Cómo limpiar tu base de datos de Email Marketing paso a paso

Limpiar la base de datos es un hábito que impacta en la efectividad de las campañas de email marketing. Descuidar la higiene de las listas de suscriptores en tu base de datos puede implicar un bloqueo general en los mensajes que envíes. Algunas consecuencias pueden ser un aumento de la tasa de rebote así como una entregabilidad más limitada, además de que tu reputación se puede ver afectada.

Enviar emails a usuarios que ni siquiera los abren, comprar listas a terceros o impactar contra spam traps son factores que pueden ocasionar que sea poco probable que tus mensajes lleguen a los buzones de correo de los suscriptores. Sin embargo, aplicar una buena limpieza de la lista de registros te ayudará a mejorar los ratios de entrega de tus campañas de email marketing, a la vez que reducirás costes, ya que no tu lista de contactos no estará integrada por usuarios con los que no hay una conexión efectiva.

Es importante darse cuenta de que la lista de contactos es la base de cualquier campaña de email marketing profesional. Por eso no es un detalle menor mantenerlas con un funcionamiento óptimo. En este artículo te guíamos para que sepas cómo limpiar la lista de contactos y maximizar los resultados de tus campañas de mailing.

¿Qué es la limpieza de datos en email marketing?

En términos concretos, la limpieza de datos en email marketing es el proceso que realizas para depurar los datos erróneos que hay en tu lista. Es decir, se trata de gestionar las bases de datos para realizar alguna de estas acciones:

• Eliminar contactos duplicados.
• Revisar y corregir direcciones de email mal escritas.
• Identificar usuarios poco relevantes o con cero interacciones.

Una buena limpieza te ayudará a tener una lista más confiable y útil que acompañe a tus campañas de emailing. Aportar coherencia a tu base de datos te evitará muchos problemas a futuro y, por lógica, es probable que aumente el ROI de tus campañas.

Tener una lista de contactos sucia también afecta en gran medida a tus métricas. Al tener contactos con las características antes mencionadas, es imposible que puedas hacer estudios claros sobre el rendimiento de tus campañas. Probablemente notes menor rendimiento, pocas aperturas, pocos clics, cero conversiones y, en general, muy pocas interacciones. Esto solo quiere decir una cosa: estás enviando tus mensajes a las personas equivocadas y lo que necesitas es hacer una buena limpieza de tu base de datos de correos.

A grandes rasgos, limpiar tu base de datos de email marketing se traduce a estos beneficios: 

• Mejoras tu reputación.
• Evitas las quejas por spam.
• Potencias tu capacidad de entrega de correos.
• Maximizas las conversiones.
• Consigues hacer campañas más rentables.
• Puedes medir mejor los resultados.
• Logras fidelizar a tus suscriptores.

¿Cuándo limpiar la base de datos de emails?

Las listas de contactos pueden quedarse desactualizadas con frecuencia. Esto sucede porque el estado de las direcciones de correo electrónico, y otros datos de tus contactos cambian constantemente. En algunos casos, se debe a cuestiones técnicas. Por ejemplo, cuando la bandeja de entrada del suscriptor se llena y decide cambiar de cuenta de correo. Pero también puede ser por el comportamiento de los usuarios. 

Hay situaciones en las que suscriptores que siempre han abierto tus correos dejan de hacerlo. Puede ser porque no les interesa lo que les estás proponiendo. O, simplemente, porque no tiene tiempo para leer todas las propuestas que le llegan. Estos contactos ya no son de valor. Y, de hecho, afectan tus campañas de forma significativa. Por eso hay que hacer limpieza y eliminar aquellos usuarios que no interactúan con tus envíos.

¿Por qué es importante limpiar la base de datos?

Hay varias razones de interés por las cuales limpiar la base de datos pasa de ser una opción una obligación para que tus campañas de email marketing sean eficaces. Estas son algunas claves por las que deberías estar priorizando esta tarea:

1.- Evitas el spam

Seguramente, ya conoces los filtros antispam. La mayoría de ellos se basan en ciertos criterios muy específicos para determinar si tu correo llegará a la bandeja de entrada principal o, por el contrario, terminará calificado como spam.

