8 métodos efectivos para limpiar tu base de datos e incrementar el ROI

Los métodos efectivos para limpiar tu base de datos son los aliados de todo equipo de marketing que quiera mantener todos los procesos de email marketing aceitados. Las bases de datos son el pilar fundamental en el que se basa toda estrategia de correos electrónicos. Si se tienen datos de forma desorganizada o erróneos se corre el riesgo de no obtener los beneficios propuestos en un principio. 

De igual forma, el ROI va a jugar un papel central en lo que a las bases de datos se refiere. Y es que con el email marketing se van a obtener datos valiosos como porcentaje de clics, cantidad de visitas, aperturas y conversiones. Todos estos factores son importantes para medir el retorno de la inversión y por eso se dice que van de la mano.

El email marketing es una de las estrategias más efectivas de todas en cuanto a beneficios obtenidos. Es normal que sea utilizada por la mayoría de empresas hoy en día, pero detrás de esto hay un gran trabajo aplicado a ellas. Una de esas tareas es la de los métodos efectivos para limpiar tu base de datos. 

¿Por qué hacer una limpieza de la base de datos?

Tener métodos efectivos para limpiar tu base de datos es algo que muchas empresas realizan para tratar de obtener mejores resultados. Es habitual tener algunos contactos desactualizados, sobre todo si no se le ha prestado atención a esto en el pasado. Direcciones inexistentes, nombres mal registrados, fechas de nacimiento erróneas, números de DNI o de teléfono incorrectos son solo algunos de los datos que se deben actualizar en una base de datos.

No actualizar la base de datos trae algunas consecuencias de gran envergadura, pero entre las más significativas están las siguientes:

• Los proveedores de correos electrónicos tienen filtros y otras formas para evitar que los usuarios reciban emails no deseados. Si los correos son marcados como spam por el 0,1% de los usuarios o si tiene una tasa de apertura menor al 14% se considera un correo no deseado. Esto va contra los intereses de la empresa y su estrategia de email marketing.
• Las leyes sobre todo la europea incluye reglamentaciones sobre el acceso a los email. Y es que estos solo pueden ser enviados a quienes hayan aceptado recibirlos de forma voluntaria. Las sanciones pueden ser muy graves de no ser así. Esto se conoce como la ley RGPD.
• Ser marcado como un correo de spam afecta claramente la reputación de toda la marca a nivel digital. Si los usuarios se dan cuenta de que ciertos correos llegan como spam no tomarán en cuenta a dicha empresa para nada.
• Las bases de datos sucias o desactualizadas también influyen negativamente en las métricas finales. Si los mensajes enviados por una empresa no llegan a sus destinatarios o tiene una tasa de rebote muy alta, es muy complicado calcular la efectividad de dicha estrategia.

Otras causas para tener métodos efectivos para limpiar tu base de datos

La mala segmentación es un problema muy común dentro de las empresas que puede ocasionar problemas más temprano que tarde. Por ejemplo, se pueden tener problemas con el formateo de los datos y hay ciertos datos que por descuido de los mismos clientes o usuarios son llenados más de una vez, por lo que dispersan toda la información sobre una misma persona.

La mala calidad de los datos es otro factor importante a tener en cuenta. Según algunos estudios, solo en el año 2016 se perdieron casi 3 billones de dólares en costos para las empresas. Malos datos o problemas en la base de datos generan costes económicos, pérdida de tiempo de inversión etc.

Razones para la inconsistencia de los datos

Esto puede deberse a varios motivos, pero los siguientes son los más comunes que suceden en la mayoría de las empresas:

• El usuario rellena de mala forma cualquier formulario. Aquí aplican errores de escritura, nombres incompletos, letras faltantes etc.
• Personas del equipo de ventas que incluyen a nuevos usuarios a la base de datos o CRM según los mejores datos que puedan encontrar.
• Desde el sector de marketing se agregan usuarios nuevos con la creación de perfiles ideales.
• Las actualizaciones pueden ocurrir con cada proceso de ventas y es posible que se pierda o se agreguen nuevos datos sobre los que ya están escritos.

Estos problemas se notan más cuando son varios los departamentos que trabajan con la misma base de datos y están en constante uso. Es importante que los datos sean agregados de la misma forma en todos estos departamentos. De lo contrario, se tendrá a personas con mucha información desperdigada.

