Qué son los emails transaccionales y ejemplos de uso

Los emails transaccionales son un componente esencial en la comunicación con los usuarios, ya que están directamente vinculados a acciones previas realizadas por ellos. Estos correos proporcionan detalles cruciales sobre una transacción específica, como una compra en línea, ofreciendo transparencia en cada interacción.

Estos correos son una herramienta poderosa para consolidar la relación con tus clientes. Enriquecer los emails transaccionales con contenido de valor puede aumentar la lealtad hacia tu marca de manera notable Es una manera efectiva de conectar de manera más profunda con la audiencia y aumentar las conversiones.

Descubre cómo convertir los correos de confirmación en aliados clave para mejorar la experiencia del usuario y fortalecer tu presencia en línea.

¿Qué son los emails transaccionales?

Los emails transaccionales no se limitan a transacciones monetarias; también abarcan respuestas automáticas a conversiones o interacciones anteriores, como solicitudes de cambio de contraseña o mensajes de bienvenida.

Su importancia radica en proporcionar información detallada y, en ocasiones, servir como recibos electrónicos en el ámbito del comercio electrónico.

Diferencias entre el email transaccional y el email marketing

A la hora de desarrollar una campaña de marketing, es esencial para tu marca, pero es importante que entiendas cuáles son los límites y características de un correo transaccional y otro promocional para evitar errores.

Es cierto que al idear una estrategia de email marketing y de email transaccional se parte de la dirección de correo electrónico como base. No obstante, se trata de dos modalidades distintas por naturaleza, por lo que tienen sus normas y diferenciaciones:

Email transaccional

• No se envían de forma masiva. A pesar de tener a los usuarios en una lista de direcciones, los emails de confirmación de reserva o cita son únicos porque responden, precisamente, a los datos de la acción que ha realizado un usuario en particular.
• El contenido recibido en un email transaccional es personalizado y basado en la acción que ha llevado a cabo cada persona.
• Cabe la posibilidad de que el email incluya archivos adjuntos. 
• Son funcionales y cumplen un objetivo específico vinculado a la acción que haya desarrollado el usuario, ya sea por dar feedback sobre un registro, restablecimiento de contraseña, comunicaciones post-compra o recordatorios de carritos abandonados, por ejemplo.
• Son correos que se envían de forma automatizada por regla general.
• No se puede prescindir de los emails transaccionales. Deben estar presentes porque son necesarios.

Email marketing

• Se envían a una lista de contactos cuyos integrantes reciben la misma información.
• Quienes reciben los correos de email marketing en su bandeja de entrada no tienen porque haber establecido una relación comercial con anterioridad.
• Requieren de una planificación y son premeditados. Incluso el día y la hora del envío están programados, algo que no es posible hacer con un email de una transacción.
• Tienen siempre una finalidad comercial.
• No son personalizados y no contemplan el historial de acciones de cada persona.

Tipos de emails transaccionales y ejemplos de buen uso

Existen diversos modelos de mensajes transaccionales diseñados para adaptarse a diversas situaciones, desempeñando funciones específicas en cada escenario. 

A continuación, te ofrecemos una visión de los principales tipos de emails transaccionales, destacando sus características y proporcionando ejemplos ilustrativos. Para la creación de este tipo de mensajes puedes aprovechar la funcionalidad de la herramienta de MDirector y comenzar a fortalecer la conexión con tus clientes.

1.- Email de confirmación de pedido

Este email transaccional es clave para proporcionar todos los detalles en un solo lugar, beneficiando al usuario y manteniendo un orden lógico en las transacciones. Sus objetivos incluyen informar sobre la confirmación de compra, anunciar el procesamiento exitoso del pedido, proporcionar detalles como la fecha de entrega y permitir al usuario rastrearlo, generando confianza en la transacción.

2.- Email de datos de facturación

Este email es esencial tras una compra online. Algunos negocios simplifican combinando mensajes de confirmación y datos de facturación, dependiendo de la rapidez para generar la factura. Puede enviarse en conjunto o por separado, según la naturaleza del negocio.

Los emails de confirmación de pago detallan la factura con el objetivo de notificar el éxito de la operación, informar sobre posibles errores, desglosar información como precio, IVA, gastos de envío, y ofrecer un recibo transparente para el control del usuario.

3.- Email de confirmación de registro

Para acceder a servicios en línea, el registro es clave. La validación se realiza mediante correos electrónicos de transacción, certificando el éxito del registro. Los objetivos de los emails de confirmación de registro suelen ser simplificar la validación, verificar la dirección de correo y activar la cuenta de manera exitosa, evitando suscripciones por error.

4.- Email de confirmación de suscripción

Este tipo de email se envía automáticamente a los nuevos suscriptores para verificar y confirmar su decisión de unirse a una lista o servicio. Es esencial que este mensaje sea claro, conciso y contenga información relevante sobre la suscripción realizada.