Lo que se sucede en este caso es que si tus emails son marcados como spam por un porcentaje de los receptores, pueden catalogarse como tal. De esta manera, los proveedores de correo electrónico lo enviarán por defecto a esta bandeja.

Claro que esto se resuelve con una buena higiene de la lista. Además, con MDirector tienes la opción de hacer pruebas a través de un test antispam que ayuda a evaluar los criterios de tu campaña antes de enviarla y te dirá si cumples con los criterios exigidos por los filtros.

2.- Cumples la normativa de la RGPD

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) cada vez es más estricto en Europa. Por ello, es necesario que cuentes con el consentimiento explícito de cada contacto de tu lista. Y, en la medida de lo posible, deberías ir más allá del consentimiento simple e implantar un sistema de doble opt- in. Para hacerlo, debes enviar un correo de confirmación en el que tus suscriptores aprueben si quieren seguir en tu base de datos. Este consentimiento será imprescindible para ser añadido a la lista.

El beneficio para tu lista es que, por un lado, evitas que se registren cuentas falsas o erróneas. Pero, además, previenes algunas sanciones graves al estar cumpliendo la RGPD de manera estricta. Finalmente, otro aspecto importante es que no vas a tener en tu lista de contactos suscriptores desinteresados. Básicamente porque, de partida, todos los que llegan han aceptado recibir tus comunicaciones.

3.- Mejoras tu rendimiento

Es importante que mantengas la higiene de tu lista porque ello afectará a todo el rendimiento de las campañas de email marketing. No se trata sólo del volumen de usuarios que tienes en tu base de datos. En estos casos, la calidad importa.

En este sentido, es interesante que tu lista de suscriptores esté repleta de personas interesadas, conectadas y atentas a lo que envías. Si esto no sucede, la medición se verá afectada. Pero, más importante aún, contar con usuarios implicados te permitirá plantear estrategias de lead nurturing adecuadas. Lo que, por lógica, acabará por mejorar tus datos de engagement.

4.- Mantienes la integridad de los datos

Hay varios criterios que deben cumplir las empresas en general en cuanto al tratamiento de datos para distintos fines dentro de la organización. Los principales criterios son: exactitud, coherencia, validez y conformidad. Por tanto, al limpiar las bases de datos de la empresa, incluyendo las que se utilizan para las campañas de email marketing, quedarán únicamente los datos que sean exactos, coherentes, válidos y uniformes.

5.- Mejoras la segmentación

La organización de la lista también es fundamental para mejorar la experiencia de usuario. Al hacer una buena segmentación de la base de datos, puedes saber qué ofrecer, cuándo y a quién. De esta forma tendrás seleccionados a los usuarios más comprometidos y ofrecerás tus productos y servicios siempre adaptados a sus necesidades concretas en cada momento.

Limpiar tu base de datos de email marketing  te permite saber qué contactos están duplicados en listas que tienen el mismo propósito y muchos otros problemas que enredan el proceso y lo vuelven menos efectivo. Recuerda que en el momento de la suscripción, el contacto pudo haber cometido errores que, a la larga, te pueden pasar factura.

Cómo limpiar la base de datos de email marketing paso a paso

Enviar a usuarios sin engagement, comprar listas a terceros o impactar contra spam traps puede ocasionar graves problemas en la entregabilidad y no lograr llegar a inbox. Pero si cuidas la higiene de tus listas de email marketing, el resultado será tener una lista de contactos bastante limpia y llegar a su bandeja de entrada. ¡Sigue la mejor ruta para lograr una entregabilidad excepcional!

Ahora que ya sabes lo importante que es mantener tu lista de registros limpia, es el momento de ponerse a trabajar y enfrentarte a esa lista que, seguramente, ya está dando problemas. Para ello, ten en cuenta estos aspectos:

A.- Revisa y elimina los rebotes duros

Plataformas de envío de email marketing como MDirector te facilitan el trabajo, ya que elimina de manera automática los rebotes duros, ayudando a mantener una lista de contactos sana. Además, cuenta con herramientas que te ayudarán a visualizar y los rebotes y sus causas. Por regla general se dividen en rebotes suaves y rebotes duros.

1. Los rebotes suaves o soft bounce son aquellos ocasionados por un error temporal y que, probablemente, van a solucionarse por sí solos.
2. Por el contrario, los rebotes duros son aquellos para los que no hay una solución sencilla. Si la dirección de email no existe, poco puedes hacer para llegar a su dueño.

