Email Marketing para webinars: cómo promocionarlos para captar audiencia

El email marketing de webinar es una manera muy eficiente de incrementar tu audiencia, ya que podrás aportar contenido de valor y 100% único y posicionarte como un experto de tu nicho de mercado. Al mismo tiempo, sirve para atraer leads cualificados y mantener el interés de los suscriptores, incluso si ya son clientes fidelizados.

Como contenido para una campaña de email marketing, el webinar es uno de los formatos más efectivos. De hecho, presenta una tasa de apertura más alta en comparación con otras campañas. Según datos propios de MDirector, el marketing vía correo electrónico tiene una tasa de apertura promedio superior al 30%. Un porcentaje que puede superar el 40% si se trata de correos electrónicos sobre webinars.

Asimismo, la tasa de clics también es superior, puesto que son envíos en los que tus suscriptores están genuinamente interesados, por lo que harán clic en los CTAs y se inscribirán en tus seminarios online con más facilidad.

Sin duda, el email marketing webinar es una vía rápida y con una inversión mínima en comparación a otras estrategias, que permite incrementar y asegurar la participación en este tipo de eventos web. En este artículo, te explicamos cómo puedes lograr los mejores resultados con este tipo de campañas y vemos algunos ejemplos de correos que te guiarán en el envío de emails para webinars.

Consejos para crear un buen email marketing de webinar

Antes de llegar a promocionar el webinar por correo es necesario que realices un buen diseño de ese evento, uno que genere expectativas en la audiencia (y las cumpla). Todo acontecimiento requiere de una preparación y planificación previa, sin importar si va a ser difundido a través de medios digitales. La idea es minimizar errores y maximizar la calidad de lo que estás ofreciendo. En este sentido, debes tomar en cuenta estos pasos:

1.- Escoger un tema y definir objetivos

Un webinar es un seminario web dirigido por expertos en la materia en cuestión. En este sentido, es necesario pensar en el tema y en cómo exponerlo. Más allá de basarse únicamente en la experiencia, hay que ser atractivo y no apuntar a campos demasiado complejos. Cuando se tiene un conocimiento profundo sobre un tema se puede caer en escenarios demasiado extensos, así que lo primero debe ser establecer qué se quiere decir y cómo presentarlo de modo que resulte cautivador.

Es importante que el enfoque sea actual para así lograr el interés del público potencial. Todo dato novedoso que aporte valor será una oportunidad de éxito para el seminario. También es una buena idea revisar qué se ha hecho previamente. Investiga a tu competencia para que puedas presentar un webinar con un contenido diferente y mejorar la experiencia para tu audiencia.

2.- Elige el formato del webinar

Una vez que sepas qué vas a decir y cuáles son los objetivos que quieres alcanzar, es momento de elegir entre los formatos habituales:

• Panel de discusión. En este formato un solo orador se encarga de dirigir el seminario. Aborda varias perspectivas de un tema en particular y lanza preguntas al público.
• Orador único. Aquí, una figura habla sobre el tema, lo desarrolla y, al final, responde las preguntas que puedan tener los participantes.
• Webinar en vivo. Esta dinámica es más interactiva y permite hacer preguntas y respuestas en tiempo real para desarrollar un tema en concreto. Es importante que el orador tenga muy buen dominio del tema y del público para poder delimitar la duración y el abordaje.
• Webinar de entrevistas. Un formato cada vez más común en el ámbito de los seminarios online. Entrevistador y entrevistado se encargan de desarrollar el tema. Al finalizar también puede haber un pequeño espacio para aclarar dudas.

3.- Elige la plataforma

Este suele ser uno de los pasos más complejos, ya que de la plataforma va a depender, en gran medida, la experiencia de tus usuarios. Antes de hacer una elección debes considerar el número de asistentes a la actividad para que así todos estén cómodos y no existan problemas de comunicación o duración.

Por norma general, últimamente se está apostando por herramientas como Zoom o Google Meet, pero también tienes que tener en cuenta la grabación de la actividad y cuánto tiempo estará disponible para los que tuvieron algún problema de conectividad o no pudieron disfrutar de ella en directo. Busca siempre herramientas a través de las cuales puedas manejar una lista de asistentes restringida que requiere de una suscripción previa.

4.- Realiza tu guión

El siguiente paso es estructurar tu contenido. Necesitas tener un inicio, desarrollo y final. Dependiendo de la experiencia del orador, es posible planificar todo lo que se va a decir o simplemente hacer una guía mencionando cada punto. Esta parte es importante porque va a darte una idea de la duración del evento. Además, también puedes inferir algunas preguntas que va a hacer tu público.

Esta es la fase para organizar el material de apoyo, revisar los equipos que requieres, practicar lo que dirás y asignar roles al equipo para que esté preparado ante alguna eventualidad y así no entrar en caos. Estos roles sirven también para determinar quién será el presentador y si tendrá algún apoyo durante el seminario.

