Formularios adaptados al RGPD: tips para hacer los mejores

¿Sabes cómo realizar unos formularios adaptados al RGPD que cumplan con su función? Desde mayo de 2018, todas las empresas que comercializan servicios dentro de la Unión Europea deben cumplir las características de dicha ley. Una norma que busca proteger a los usuarios.

Independientemente del tamaño del negocio todos los que realicen un tratamiento de datos de los usuarios deben aplicarlo. Hoy en día, la privacidad de datos en internet sigue suscitando todo tipo de debates. Por eso, esta ley se creó con la intención de dar solución a las confrontaciones sociales. La norma ampara el derecho de uso de los datos personales.

El al tratamiento de los datos personales.

Todo lo que pueda identificar al usuario como ser humano entra dentro del saco de la información privada. Tu nombre, sexo, edad o lugar de procedencia generan unas bases de datos que pueden resultar de gran valía para las empresas. Pero el simple hecho de no estar notificado del uso de dichos datos vulnera la toma de decisiones de los clientes.

El tratamiento de datos no implica necesariamente su compra-venta. Es suficiente con que la información facilitada por el usuario quede registrada. De la misma manera, toda manipulación o difusión es necesario que sea notificada al emisor.

Los principios de la protección de datos recogen la limitación de la finalidad de la empresa. Es decir, acota los objetivos para los que vayan a ser utilizados los datos de los clientes. Por tanto, la extracción y la organización de la información queda mucho más controlada gracias a la aplicación del RGPD.

Sería ideal tener el compromiso de llevar el registro sobre el seguimiento de tus acciones con tu lista de registros. Deberías contar con un sistema que guarde las acciones y los resultados de tus acciones. Si un agente viene a solicitarte esta información debes poder justificarlo.

Por otra parte,si uno de tus clientes te solicita cierta información o decide no seguir adelante con lo firmado previamente, estará en su legítimo derecho.

Consejos para hacer los mejores formularios adaptados al RGPD

Una vez hayas repasado los conceptos para saber a lo que te vas a enfrentar, es hora de que analices si tus formularios están adaptados al RGPD. ¿Cumplen las características básicas del Reglamento General de Protección de Datos? Si no es así, es importante que los modifiques para no recibir ninguna sanción.

1.- Ante todo, transparencia

Ten en cuenta que esta ley se creó para que los movimientos de las empresas estuvieran accesibles para los clientes. Es de vital importancia que muestres con total claridad tus intenciones con los datos que te han proporcionado. De ahí que, antes de que confíen en tu marca pulsando en la casilla de consentimiento, es interesante mostrar cuáles van a ser las acciones que implementarás con esa información.

No sólo harás que sigan adelante con el formulario. Además, ayudarás a crear una conciencia de marca mejor entre la audiencia. Cuanto más tiempo inviertas en trasladar los objetivos de ese tratamiento de datos a los usuarios, mayor confianza vas a transmitirles.

Hacer las cosas bien desde un primer momento te facilitará mucho la relación con tus usuarios. Una buena práctica para comunicarlo puede ser mediante un texto o enlace en el mismo formulario. En él se mostrarán los detalles de cuál va a ser tu modus operandi.

Muchas veces, las marcas delegan parte de las funciones de análisis del comportamiento de consumidor en manos de empresas externas. Por eso, tienes que asegurarte de que ellos también apliquen el RGPD. Esas empresas deben tener claro que la confidencialidad de los datos que están recibiendo es absoluta. De lo contrario, puede repercutir directamente en tu negocio.

2.- Crea un diseño efectivo

El diseño del formulario también tiene que ayudar a generar la claridad en el mensaje. Desde que se plantea el proyecto, hay que dedicarle un buen tiempo a estructurarlo. Tiene que haber un balance entre toda la información que quieres mostrar a tu usuario y los elementos de diseño. Cuanto más visual sea el formulario, con más facilidad lo cumplimentarán.

Además, ante un formulario demasiado cargado, la persona puede llegar a perderse. Un exceso de contenido puede generar desconfianza. Y recuerda que la gente rechaza los formularios demasiado largos.

