Optimiza el proceso de producción de tus emails

Crear emails parece sencillo, pero el proceso de producción de emails puede ser más complicado de lo que parece. Sabemos desde MDirector que en ocasiones se producen dudas sobre cómo mejorar u optimizar el proceso de producción de emails, por eso te vamos a dar las claves para que crees el emailing definitivo.

¿Cómo es el proceso de producción de tus emails?

A la hora de diseñar emails el proceso de producción se ordena como cualquier otro sistema de producción, comenzando por marcar los objetivos. El emailing, al igual que otros campos de marketing digital, los objetivos deben ser fijados a partir de aquellos datos ya recopilados. Los objetivos serán los que marquen el futuro de la compañía en materia de emailing.

Con los objetivos decididos, el proceso de producción de emails debe continuar por crear el propio contenido. El contenido del email puede ser muy variado, desde el texto a los archivos adjuntos y multimedia. Crear un contenido apto y adecuado a la idea a transmitir es el principal método para garantizar un emailing efectivo. Así mismo, el contenido debe ser creado pensando en el cliente final, y no en general, con vaguedades u obviedades que sirvan para todo tipo de usuarios.

Una vez con el contenido decidido, es momento de elaborar un diseño de email atractivo. De poco servirá que el contenido sea bueno y que los objetivos se hayan fijado estrictamente si no se tiene a mano un diseño atractivo y llamativo. Tu emailing necesitará de un diseño personal e identificable con tu marca y tu objetivo.

Así mismo, el proceso termina por pasar por unos métodos de analítica y validación de los índices de calidad. No se podrá aceptar un emailing donde los datos estén mal, donde el contenido se haya elaborado erróneamente o donde no se hayan apreciado los posibles errores o taras.

Una vez aprobado el contenido, es momento de enviar el email. Pero no te creas que el proceso de producción de emails termina aquí, ya que es momento de comenzar la analítica de los datos generados. Con estos datos, será momento de volver a comenzar.

Optimización del proceso de producción de emails

Para poder optimizar realmente el proceso de producción de emails y mejorar la creación del mailing de tu empresa, te damos las claves principales, paso a paso, que podrás empezar a aplicar para la creación del email perfecto:

1.- Fijación de estrategias y objetivos

El proceso, tal y como hemos venido a señalar en un principio, debe comenzar por fijar y establecer las estrategias y objetivos. Definir los objetivos ayudará a que tu campaña vaya en la dirección correcta.

El objetivo de los objetivos, valga la redundancia, es la de poder medir de forma efectiva los esfuerzos que se aplicarán mediante el emailing. Medir, controlar y cambiar los esfuerzos y las formas de actuar de tu servicio de emailing es la razón de existir de los objetivos. Una estrategia no será nunca totalmente efectiva si los objetivos no se han fijado correctamente.

Los objetivos deben fijarse asignando las responsabilidades pertinentes. Asigna temas y tipos a cada uno de los procesos que pondrás en marcha. Así mismo, debes asignar un jefe, un manager por cada uno de los objetivos marcados para la estrategia.

Pero los objetivos no solo deben tener en cuenta las personas y las temáticas trabajadas, también deben contemplar los plazos. Un objetivo que no advierte de un plazo máximo para poder trabajar es un objetivo erróneo.

2.- Creación de contenido

A la hora de crear el contenido es imprescindible poder seguir las exigencias de los objetivos marcados. El contenido tiene que estar en el mismo sentido de los objetivos, ya que si el contenido contradice dichos objetivos el emailing perderá su sentido.

Crear un borrador del texto y editarlo será la cuestión principal a la hora de crear el contenido. El borrador es imprescindible, ya que, después, servirá para poder señalar aquellos errores que hayan podido surgir y solucionarlos.

El contenido en borrador debe ser editado de tal manera que tenga el aspecto más similar y parecido al resultado final. Esto te ayudará a visualizar mejor cómo quedará finalmente el envío.

Así mismo, cuando encuentres el texto y el contenido en perfectas condiciones, cuando cumpla los objetivos, tendrás que crear el copy final. La versión final de tu contenido que después emplearás en el diseño y confección final del email.