¿Cómo asegurar audiencia en una campaña de email marketing de webinar?

Una vez que ya tienes una planificación sobre cada aspecto del evento, es momento de comenzar a construir la campaña email marketing de webinar. Aquí la pregunta vital es la siguiente: ¿Cómo hacer para que la audiencia se interese en el evento, se registre y asista? Para ello deberás tener en cuenta varios factores:

1.- Planifica el tiempo

Si concentras tus mayores esfuerzos en la campaña de email marketing debes considerar cómo vas a construirla, qué va a decir, cómo se va a ver y cuál será la estrategia para que sea muy atractiva. Del mismo modo, no puedes pretender que las personas se suscriban de un día a otro, también considera un espacio de planificación para ellos.

Para empezar, puedes promocionar el webinar a través de varios canales, pero todo va a depender de los objetivos planteados y de tus recursos. Por otra parte, siempre es importante que te enfoques en tu lista de suscriptores. Recuerda que ellos están allí voluntariamente y, de verdad, se interesan en lo que ofreces.

2.- Mide la frecuencia de envíos

No satures con envíos demasiado frecuentes. Recibir demasiados correos que hablan de lo mismo puede acabar por saturar al suscriptor, el cual puede acabar etiquetándote como SPAM o, incluso, dándose de baja de tu servicio. En líneas generales, la planificación debe ser igual de minuciosa que la que tienen tus newsletters habituales.

En este caso, desde MDirector recomendamos enviar tres tipos de emails:

• Un primer envío presentando el evento y proporcionando toda la información posible.
• El segundo correo de recordatorio de la cita, a enviar una semana después del primer correo.
• Y un tercer y último email que se enviará poco antes de que tenga lugar el webinar. Aquí es preciso generar sensación de urgencia en el receptor, recordando, por ejemplo, que quedan pocas plazas libres para asistir al seminario.

3.- Optimiza tus líneas de asunto

Esta parte es el primer acercamiento que tendrás con tus suscriptores en la campaña de email marketing de tu webinar, así que debe dejar claro el aspecto más interesante del evento para atraer su atención y conseguir aperturas. También es necesario que vigiles lo que colocas en ellas.

En este caso, los test A/B serán grandes aliados en esta etapa. Haz distintas probaturas basándote en ligeras modificaciones de la línea de asunto hasta dar con la opción que mejores resultados proporciona. Para ello, inspírate en lo que conoces sobre tu audiencia; escribe pensando qué tipo de frase les haría abrir el correo e interesarse por tu contenido.

4.- Apuesta por contenido específico

Pon en pocas palabras eso que quieres decir, sé directo y reduce el número de palabras hasta que, en pocas frases, resumas la esencia del evento. Plantea un problema y una solución con tu seminario.

Por otro lado, recuerda poner todo lo que necesita saber el usuario sobre el evento, la hora, el día y fecha para que decidan si quieren y pueden participar. Los detalles los puedes ir dando en la medida en que se acerca la fecha.

5.- Integra banners

Puedes integrar banners que anuncien el webinar en tu página web para captar la atención de tus visitantes y conseguir más suscriptores. Aquí puedes establecer una estrategia para que se suscriban a tu lista y, más adelante, al evento. Lo mismo puedes hacer desde tus perfiles en redes sociales.

6.- Evita la autopromoción excesiva

Es interesante también que puedas conseguir aliados para promocionar tu evento y crear alianzas estratégicas. Los patrocinadores externos o ponentes adicionales pueden ser otra fuente de captación de audiencia que permite conseguir más participantes sin tener que enviar demasiados emails promocionales sobre el webinar.

Por otro lado, es interesante aprovechar la visibilidad que proporcionan las redes sociales para promocionar el webinar en las plataformas en las que tenga presencia tu marca.

4 tipos de emails para promocionar un webinar

Es momento de pasar de la teoría a la práctica para crear una campaña de email marketing compuesta por varios envíos que servirán para potenciar la visibilidad al evento de cara a tu comunidad de suscriptores.

Para crear tu campaña de emails con la que promocionar tus webinars, puedes aliarte de la herramienta de MDirector y facilitar este proceso. Igualmente, tienes la opción de automatizar los emails para que las personas que se encuentren en la lista de registro reciban el correo con todos los detalles del evento. Aquí te dejamos algunos ejemplos en los que te puedes basar para secuencias de correos de webinars:

A.- Email de invitación al webinar

El email de invitación a un webinar se centra en promocionar el evento de forma que los receptores sepan todos sus detalles, cuándo se llevará a cabo, cuál es su objetivo y cuáles son sus ponentes. Todo lo aquí plasmado ha de estar debidamente explicado, así como el formulario de registro debe ser de fácil compresión y bien completado. También se recomienda añadir un link al calendario para crear un recordatorio del evento en la fecha en cuestión.