No sólo eso. Teniendo en cuenta que se trata de un contenido jurídico, en caso de ser muy extenso, pueden pensar que tienes segundas intenciones. Está muy bien que quieras facilitarle toda la información, pero debes intentar mantenerla breve y concisa.

Asegúrate que todo lo que aparezca en el formulario sea lo más relevante para tu público. Nadie se va leer 8 páginas de sobre la privacidad de datos. Que exista una armonía general ayudará a que los receptores tengan una experiencia fluida con tu marca. Puedes optar por introducir ventanas externas para aclarar aquellos puntos que veas necesario.

Procura ser específico en la información que ofreces. Las generalidades pueden causar un desconcierto en el usuario. Si las casillas están rellenadas con contenido claro, todo le será más fácil. Un elemento básico para los formularios adaptados al RGPD.

3.- Incluye la casilla de verificación

Si no tienes el claro permiso por parte de tu usuario, tienes totalmente prohibido trabajar con su información. Por eso, debes insertar una casilla de verificación para lograr el consentimiento expreso de los suscriptores.

Una vez hecho el clic en la casilla, todos aquellos que accedan a tu formulario deben de tener presente que los datos que introduzcan podrán ser utilizados para beneficio de la empresa. Si aceptan las políticas de privacidad que propones no tendrás ningún problema para gestionar sus datos.

Pero es necesario poner todo el cuidado en este aspecto. No vale dejar un modelo predeterminado donde la casilla ya está previamente marcada. El cliente es el que debe ejecutar la acción de dar la autorización. De otra manera, no serviría de nada y podría meterte en problemas que no te convienen.

Además, debes procurar que el lenguaje empleado en la casilla sea claro. Y explicitar los ítems requeridos. Por ejemplo, con la aplicación del Reglamento General de Protección de Datos, los usuarios deben aceptar el uso de cookies.

Por eso, si tu página web aplica el uso de cookies para analizar el comportamiento del consumidor, debes dejarlo claro. Cuando la persona esté visitando tu web, debería aparecerle un mensaje donde se le alerte de su uso. Después de haber sido notificado, el usuario tiene que aceptarlo para que la empresa pueda beneficiarse de los datos de su navegación.

4.- Apuesta por el opt-in

Todos los individuos deben haber afirmado querer recibir contenido sobre la empresa. La estrategia opt-in es imprescindible para poder hacer uso de los datos transferidos por el usuario. Recuerda la importancia de la transparencia.

No intentes aprovechar esta vía para introducir publicidad extra que no debería aparecer. Muchas empresas introducen anuncios en sus contenidos y newsletters que no cumple con los parámetros del RGPD. Esta es una clara exigencia si quieres crear formularios adaptados al RGPD.

Por si fuera poco, muchas empresas, con el fin de garantizar un servicio excelente de los formularios adaptados al RGPD, emplean el uso del doble opt-in. Consiste en que el usuario recibe un correo de confirmación en su bandeja de entrada.

Con este método, tu cliente estará obligado a dar otro paso. Así quedará claro su consentimiento para que puedas tratar con sus datos. Además, esto te demostrará que se trata de una persona física, mejorando la calidad de tu recopilación de datos.

Sanciones por no cumplir las reglas de los formularios adaptados al RGPD

Si no cumples los requisitos marcados por el Reglamento General de Protección de Datos, puedes atenerte a las consecuencias. Las consecuencias al incumplimiento de las normas pueden ser duras para tu organización. Según las últimas actualizaciones sobre las sanciones, las nuevas multas pueden subir hasta 20 millones de euros. Una cifra que debe servir para alertarte de la importancia de tener todo en regla.

Evidentemente, dependiendo de la gravedad del delito, el importe a embolsar variará. Respecto a esto, el RGPD ofrece una información muy general como para deducir nada en concreto.

¿Todavía no estás seguro de contar con formularios adaptados al RGPD? Sigue los consejos especificados y no tendrás ningún problema.

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