Integración de CRM con email ¿API o SMTP?

Integrar CRM con email se ha convertido en un factor imprescindible para cualquier empresa. La volatilidad del mercado ha traído consigo cambios en las estructuras organizativas de las empresas. Los objetivos fijados años atrás, ya no valen para el presente.

La revolución tecnológica ha cambiado los modos de comunicación con los clientes, siendo éstos los protagonistas en todas las decisiones. Los clientes ya no son personas a las que se les pueda dominar tan fácilmente como ocurría antes. Ahora son usuarios inteligentes y muy informados.

Sistemas CRM para gestionar las relaciones con los clientes

Es por ello que gestionar sus comportamientos se ha convertido en la prioridad número uno de las empresas. El sistema de gestión de las interacciones de los clientes (CRM) es una aplicación que pone su atención en las relaciones acontecidas entre los clientes y las empresas.

Para lograr resultados efectivos, es necesario contar con un buen sistema de gestión de esta relación.  Las compañías reciben cada día un volumen de información de los clientes y leads que debe ser gestionada correctamente. De lo contrario, los resultados que se obtengan no serán de valor para la empresa.

Este sistema se encarga precisamente de recopilar toda la información de la forma más optimizada posible. Así, los datos que se extraigan servirán para generar estrategias de marketing digital que la empresa puede poner en práctica de cara al presente y en el futuro.

Funciones de un CRM

Una herramienta CRM permite gestionar y organizar toda la información que se recibe de los clientes. Asimismo, permite segmentar a esa audiencia, para poder llegar más fácilmente a tu público objetivo. Así, las 5 funciones principales de un CRM son:

1.- Segmentación de los usuarios

La segmentación de una base de datos es una de las claves del éxito de cualquier acción de marketing. Un error que suelen cometer las empresas es enviar el mismo correo a todos los contactos. El efecto que produce en muchos de los usuarios es negativo. Todas las personas son diferentes y quieren recibir información de su interés.

Con una buena recopilación de datos de los clientes podrás obtener la segmentación adecuada para definir campañas de marketing digital eficaces.

2.- Centralización de la información

Otra de las funciones que tiene este sistema es que puede centralizar la información. Ante la ingente cantidad de información a la que se enfrentan cada día las empresas, era más que necesario buscar una solución rápida. Esto es precisamente lo que permite hacer el CRM.

Con la ayuda de este sistema podrás gestionar y organizar todos esos datos de forma estructurada. Esta tecnología ha posibilitado unificar en tiempo real toda la información proveniente de los clientes.

El hecho de poder gestionar esa información deslocalizada de los negocios, ayuda a obtener resultados más optimizados. Al mismo tiempo, ayudará a realizar análisis más minuciosos de esos datos y así generar información de una mayor calidad.

3.- Aumento de la productividad comercial

El primero en beneficiarse de estos datos concretos de los clientes será el equipo comercial. Sus funciones están enfocadas en los clientes, de modo que, a más información de éstos más facilidad para conseguir vender.

Con la ayuda de los informes internos, el departamento de ventas podrá tener acceso en tiempo real a esa información. Esto permitirá poder conocer a los clientes potenciales, y a su vez, captar clientes nuevos. Un sistema único que ha logrado crear un equipo de ventas más eficiente.

4.- Realización de campañas de marketing específicas

Mediante los servicios que te ofrece este sistema, como es el de integrar CRM con email, podrás realizar campañas exitosas. El que una campaña sea efectiva o no lo sea, depende de la información que tengas sobre tus clientes. Cuanto más te asemejes a sus gustos, las probabilidades de acertar serán mayores.

No obstante, no se trata sólo de crear una campaña de marketing exclusiva de lanzamiento de un producto o servicio. Cada acción de tu estrategia de marketing puede ser clave para generar esa campaña de forma óptima.

5.- Atención al cliente más efectiva

Este sistema de CRM ha permitido que la atención al cliente sea mucho más efectiva. Los datos que se obtienen de los clientes son analizados y medidos, logrando una atención más personalizada.

Este tipo de comunicación más directa se puede dar a través de diversos canales como son el teléfono o el correo electrónico. Integrar CRM con email ha posibilitado que el cliente reciba la información que necesita o sobre la que ha mostrado algún tipo de interés.

Asimismo, al ser el cliente el centro de atención, las empresas están inmersas en otra lucha distinta. Las marcas han entendido la necesidad de satisfacer a sus clientes a largo plazo. Es por ello que su enfoque se centra, ahora, en fidelizar y crear distintos tipos de interacciones.

Cómo integrar CRM con email: Email transaccional

Una de las forma de integrar CRM con email es contando con una plataforma de marketing digital de calidad como la que ofrece MDirector. Una herramienta que permite crear emails transaccionales haciendo uso de los servicios más comunes, como son API Y SMTP. El resultado será la generación de una base de datos de una mayor calidad.