Los emails de confirmación de suscripción pueden incluir detalles sobre la frecuencia de envío, contenido exclusivo o beneficios adicionales que los suscriptores pueden esperar.

5.- Email de agradecimiento por la compra

Comunicaciones automatizadas que se envían inmediatamente después de que un usuario realiza una compra en línea. Este correo tiene como objetivo principal expresar gratitud al cliente por su compra y confirmar los detalles de la transacción, como los productos adquiridos, el precio total y la información de envío.

También puede incluir descuentos para futuras compras, enlaces útiles a recursos relacionados con los productos adquiridos o información sobre el proceso de devolución y política de garantía.

En futuros emails de recordatorio es posible recordar todos estos elementos para tratar de captar de nuevo la atención del cliente.

¿Qué ventajas tienen los emails transaccionales?

Los emails transaccionales pueden ofrecer tantos beneficios como los de una campaña convencional. Es crucial comprender que estos correos representan una ventaja significativa para tu negocio, como lo demuestran los siguientes factores:

1. Automatización eficiente. Estos correos permiten automatizar procesos de comunicación con los clientes y notificaciones de cuenta de manera eficaz. Al configurar sistemas automáticos para enviar emails de confirmación de transacciones, por ejemplo, se ahorra tiempo y recursos, evitando que el equipo de atención al cliente realice tareas repetitivas y propensas a errores.
2. Mejora de la experiencia del usuario. Se consigue gracias a proporcionar información oportuna y relevante a los usuarios. Desde confirmaciones de compras hasta actualizaciones de estado de envío, los emails de seguimiento de pedidos contribuyen a una experiencia fluida y satisfactoria para el cliente.
3. Aumento de la confianza. Una comunicación cuidada y fluida se traduce en una mejora de la percepción del consumidor sobre la marca. Los emails transaccionales transmiten profesionalismo y seriedad en cada interacción.
4. Oportunidades de venta cruzada y upselling. Los emails transaccionales ofrecen oportunidades adicionales para promocionar productos relacionados o servicios complementarios. A través de recomendaciones inteligentes en los correos de confirmación, se puede incentivar la compra adicional.
5. Seguimiento y análisis. Los datos generados por los emails transaccionales proporcionan información valiosa sobre el comportamiento del cliente y el rendimiento de las transacciones. Mediante el análisis de las tasas de apertura y clics, se puede ajustar y mejorar continuamente las estrategias de comunicación y marketing.
6. Cumplimiento de la normativa. Es crucial cumplir con las regulaciones de privacidad y protección de datos, como el GDPR. Al garantizar el cumplimiento de estas normativas en cada correo transaccional, se protege la privacidad del cliente y se evitan posibles sanciones legales.
7. Mayor tasa de apertura. Estos correos tienden a tener una tasa de apertura más alta que los correos promocionales o informativos, ya que están directamente relacionados con acciones realizadas por el usuario. Así, las empresas pueden garantizar que sus mensajes clave sean vistos y procesados ​​de manera efectiva.

Elementos de los emails transaccionales

La comunicación transaccional por correo electrónico consta de los siguientes conceptos:

• Mensaje personalizado. Recurso clave en los emails transaccionales para crear una experiencia más cercana y relevante para el destinatario. Incluir el nombre del cliente y otros detalles específicos de la transacción ayuda a fortalecer la conexión con la marca y aumentar la efectividad del correo.
• Información esencial. Cada email transaccional debe contener datos relacionados con la transacción: detalles de compra, número de pedido, fecha y hora de la transacción, etc. Esta información garantiza la claridad y transparencia en la comunicación.
• Llamado a la acción (CTA). Es importante incluirlos, ya sea para invitar al cliente a realizar una acción específica, como dejar una opinión sobre su compra, o para dirigirlo hacia otros productos o servicios.
• Enlaces de contacto y soporte. Permiten a los clientes acceder fácilmente a ayuda adicional si surge alguna pregunta o problema relacionado con la transacción.
• Información de facturación y pago (si es aplicable). Los emails de confirmación de pago deben incluir detalles claros sobre la facturación, como el método de pago utilizado, el montante total facturado y cualquier otra información relevante relacionada.
• Política de Privacidad y Términos de Uso. Es fundamental incluir enlaces a este apartado de la empresa en cada email transaccional para garantizar la transparencia y el cumplimiento de la normativa establecida.
• Logotipo y marca. Incorporar elementos visuales de la empresa en el diseño del email transaccional ayuda a reforzar la identidad de la marca y a crear coherencia visual en todas las comunicaciones con el cliente.
• Información de devolución o cancelación. Si es aplicable, se debe ser claro sobre estas acciones, brindando así tranquilidad al cliente en caso de necesitar realizar cambios en su compra.
• Instrucciones de confirmación o verificación (si es aplicable). Si el correo electrónico de marketing requiere que el destinatario confirme su dirección de correo, se deben proporcionar pautas claras sobre cómo hacerlo. También deben contener alertas de actividad de cuenta.
• Información de RRSS. Incluir enlaces a los perfiles de la empresa permite a los clientes seguir interactuando con la marca y mantenerse actualizados sobre novedades, promociones y otros contenidos relevantes.
• Pie de página (Footer). En este espacio se incorpora información adicional importante, como la dirección física de la empresa, los datos de contacto, enlaces útiles y opciones de navegación.
• Opciones de darse de baja: Por último, es esencial incluir en cada email transaccional un enlace claro y fácil de encontrar que permita al destinatario darse de baja de futuras comunicaciones si así lo desea, cumpliendo así con las regulaciones de privacidad.