3.- Diseño de email

El proceso de producción de emails no puede quedarse en crear emails con únicamente texto, debe saber aprovechar el potencial del apartado visual. Son muchas las compañías que se han sumado a emplear plantillas y programas de diseño para mejorar su emailing.

La idea principal de este proceso es poder confeccionar y crear un emailing que de cuenta de un diseño personalizado y único. La importancia del diseño es básica. Las cuentas que envían newsletters con un aspecto personalizado tienen un mejor resultado global que aquellos que tienen un diseño estándar y sin personalización alguna.

Para poder personalizar el diseño de email hay dos vías principales: plantillas y programas de diseño.

En el caso de los programas de diseño debe ser el usuario quien cree emails mediante programas de diseño como Photoshop. Esta variante requiere de conocimientos avanzados en materia de diseño.

Por el contrario, aprovechar el potencial de las plantillas es una forma más sencilla, pero igual de efectiva, para poder transmitir mensajes. El emailing puede verse beneficiado de un diseño a partir de plantillas que sea igual de atractivo que el diseño creado por uno mismo. Softwares de email marketing como el de MDirector habilitan una amplísima gama de plantillas.

4.- Desarrollo de email

Una vez dispones del diseño y del contenido, es imprescindible ensamblar ambos aspectos y ofrecer un diseño de producción a la altura. Se trata de ensamblar de la manera más eficaz posible para que todos los contenidos queden en perfecto estado.

Tus usuarios deben recibir el email en perfectas condiciones. Tienes que mejorar en este punto la forma de leer el email. No puede ser que un email requiera de más de 3 minutos para poder ser leído.

Desarrolla un email que sea ágil de leer y que pueda ser abierto en cualquier plataforma. En ocasiones te encontrarás con emails adaptados a escritorio, peor no a móvil. Tu emailing debe estar preparado para ser leído desde cualquier plataforma posible.

5.- Asegura la calidad del producto

Con el email desarrollado y prácticamente a punto de ser enviado, es momento de planificar tus objetivos y valorar la calidad del propio producto.

Es momento de testear el contenido. Tienes que asegurarte de que tu email cumple con todos los requisitos de calidad. La calidad, como habrás fijado en los objetivos, los medirás mediante unos parámetros donde se especificarán los mínimos a cumplir.

En este paso tendrás que realizar cualquier tipo de cambio que sea necesario. Para eso, te ayudará a tener un checklist con el que vayas valorando y testeando tu producto. Menos de la mitad de las empresas realizan el check-in de sus productos de esta forma. Se trata de un sistema efectivo y que puede ayudarte a comprobar de manera rápida si lo creado es apto o no.

Realiza todos los cambios necesarios para que tu email esté asegurado y sea de total calidad.

6.- Envío de email

El sexto paso únicamente lo podrás poner en marcha cuando tengas a mano toda la garantía de que el email se ha elaborado correctamente. Si el mensaje presenta alguna duda, no estará apto para ser enviado.

El envío es el gran momento. Una vez pulses el botón enviar no habrá vuelta atrás. Por este motivo es necesario que tu emailing sea eficaz y cumpla con todas las garantías de calidad.

Tú debes quedar satisfecho y tus clientes deben quedar satisfechos con lo que estás enviando. Por esto, si tienes cualquier duda debes volver al paso anterior, repasar lo que está mal y subsanar los errores. Debes quedar completamente tranquilo de que lo que has enviado es correcto y bueno. Sin espacio para dudas. Tus emails deben ser 100% fiables.

7.- Después del envío… analítica

El email marketing no termina una vez que has dado al botón enviar. La eficacia del email debe ser testeado y analizado.

Es importante poder establecer las prioridades de analítica para medir el número de aperturas, clics, rebotes o emails rechazados. Todos los datos se emplearán para conocer si de verdad funciona o no el email marketing. El proceso de producción de emails es largo y exigente, pero si no se acompaña de una buena analítica final de nada servirá.

Las métricas más importantes que tendrás que tener en cuenta son:

• Ratio de apertura.
• Ratio de bajas.
• Ratio de clics.
• Rebotes.
• Ratio de conversiones.
• Quejas por SPAM.

Con el software de Email Marketing de MDirector podrás comunicarte y fidelizar a tus clientes enviando tus novedades de forma personalizada por emailing gracias a una estrategia integrada de Cross-Channel Marketing.