Los emails transaccionales provienen del término transacción. Esto es, el mensaje que se envíe al usuario debe tener un fin comercial. Este tipo de email es enviado cuando el usuario tiene una interacción con una página web, por ejemplo.

En el momento en el que el usuario realiza una acción, la marca envía su mensaje automático. No obstante, muchas veces, ese mensaje no está correctamente creado. En parte, en muchos casos, porque se mantiene el mensaje original generado por el sistema informático.

Trabajar los mensajes transaccionales te acercará más al objetivo de que tus clientes conviertan.  Aunque pueda requerir de más tiempo y un mayor esfuerzo, merece la pena. No debes olvidar que los mensajes bien trabajados son uno de los puntos de contacto más importantes con los clientes.

Los emails transaccionales en datos

La importancia de crear emails transaccionales personalizados y bien elaborados te ayudará a lograr el objetivo fijado. El informe The transactional email report muestra dos conclusiones principales, tras analizar todos los datos:

1. En primer lugar, las probabilidades de que un email transaccional sea abierto son mayores frente a otros tipos de emails, de tipo comerciales. Además, esas aperturas se realizan de forma reiterada.
2. La segunda conclusión es que este tipo de emails genera entre 5 y 6 veces más ingresos que los emails masivos promocionales.

Servidores API y SMTP en email marketing

Los sistemas más utilizados son SMTP y API. Integrar CRM con email es posible gracias a la sincronización de mensajes que permiten estos dos sistemas. Podrás sacar el máximo partido al marketing multicanal con integraciones en plataformas como Sugar CRM, Salesforce, SalesNexus, NetSuite, Maximizer CRM o Microsoft Dynamics. 

Tanto los servidores SMTP como API están disponibles en la plataforma de email marketing de MDirector. Con la interfaz API podrás programar envíos y encontrar ejemplos de todo tipo en PHP y CURL, pero también haciendo uso del resto de códigos de lenguaje.

El API de email transaccional de MDirector se basa en los siguientes métodos: autenticación, messages (envío de emails y SMS) y los tags, con la posibilidad de leer etiquetas que ya fueron creadas previamente.

SMTP

El otro servidor eficaz es el denominado SMTP, que puede ser utilizado en todos los gestores de correo de escritorio. Podrás enviar campañas de email marketing a través de todo tipo de aplicaciones.

Es esencial que el SMTP cuente con un buen servicio de calidad. Esto te permitirá mejorar en los tiempos de entrega y te asegurarás de que tus emails hayan sido entregados. Este ahorro en tiempo es lo que te posibilita poder enviar correos masivos.

Un servidor de calidad te acerca más a tu objetivo que no es otro que lograr conversiones. Elegir un servidor pobre hará que termines en la lista de spam. Pero, lo que es peor, ofrecerás a tus usuarios una experiencia de usuario pésima, debido al mal servicio dado.

Estos servicios de SMTP limitan ciertas acciones como:

• No permiten conexiones múltiples. De esta forma se asegura una mejor velocidad para el usuario en su navegación.
• Asimismo, trata de limitar el ancho de banda, para que todos esos mensajes no se colapsen.

Integrar CRM con email es imprescindible para tener un mayor control y gestión de toda la información de los usuarios. Pero recuerda que todo comienza por mantener limpia la base de datos, con una buena segmentación de todos los clientes.

Si haces un uso responsable de estos servicios, observarás cómo los resultados llegan. El objetivo es que los usuarios estén satisfechos con los emails que reciben y, así, lograr una buena experiencia. No obstante, elegir un CRM adecuado en ocasiones no es una tarea tan sencilla.

Claves para elegir el CRM adecuado para tu empresa

Algunas de las principales claves que debes tener en cuenta antes de decidirte por una herramienta CRM u otra son:

1. La definición de tus objetivos.
2. El ajuste de tu presupuesto al CRM que necesitas.
3. La compatibilidad con tu sistema.
4. Elección de un software escalable.
5. Requisitos a cumplir de tu CRM.
6. Cambia por un software de CRM fácil e intuitivo.
7. Análisis de los equipos tecnológicos en uso de tu empresa.
8. Todos los trabajadores involucrados.
9. Cumplimiento de los requisitos mínimos.
10. El análisis y medición.

Estos son los pasos necesarios para elegir el CRM adecuado. Has podido comprobar que integrar CRM con email no es una tarea nada sencilla y que requiere de conocimientos técnicos. Si necesitas ayuda de los mejores expertos, elige a una empresa de calidad como es MDirector. Que te ofrece una plataforma de email marketing adecuada para que tus emails sean efectivos. ¿Quieres empezar ya?