¿Cómo configurar tus emails transaccionales?

Enviar correos electrónicos transaccionales responde a un proceso sencillo. Y es que se trata de un envío automático, por lo que solo se configura una vez y queda listo para siempre. Sin embargo, debes tener en cuenta ciertos criterios. Por ejemplo, aunque no parezca necesario, la línea gráfica de estos correos debe seguir la línea de tu marca para mantener la confianza de tus suscriptores. Con MDirector puedes acceder a plantillas personalizables que te permiten diseñar, entre otros, correos electrónicos de actualización de cuenta o un email de bienvenida, según tus necesidades.

Además, es importante que consideres otros aspectos sobre la configuración de este tipo de correos transaccionales:

1.- Elige un SMTP confiable

El SMTP es un protocolo de transferencia de email que te da la posibilidad de hacer tus envíos a través de un servicio existente. En el caso de los emails transaccionales tienes dos opciones:

• Usar una solución dedicada que te permite mayor personalización, la posibilidad de medir resultados y mayor capacidad de entrega.
• Emplear un SMTP Relay o de relevo, que es un servicio fuera de tu sistema. Con este sistema externo puedes tener beneficios como evitar las limitaciones en el tamaño del envío o la sobrecarga del servidor.

Todo dependerá del tamaño de tu lista, el peso de tus archivos adjuntos y de las necesidades generales de tu negocio. MDirector ofrece a sus clientes de los planes PRO y Total la posibilidad de realizar los envíos transaccionales via SMTP y API : os proporcionamos la dirección SMTP por la que debes enviar las comunicaciones de email para que salgan por el canal SMTP  (credenciales: user y password).

2.- Organiza y separa los emails

Para garantizar que tus emails transaccionales no sufran problemas de entregabilidad debes mantenerlos organizados y separados fuera de las campañas. Verifica que tu plataforma de email de marketing tenga un sistema de categorización de los envíos para que puedas separarlos por los siguientes campos:

• Registro.
• Suscripción.
• Pagos.
• Facturas.
• Contraseñas.

Además, si cuentas con Webhooks puedes recibir notificaciones sobre tus nuevos suscriptores, las bajas, las quejas de los usuarios, problemas de apertura o hard bounce. Un problema con tu campaña de email marketing puede abrir el paso a dificultades con la entrega de los emails de transacciones.

Cuando envías mensajes transaccionales con frecuencia, como correos de bienvenida o confirmaciones de pedidos, puedes simplificar el proceso utilizando plantillas personalizadas. Estas plantillas te permiten incluir personalizaciones y contenido dinámico para cada tipo de mensaje, lo que hace que el envío sea más eficiente y efectivo. Con MDirector, tienes acceso a una variedad de plantillas personalizadas que hacen que la creación y el envío de tus mensajes sean aún más sencillos.

3.- Configura los parámetros con tu herramienta de MDirector

Una herramienta intuitiva como la de MDirector te va a permitir configurar todas las características del envío tomando en cuenta las acciones que se produzcan por parte del usuario. De este modo, puedes modificar opciones de tiempo de entrega, contenido, horarios y todo lo que necesites para que tu email transaccional salga a tiempo y correctamente configurado.

Del mismo modo, tienes a tu disposición un tablero de estadísticas donde puedes filtrar información por fechas y categorías, descargar tus contactos y ver gráficos de los resultados de tus envíos.

En conclusión, los emails transaccionales son una poderosa herramienta para establecer conexiones significativas con los clientes en momentos clave del proceso de compra. Desde confirmaciones de compra hasta actualizaciones de cuenta, ofrecen oportunidades únicas para fortalecer la lealtad, mejorar la experiencia del usuario y generar conversiones. Al optimizar su diseño, contenido y entrega, puedes aprovechar al máximo el potencial de los emails transaccionales para impulsar el crecimiento de tu negocio de manera efectiva y duradera.