¿Cada cuánto debo hacer una limpieza de leads?

Los datos incorrectos se infiltran en todas las bases de datos, en forma de contactos duplicados, clientes potenciales con un formato de email extraño o incluso registros que no valen para nada. No puedes evitar que haya datos incorrectos en tu base de datos, pero una vez que estén debes hacer una limpieza de leads.

La limpieza de la base de datos de clientes potenciales es algo que todos los especialistas de marketing deberían hacer de vez en cuando. La mayoría de las bases de datos te dan derecho a una cantidad determinada de almacenamiento. Nunca la excedas o eso significará que no estás haciendo una buena limpieza de leads.

Tu CRM contiene todos los datos de contactos que tienes almacenados. Es tu única fuente de verdad para impulsar las conversiones de clientes y la satisfacción del cliente. Pero una base de datos desordenada puede dañar tus campañas. Elige un buen CRM que te ayude a mantener tu base de datos limpia.

Razones para limpiar tu base de datos

Mientras que una base de datos más grande significa más alcance no siempre es mejor. ¿Prima la cantidad o la calidad? Es muy fácil que una base de datos se llene de contactos duplicados, direcciones de correo electrónico inactivas e incluso trampas de spam. Si aún no estás convencido aquí tienes algunas razones por las que deberías limpiar tu base de datos de forma regular:

• La monitorización de campañas te dará datos más reales: son los números y los informes los que te dicen si lo estás haciendo bien o no. Pero si tu base de datos está constituida con mala información, es posible que tu análisis no te enseñe una conclusión precisa de lo que estás haciendo.
• Gastarás menos dinero: el precio del software de automatización de marketing a menudo varía según el tamaño de tu base de datos. Obviamente, no quieres gastar dinero en suscriptores que nunca abren tus correos electrónicos, por ejemplo. Cuando mantienes tu base de datos sin problemas estás gastando parte de tu presupuesto en usuarios interesados en tu marca.
• Entenderás mejor a tus clientes: es natural que los gustos e intereses de tus clientes cambien con el tiempo. Cuanto mejor entiendas quién forma tu base de clientes, más eficazmente podrás desarrollar estrategias. Limpiar tu base de datos es un buen primer paso para comprender quién es tu audiencia.
• Tus técnicas de marketing mejorarán: este punto está relacionado con el anterior. Cuando sepas quiénes son tus leads y qué es lo que quieren, será más fácil desarrollar estrategias efectivas. Podrás segmentar adecuadamente tu base de datos en función de los indicadores analizados.
• Mejorarás tu reputación: si no mantienes ordenada tu base de datos, es posible que aparezcas como correo no deseado. Y eso puede llevarte a una mala reputación de marca. Si envías emails a toda tu base de datos sin hacer una criba es más probable que envíen tus correos electrónicos a la carpeta de spam. O si tienes una dirección de email inactiva durante mucho tiempo no pasarás los filtros de spam.

¿Cada cuánto debo hacer una limpieza de leads?

No existe una respuesta concreta para esta cuestión. La limpieza de leads debe hacerse en base a tus campañas de captación de clientes. O cada vez que tu base de datos tenga una considerable cantidad de nuevos registros. Y eso es especialmente subjetivo.

Cada marca tiene para empezar un número de contactos en su base de datos. Cuando se habla de una oleada de nuevos registros nunca se especifica la cantidad exacta por ese motivo. Lo que para ti son muchos para otra marca pueden ser pocos. Tú debes determinar cuándo es oportuno empezar a observar esos leads. 

En consecuencia, esta dimensión es clave para determinar cuándo tienes una nueva oleada de nuevos clientes que debes analizar. Puede que estés realizando una campaña de email marketing para conseguir leads. Entonces al terminarla deberás hacer un análisis de tu base de datos. O en cualquier otra campaña.

Puedes hacerlo por tanto cada principio de año, cada trimestre o cada mes. Todo según tus prioridades, tus características y tus nuevos contactos.

Claves para hacer una limpieza de leads

Estas son algunas formas de mantener tu base de datos limpia y en orden. Aplica estos pasos:

1.- Identificar duplicados

Una vez que empiezas a obtener bastantes usuarios en tu estrategia para construir tu base de datos, los duplicados son inevitables. Así que elimina los datos de manera regular para evitar duplicados a medida que vayan entrando nuevos usuarios.

Es obvio que tienes que eliminar los duplicados con cuidado. Entra en ambos registros y determina cuál tiene la información más completa (es decir, dirección de correo electrónico o número de teléfono). Incluso puedes crear un nuevo registro basándote en esa información. Fusiona los registros si fuese necesario.