La importación de datos también trae consigo problemas en los métodos efectivos para limpiar tu base de datos. Los más frecuentes son los registros externos, registros en ferias o eventos, introducción manual de datos, llamadas entrantes de personas. 

Profundiza en la calidad de los datos del cliente

Estos son el conjunto de actividades destinadas a garantizar la calidad y la fiabilidad de los datos relacionados al destinatario, ya sean clientes o potenciales clientes. Lo cierto es que este tipo de actividades se dan por sentadas en muchos casos, pero es muy importante llevarla a las buenas prácticas. La falta de mantenimiento es la principal razón para que una base de datos se corrompa o se dañe.

Los métodos efectivos para limpiar tu base de datos son muy importantes para mantener el buen funcionamiento de la marca en el espacio digital. El ROI va de la mano con las bases de datos y con una bien armada y estructurada las empresas pueden generar mayor cantidad de ganancias. También es importante porque las estrategias de personalización y automatización dependen al 100% de estas bases de datos.

De igual forma, una base de datos bien organizada reduce la tasa de abandonos por parte del cliente y mejora la retención de estos. Es importante para mejorar la capacidad de entrega de productos y servicios.

Los 8 métodos más efectivos para limpiar tu base de datos

Si se quiere mantener una base de datos de calidad, organizada y actualizada se deben seguir ciertos pasos como los siguientes:

1.- Eliminar correos electrónicos no deseados

El éxito de toda estrategia radica en poder tener una base de datos solo con personas que realmente quieran estar allí y estén interesados en la marca. Hay que identificar de dónde provienen los rebotes duros y eliminar esos correos. Generalmente, este tipo de rebotes duros no tiene solución, por lo que es mejor deshacerse de ellos. Los rebotes blandos dependen de un problema puntual del destinatario como una bandeja de entrada sin espacio adicional.

2.- Dar facilidad a los suscriptores para aumentar el ROI

Es muy importante que des una opción para que estos voluntariamente quieran abandonar ser parte de la base de datos. No tiene sentido contar con correos que no quieran formar parte de la empresa.

3.- Buscar usuarios inactivos y darle la opción de darse de baja

Entre los métodos efectivos para limpiar tu base de datos está el de usar plataformas que permitan saber cuándo fue la última vez que una persona abrió un mail de la empresa. Esta es una forma de saber quiénes no están interesados en los emails que se envían. Se recomienda confirmar si quieren o no seguir con la marca. De ser negativa la respuesta es mejor eliminarlos de la base de datos.

4.- Eliminar los contactos de baja calidad

Muchos de los contactos de una empresa habrán sido captados mediante técnicas como landing page, llamadas telefónicas etc. Por eso, algunos de estos ya no estarían interesados en formar parte de la base de datos o no han consentido formar parte de la misma.

5.- Métodos efectivos para limpiar tu base de datos: inconsistencias

Hay varios campos en formularios de landing page que se pueden unificar. Por ejemplo, pedir a la persona que deje los datos según un modelo preestablecido como ejemplo. De esta manera, todos los datos van corresponder de la misma forma. Eliminar los espacios en blanco y caracteres no deseados es importante.

6.- Crear desplegables con respuestas cerradas

Es mucho más fácil para el usuario o cliente que va a dejar sus datos en un formulario, poder encontrarlo de una forma ya establecida para unificar todo en un solo lugar. Por ejemplo, si la persona es Community Manager puede escogerlo directamente de una lista de trabajos o actividades laborales y así tener métodos efectivos para limpiar tu base de datos.

7.- Eliminar contactos duplicados

Es muy probable tener a una persona registrada más de una vez en la base de datos. Pasa mucho cuando se hacen importaciones de otras fuentes de datos. Evitar esto es clave para tener buena reputación como marca.

8.- Aplicar una estrategia de Lead Scoring

Consiste en diseñar y aplicar un algoritmo que evalúe la base de datos y los contactos pertenecientes a ella. Estos determinarán en qué lugar se encuentra un contacto que son:

• Leads no cualificados: Tienen una puntuación muy baja y no sirven como clientes potenciales.
• Leads cualificados para marketing: Tienen una puntuación media y están listos para entrar en los flujos de email marketing.
• Leads cualificados para ventas: Son los contactos de mayor puntuación, los que están listos para convertir.

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