Recuerda que el objetivo es llamar la atención del usuario con un evento interesante y, por supuesto, animarlo a registrarse. Con la herramienta de MDirector puedes diseñar tus correos de invitación a webinars en función de tus preferencias. El esquema básico de un correo de invitación a un webinar debe seguir esta estructura y características:

• Introducción. Redacta algo breve, pero convincente, que explique de qué trata el evento y muestre por qué deberías inscribirte en él.

• Personalización. Con la función de personalización de MDirector puedes incluir el nombre de cada contacto de forma automática en el saludo del email, incluso en la línea de asunto. Estos detalles ayudan a captar la atención del lector y a mejorar la percepción que tiene sobre el contenido.
• Toda la información. No te dejes nada: fecha, hora, duración y la plataforma a través de la cual se realizará el evento, etc. Todo detalle es relevante.
• Cuida el diseño. Con MDirector puedes editar un email para webinar de apariencia atractiva y profesional. Asegúrate de que pueda ser visualizado correctamente tanto en dispositivos móviles como en ordenadores de sobremesa.
• Llamada a la acción. Incluye una llamada a la acción clara y prominente que anime a los destinatarios a registrarse. Usa la opción de personalización de CTA de MDirector para introducir una palabra o frase breve que impulse al lector a querer participar en el seminario web.

B.- Email recordatorio del webinar

Enviar un correo recordando la celebración de tu webinar tiene dos objetivos fundamentales. Uno de ellos es recordar a los suscriptores que la fecha está cerca y que el evento continúa en pie. Así no se olvidarán de asistir a la cita si ya se registraron. Otro propósito de este correo es generar un recordatorio a aquellos suscriptores que aún no se han inscrito.

Este email se envía una semana antes del evento y aquí podrías promocionar las últimas plazas disponibles y es importante que la redacción se caracterice por un tono animado y amigable, que sea capaz de retener la expectativa del usuario. En este email puedes agregar otros detalles, como algún beneficio que tendrán los participantes por su asistencia. Además, debes volver a recalcar la fecha, hora y duración del evento.

Recuerda que este diseño debe ser igual o más atractivo que el primero, así que puedes ayudarte con las plantillas que pone a tu disposición MDirector para reflejar la personalidad de tu marca y de tu evento en este nuevo diseño.

C.- Correo electrónico de anticipación

Este es otro recordatorio pero casi inmediato, ya que debe enviarse con, al menos, dos días de antelación. Es el correo decisivo que va a confirmar que el evento se va a realizar en la fecha y hora pautada. También es oportuno colocar información adicional sobre qué pueden esperar durante el webinar, comunicando los temas específicos que se desarrollaran y el material adicional que pueden necesiten preparar para tener una experiencia más completa.

De nuevo cobra un valor esencial la llamada a la acción. De la mano del editor de MDirector puedes jugar con varias opciones, incluso hacer un Test A/B para determinar la opción más efectiva. También puedes valerte de sus opciones de automatización de marketing para que las personas que entren a formar parte de la lista de registro, reciban éste, y otros correos sobre el evento, de manera automática. Así optimizar el proceso y ganarás tiempo.

D.- Recordatorio final

Finalmente, ha llegado el día del evento y por nada del mundo las personas que se registraron deben perdérselo. Esta es la última oportunidad para que se conecten al evento y participen. En este correo electrónico cabe destacar la importancia del evento y es preciso proporcionar los detalles sobre cómo acceder a la plataforma donde se desarrollará el webinar.

Este correo se envía con máximo una hora de anticipación y sirve para que los futuros participantes prueben sus equipos y certifiquen que no existen problemas técnicos. Aquí, de nuevo, puedes servirte del potencial del editor de MDirector para elaborar un correo con un diseño que deje claro y bien visible horario, link de acceso y planificación del evento.

Al finalizar, puedes comprobar el nivel de satisfacción de los asistentes a través de encuestas de satisfacción que puedes automatizar e incluir imágenes y enlaces a recursos adicionales. Además, MDirector te ofrece una herramienta de análisis de correo electrónico para evaluar tu email marketing de webinar y llevar a cabo ajustes para incrementar la eficacia de futuros emails o conseguir aumentar el número de suscriptores del último seminario.

En conclusión, los webinars son una oportunidad excelente para atraer mayor audiencia y fidelizar la propia en campañas de email marketing, solo basta una correcta planificación y una fase de promoción exitosa para alcanzar estos objetivos. Así, se puede invitar a usuarios e, incluso, darles la opción de enviarles la grabación vía email marketing si no han podido asistir a la grabación en directo. De este modo, conseguimos el registro de los leads y más adelante, si aceptan los términos y condiciones de registro, les nutrimos con contenido de valor (soft nurturing) o, simplemente, les damos acceso al contenido que queremos brindarles.

Para crear campañas de correos que promocionen tus webinars puedes apoyarte en las herramientas de MDirector. Así, podrás utilizar plantillas 100% editables para darles personalidad a tu envíos y representar la línea gráfica de tu marca en la promoción de tus seminarios web. ¡Empieza ahora a crear tus estrategias de email marketing webinar!