¿Pero quién quiere ordenar una base de datos de miles de clientes de forma manual? Es por eso que tu plataforma de automatización de marketing debe tener reglas para los registros duplicados de clientes potenciales. Esto también es útil cuando estás cargando listas o fusionando bases de datos dentro del sistema.

2.- Configurar alertas

Puedes usar alertas para seguir haciendo una limpieza de leads perfecta. Imagínate que tu plataforma quita automáticamente los duplicados según la dirección de correo electrónico. Pero, ¿qué sucede si aparece un contacto que tiene un nombre y apellido duplicados, pero una dirección de correo electrónico diferente?

Si tienes las alertas configuradas, puedes recibir una notificación. De esta forma podrás decidir de forma casi inmediata si el registro es un duplicado o no. Ten en cuenta que algunas personas tienen mismos nombres. Según la herramienta que utilices tendrá diferentes tipos de automatizaciones, aprovéchalas para ahorrarte trabajo.

3.- Identificar los campos de datos esenciales

Si va a crear campañas con estos nuevos leads en un futuro, es fundamental que definas qué campos de datos son esenciales tener. Tal vez decidas que sin un nombre, correo electrónico y número de teléfono, el cliente potencial no constituye un registro de contacto completo. O puede que solamente te importe el número de teléfono.

Sea cual sea tu opción determina qué campos son los más importantes para tu modelo de negocio. Y asegúrate de que tus formularios web soliciten esa información.

4.- Eliminar contactos inactivos

Considera la implementación de un filtro para perfeccionar los registros que han estado inactivos durante un período de tiempo determinado. ¿Por qué esos contactos no participan en tus campañas de marketing? ¿Existen? ¿Siguen teniendo la misma dirección de email? O ¿son bots?

Una vez que hayas identificado los clientes potenciales inactivos, el siguiente paso depende de ti. Puedes diseñar una estrategia de email marketing para volver a enganchar a esos usuarios inactivos. Debes decidir a quién enviar esa campaña porque puede que sean usuarios que no estén interesados en tu marca por un motivo concreto. Intentar volver a conectar con ellos puede dañar tu reputación de marca.

5.- Verificar la uniformidad

La uniformidad es clave para una base de datos limpia, pero también es un desafío en toda regla. Por ejemplo, si permites que los leads escriban en campos de tu formulario te arriesgas a que introduzcan mismos conceptos de maneras diferentes. De esta forma tendrás resultados inconsistentes.

Piensa en el término «EE.UU.«. ¿No consideras que puede escribirse de infinitas formas? Utiliza un menú desplegable para hacerlo. Es la mejor forma de evitar este tipo de problemas. Es por eso que tu plataforma debería ser capaz de limpiar automáticamente valores de datos similares.

De esta forma, si quieres enviar un correo electrónico a todos tus clientes potenciales de Estados Unidos, no los dejará fuera debido a esta cuestión. De todas formas, es recomendable segmentar la base de datos. Un indicador tan general como el país no es una de las mejores formas de hacerlo. Un nivel mucho más detallado, como la región, el tamaño de la empresa o cualquier otra característica sería una mejor opción.

6.- Seguir la fuente principal

¿De dónde vienen los nuevos leads? ¿Listas importadas? ¿Clientes generados a través de campañas concretas? Es importante saber de dónde vienen los leads ya que esto te permite enfocarte en la estrategia correcta de cara al futuro.

Alguien que opta dar su email voluntariamente es un caso diferente a alguien que se ha inscrito por una promoción. Y por lo tanto, necesitan ser tratados de manera diferente.

El seguimiento de la fuente principal en tu lead te ayuda a crearte la idea de quién es cada cliente potencial, de dónde ha venido y cuál es su objetivo. Es una parte muy importante para hacer una limpieza de leads y mantener una base de datos ordenada.

7.- Eliminar contactos extraños

Algunos clientes potenciales anónimos escriben «asdf@gmail.com» o «blah@hotmail.com» para evitar compartir sus direcciones de correo electrónico reales. Es innecesario tener este tipo de emails en tu base de datos. Contaminará las demás direcciones y te perjudicará como marca. Una buena limpieza de leads tiene que eliminar estos contactos.

Ejecuta campañas inteligentes para identificar automáticamente registros con direcciones de correo electrónico falsas. Y luego elimina esos leads de forma automática. No harán más que fastidiar tus siguientes campañas de marketing.

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