la confianza. Por ejemplo, la confirmación de asistencia al evento virtual o una asistencia VIP.

C.- Aumenta el alcance de tu evento

Si durante el encuentro van a participar personas de cierta autoridad, una buena estrategia de Email Marketing para un evento virtual es pedirles que también envíen invitaciones a sus círculos. De esta manera, si los propios ponentes recomiendan el evento es posible aumentar el número de inscripciones.

Además, ten en cuenta que esto también incrementará tu autoridad en el sector, generará más confianza y te ayudará a mejorar tu reputación de marca.

D.- Ahorro de tiempo y de recursos

El uso del Email Marketing supone un ahorro considerable de recursos tanto humanos como económicos, ya que es una estrategia automatizada capaz de llegar a muchas personas, y además, existen muchas opciones y plataformas para su uso.

Una estrategia de este tipo puede ser creada en poco tiempo y hacerse de forma personalizada con una plataforma adecuada como MDirector. También es una fuente de interacción constante entre el cliente y la marca antes, durante y después del evento.

Cómo crear una buena estrategia de Email Marketing para eventos virtuales

Hay algunos pasos que se recomiendan seguir para tener una buena estrategia de Email Marketing para un evento virtual. Contar con una buena base de datos es el paso más importante antes de comenzar a enviar mensajes por email.

Además, conocer bien a los clientes que forman parte de la base de datos es vital para enviarles campañas personalizadas que realmente los impacten. Hay que recordar que no a todos los contactos se les va a enviar la invitación, ya que a los usuarios hay que segmentarlos y solo deberían recibirla aquellos que esté realmente interesados.

Otro aspecto al tener en cuenta cuando se trabaja el Email Marketing es la necesidad de mantener la base de datos depurada con el fin de ser lo más efectivo posible en los envíos. De nada te servirá perder recursos enviando correos a contactos que nunca han interactuado contigo, a direcciones que ya no existen o clientes inactivos desde hace mucho tiempo.

La personalización del mensaje es otro factor clave. Se ha demostrado que enviar correos electrónicos genéricos no es la mejor forma de llegar a un público objetivo. Transmitir un mensaje personalizado lo es todo y genera una tasa de apertura mucho más alta. Por eso, los asuntos y el contenido debe estar enfocados en cada individuo por separado.

Tipos de envíos en una campaña de Email Marketing para un evento virtual

Crear una secuencia de Email Marketing para un evento virtual será la mejor opción para conseguir que los usuarios se inscriban y participen. ¿Qué tipos de correos no deberían faltar en ella? Los siguientes son los más vitales y abarcan todas las etapas del viaje del consumidor.

1.- El envío de un Email de promoción del evento

¿Quieres empezar con buen pie? Empieza informando de la realización de tu evento y aprovecha para generar expectación de cara a la fecha de celebración. También se puede otorgar algún premio o descuento a aquellas personas que se inscriban las primeras. De esta manera, permanecerán atentos a recibir el próximo correo para hacerlo.

También es una buena idea hacer formularios de suscripción al evento y adjuntarlo dentro de los emails. En ellos se puede ofrecer alguna promoción y esto servirá para que más personas se interesen en el evento y asistan en próximas oportunidades.

2.- El envío de un Email de invitación

Este tipo de envío también debe estar en tu estrategia de Email Marketing para un evento virtual. Se trata de invitar a las personas que formen parte de tu base de datos a asistir. En estos mensajes se puede incluir cómo será el evento, quiénes serán los invitados y cuáles serán los temas a tratar.

Estas invitaciones a través del Email Marketing se pueden automatizar también en base al comportamiento del usuario: si ha visitado una página o un contenido concreto de la web, por ejemplo. La empresa le envía un correo a las personas que posiblemente estén interesadas en su evento como, por ejemplo, a los que han dejado algún dato en una landing page o formulario, redes sociales, etc.

3.- Envío de confirmación de asistencia al evento

Se trata de otro email vital en una secuencia de Email Marketing para un evento virtual. Con ellos, se notifica a la persona que ha aprobado su inscripción y ya tiene un lugar asegurado en la charla. Agregar un botón de CTA que lleve a un calendario es una buena manera de interactuar con el cliente de forma dinámica y original.

Posteriormente, se realiza un seguimiento a través de otro email a estas personas cerca de la fecha del evento, y luego enviar otro recordatorio horas antes del evento para preparar a la persona.

4.- La posibilidad de ver una retransmisión del evento

En caso de que una persona se haya perdido el evento por cualquier motivo, se puede enviar un email con un enlace donde puedan ver el mismo de forma diferida y no perderse de nada. De esta forma, la empresa muestra su compromiso con las personas y muestra empatía con quienes no pudieron asistir.

5.- El envío de un email post-evento

Este tipo de envíos se hacen una vez concluidos los eventos virtuales. Estos sirven para conocer la opinión de las personas sobre el mismo. De igual forma, se le agradece a los invitados por su asistencia y se les puede invitar a un próximo evento futuro. Muchos correos de este tipo suelen tener archivos audiovisuales y adjuntos sobre el evento.

Hacer un resumen de lo ocurrido durante el evento es una buena forma de generar interés en futuras invitaciones. Realizar un tráiler con los momentos destacados del evento y mostrarlo en un vídeo corto es una buena recomendación.

Al final estos mensajes sirven para fidelizar a las personas y nutrir la interacción entre la empresa y los clientes. El Email Marketing para un evento virtual funciona como un canal formal para la comunicación y es utilizado con fines tanto comerciales, como publicitarios.

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