Email RGPD: cómo asegurar la conformidad en tus campañas de email marketing

¿Sabes qué relación guardan el email y el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos)? Pues bien, en la era digital, el uso del correo electrónico sigue siendo una herramienta poderosa para el marketing, pero su uso está sujeto a regulaciones estrictas, como en el caso de dicha normativa. Por tanto, es esencial adaptar las campañas de email marketing al RGPD para proteger la privacidad de los usuarios y evitar sanciones legales. A continuación, veremos cómo garantizar la conformidad y mantener la confianza de tus suscriptores.

Email y RGPD: Objetivo de esta ley y su impacto en email marketing

El Reglamento General de Protección de Datos es una normativa del Parlamento Europeo y del Consejo, cuyo objetivo es aumentar la protección de los datos personales de los ciudadanos en la Unión Europea. En España, por su parte , también se recoge en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD). Dicha legislación tiene un impacto significativo en el contexto del email marketing, ya que exige a las empresas que dispongan del consentimiento explícito de los usuarios antes de enviar correos electrónicos con promociones, noticias, recordatorios, etcétera. 

Estas normativas suponen un cambio fundamental en las prácticas de marketing por correo electrónico, pues las empresas deben manejar la información personal de sus suscriptores de manera segura y transparente, asegurando la privacidad y la protección de datos de los usuarios.

Pasos para asegurar el RGPD en email marketing

Tras conocer la relación entre el email y el RGPD, es importante entender que esta normativa establece unos estándares muy rigurosos para el manejo de los datos personales. Por ende, a continuación, te mostramos una guía paso a paso para asegurar el cumplimiento de la legislación vigente en tus campañas de email marketing:

1. Obtén consentimiento explícito (Opt-In)

Para asegurar el cumplimiento del RGPD en tus campañas de email marketing, el primer paso es conseguir el consentimiento explícito de tus usuarios a través del Opt-In. El reglamento establece que dicho consentimiento debe ser obtenido de manera clara y afirmativa por parte de los suscriptores, antes de enviarles cualquier tipo de comunicación comercial, a través de un formulario, por ejemplo. 

Además, existe la posibilidad de implementar el doble Opt-In, como el proporcionado por MDirector, donde los usuarios tienen que confirmar su suscripción mediante un enlace enviado a su dirección de correo electrónico. Sin duda, una acción que garantiza que el consentimiento sea voluntario y específico, fortaleciendo el cumplimiento del RGPD.

2. Proporciona información transparente

No olvides comunicar a tus suscriptores cómo se utilizarán sus datos, quién tendrá acceso y con quién serán compartidos. La transparencia en el manejo de los datos personales construye confianza con los usuarios y asegura la conformidad con el RGPD. Esta información incluye, además, detalles sobre tus prácticas de correo electrónico y la frecuencia de envío.

3. Ofrece una opción de cancelación de suscripción clara

Del mismo modo que un usuario puede suscribirse a tu lista de contactos, también puede desear cancelar la suscripción. Por ello, incluye un enlace en todos tus mensajes y asegúrate de que es claramente visible y fácil de utilizar. Este punto no solo te ayudará a cumplir con el RGPD, además te permitirá tener una base de datos con suscriptores comprometidos con la información y los servicios que proporcionas.

Ejemplo de cancelación de suscripción de MDirector

4. Asegura los datos de los suscriptores

Lleva a cabo medidas de seguridad sólidas para asegurar que los datos personales de tus usuarios están debidamente protegidos. Esto puede incluir medidas como el uso de: 

• Cifrado de datos es un método crucial para proteger la confidencialidad de los datos durante su transmisión y almacenamiento. En el contexto del email marketing, el cifrado se puede aplicar tanto al contenido del correo electrónico, como a los datos almacenados en servidores y bases de datos.
• Utilizar contraseñas seguras es esencial para prevenir el acceso no autorizado a los sistemas que contienen datos de suscriptores. Además, se deben implementar políticas de cambio de contraseña periódico y el uso de autenticación de múltiples factores siempre que sea posible para lograr una protección adecuada.
• Otros protocolos de seguridad avanzados para prevenir el acceso no autorizado, tales como los firewalls, que actúan como barreras entre la red interna y externa; o las actualizaciones de software, para tener acceso a las últimas actualizaciones de seguridad.

5. Mantén registros del consentimiento

Parte del cumplimiento de la legislación, pasa por contar con un registro detallado del consentimiento de los usuarios. Estas anotaciones sirven como prueba de que los datos han sido obtenidos de manera adecuada y transparente, en caso de que se realice una auditoría o investigación regulatoria.

6. Limita la recopilación de datos

Es importante restringir la acumulación de información adicional, y recopilar únicamente aquellos datos necesarios para los fines especificados. Asegúrate de que dicha recopilación está debidamente justificada por tus objetivos comerciales y no te olvides de controlar la cantidad de datos que recoges.

7. Respeta los derechos de los usuarios bajo el RGPD

Es esencial respetar y facilitar los derechos de los usuarios bajo el
RGPD, incluidos el acceso, la rectificación, el olvido, la portabilidad de datos y la objeción al procesamiento. Por este motivo, se deben proporcionar mecanismos claros y accesibles para que los suscriptores tengan la posibilidad de ejercer sus derechos, lo cual fortalece la confianza del cliente y la conformidad con la legislación vigente.

8. Realiza una Evaluación de Impacto sobre la Protección de Datos (EIPD)

Una manera de mitigar los riesgos de privacidad de los datos de los suscriptores, es realizar dicha evaluación. La EIPD ayuda a identificar posibles vulnerabilidades en el manejo de los datos, y a implementar medidas para mitigar los riesgos y, por consiguiente, a garantizar la conformidad con el RGPD. 

9. Actualiza tus políticas de privacidad

Para cumplir con la legislación de la Unión Europea, es importante que te asegures de que las políticas de privacidad estén actualizadas, sean claras y comprensibles para los usuarios. Facilitar información transparente sobre cómo se manejan los datos personales refuerza la confianza del usuario, y supone un compromiso de cumplimiento del RGPD.

Correo de Temu donde especifica la Política de privacidad y cookies

10. Designa un Delegado de Protección de Datos (DPD)

El Delegado será el encargado de supervisar el cumplimiento del Reglamento y será el responsable de garantizar que se aplican correctamente las medidas de protección. También sirve como punto de contacto para las autoridades encargadas de la supervisión.

Cumplir con el RGPD en las campañas de email marketing, no solo es una obligación legal, también se trata de una oportunidad para lograr el fortalecimiento de la confianza del cliente. Además, siguiendo los pasos ya mencionados en el apartado anterior, conseguirás mejorar la reputación de tu marca. Recuerda que la adaptación continua a las regulaciones de protección de datos es fundamental para un entorno en constante evolución.