Lo primero que debes hacer en tu proceso de higiene de listas es revisar las razones y eliminar estos contactos. Se trata de datos que, como se ha visto, pueden estar lastrando tu reputación como marca que envía campañas de email y hacer que estas sean menos rentables.

B.- Permite las bajas

Está claro que te ha costado trabajo conseguir tus contactos y enriquecer tu lista. Pero recuerda que se trata de calidad y no cantidad. Es necesario, y obligatorio por ley, que ofrezcas la posibilidad de darse de baja, añadiendo un botón al final de cada campaña que envías. Algunas marcas lo esconden para evitar que los suscriptores se den de baja. Sin embargo, ¿de qué te sirve un usuario que no quiere recibir tus mensajes pero no encuentra cómo indicártelo?

La limpieza manual de contactos que se desuscriben o se dan de baja de tus comunicaciones puede ser tediosa, pero si cuentas con una plataforma de Emailing que remueve a estos contactos de manera automatizada puedes estar tranquilo. MDirector por ejemplo, ofrece esta funcionalidad, beneficiando tu reputación de dominio y ahorrandote tiempo valioso.

Recuerda además que todas las plataformas de email marketing cuentan con planes que incluyen límites de suscriptores y de envíos. Por ejemplo, en MDirector cuentas con un límite de 5.000 contactos en el plan gratuito, aunque en los planes pagos es ilimitado. No desperdicies espacios que podrían ser ocupados por contactos de valor y asegurate de contar con una audiencia interesada.

C.- Organiza tus leads

Tener contactos de poco valor no es positivo. Para evitarlo, puedes plantear campañas que lleven a tus usuarios a interesarse por lo que ofreces. Para ello, nada mejor que diseñar una lista de leads no cualificados que hayas identificado como de bajo rendimiento.

Así podrás crear acciones concretas para aumentar su engagement y que acaben convirtiéndose en leads cualificados. Con todo, recuerda que es interesante dividir estos leads en dos tipos: cualificados para marketing y cualificados para ventas.

1. Los leads cualificados para marketing son aquellos que debes trabajar con comunicaciones que alimenten su viaje hasta convertirse en clientes.
2. Por su parte, los leads cualificados para ventas son aquellos que ya están listos para la conversión. Es en ese momento cuando puedes enviarles ofertas adaptadas a sus intereses.

D.- Utiliza la automatización para limpiar tu lista de email

La automatización en email marketing puede ser tu gran aliada al limpiar tu base de datos.. A través de determinadas herramientas puedes depurar tus listas automáticamente, lo que te ayudará a ser más eficiente en cada tarea.

Con MDirector es posible hacer seguimiento a los contactos para ver sus interacciones. También puedes observar cuál es la dinámica de las entregas, si los correos están llegando a sus destinatarios, cuáles son los tipos de rebotes y cuál es la calificación de cada contacto.

Integrando otras herramientas puedes establecer plazos para los contactos. Es decir, puedes definir que aquellas personas que no han abierto o interactuado con los correos desaparezcan de la base de datos. Lo mismo sucederá con aquellas direcciones que tengan problemas de redacción o direcciones que no existan. En reglas generales, esta es una forma sencilla de mantener la higiene de tu lista.

Como puedes ver, limpiar la base de datos de email marketing es fundamental para hacer funcionar tus campañas. Por eso es vital mantener un buen orden e higiene de estos registros. Para ello, es esencial tratar de mantener una buena validación de tu lista lo que pasa por evitar aspectos como los siguientes:

• Emails con errores de sintaxis.
• Dominios inválidos.
• Deshecha emails inactivos.
• Evita bad mail-boxes.

Una lista optimizada permitirá que puedas realizar una mejor segmentación y tener el control sobre los leads cualificados. De esta forma, tendrás la opción de mejorar las estrategias en las que te centras en cada segmento.

Con MDirector es posible limpiar la base de datos y tener un control de la lista de forma automática y sencilla. Nuestro sistema de puntuación de los contactos hace posible gestionar de manera adecuada a cada usuario. Así lograrás saber cuál es el nivel de engagement de tu lista y qué contenidos funcionan mejor para cada segmento de usuarios.