CRM y Marketing Automation: cómo integrar ambas estrategias

Tener bajo control todas las acciones de marketing puede ser más complejo de lo que piensas. Y en estos casos lo conveniente es buscar herramientas que te ayuden en tu día a día. CRM y marketing automation son dos soluciones con finalidades distintas pero que, al mismo tiempo, si van de la mano son la unión ideal para gestionar todos los aspectos relacionados con las ventas y las estrategias de marketing enfocadas a fidelizar clientes y atraer a perfiles potenciales. Gracias a esta unión, entre otras cosas, podrás mejorar la tasa de conversión de tus acciones de marketing, mejorar la productividad o conseguir leads de calidad.

CRM y marketing automation: cómo funcionan juntos

En el contexto comercial actual, donde la competencia es feroz, todas las empresas tienen ante sí el tremendo reto de conectar con éxito con sus audiencias masivas. Para afrontar esta embajada, contar con un potente aliado como la dupla formada por un buen CRM automatizado y una sólida estrategia de marketing automation es fundamental. Para aprovechar su potencial debes cumplir varios pasos:

1.- Segmenta tu base de datos antes de la integración

Para empezar, el Marketing Automation permite personalizar campañas para audiencias objetivo. Esto significa que tu marca puede llegar a sus clientes potenciales de manera más efectiva, proporcionándoles el contenido adecuado a sus intereses en el momento preciso. Sentir que reciben lo que necesitan reforzará su confianza hacia la empresa.

En este proceso de confección de públicos el CRM es de gran utilidad. Gracias a él deberías ser capaz de trasladar de manera automatizada los datos más importantes de los clientes a la herramienta de Marketing Automation. Así, se ahorra el tedioso trabajo de hacer la segmentación manual y puedes centrarte en realizar estrategias de marketing de mayor efectividad. La herramienta puede utilizar datos sobre la ubicación geográfica de las personas, historial de compras efectuadas en tu comercio online y preferencias de los clientes para generar campañas de email marketing personalizadas.

Trasladar el contenido adaptado al consumidor facilita una comunicación positiva que deriva en mayores conversiones y un refuerzo del engagement. Métricas esenciales, como la tasa de apertura de correos electrónicos, la tasa de clics y la de conversión, pueden experimentar un notable incremento. Esto, a su vez, se traduce en algo que hará las delicias de los equipos de marketing: una mejora en el Retorno de la Inversión (ROI).

2.- Establece un lead scoring

Tener a los usuarios debidamente identificados es importante para tratar de asegurar el éxito. Conocer bien a tu público es esencial para saber qué contenido ofrecer, cómo comunicarlo y cómo hacerlo llegar de la manera adecuada. Y el lead scoring es un recurso de gran valor para ello.

Esta técnica permite un análisis y clasificación de clientes potenciales basado en su nivel de interés y su probabilidad de convertirse en clientes reales de tu comercio. Con él podrás visualizar aquellos que por su afinidad e historial de acciones, presentan mejor potencial para ti. Y para captarlos en tu red, nada mejor que enviarles contenido generado especialmente para ellos.

Es una estrategia de demostrada efectividad para comprobar qué usuarios potenciales están preparados para el equipo de ventas de tu empresa. De esta manera, es más factible que la tasa de conversión y el retorno de inversión se vean incrementadas.

Pero esto no es posible sin una buena herramienta de lead scoring. Y MDirector, precisamente, te ayuda en esta tarea. La plataforma te permite asignar puntuación a cada interacción que realizan tus clientes potenciales, lo que te ayuda a evaluar su nivel de interés. Ya sabes, mientras mayor sea, más relevante será ese prospecto para tu marca. Del mismo modo, la herramienta genera alertas sobre las necesidades de los clientes potenciales, otro factor que ayuda a los equipos de marketing a diseñar acciones de marketing de mayor efectividad.

3.- Determina los triggers importantes

Los también conocidos como disparadores son clave para desarrollar una acción de marketing automatizada, ya sea el envío de un correo electrónico de seguimiento de un envío o una notificación de venta.

Para aprovechar al máximo su potencial, es básico entender qué información y actividades de los clientes continúan registrándose en tu sistema y cómo se actualizan los equipos de ventas y marketing. Automatizar los procesos de actualización es un ahorro de tiempo y trabajo, una vía para poner el foco en escenarios más importantes y una de las claves para que un CRM automatizado y una herramienta de email marketing funcionen de manera óptima.

Por ejemplo, si un cliente ha realizado una compra, un trigger lanza automáticamente un email de agradecimiento. Incluso un código promocional para una posible futura compra. Igualmente, si otro lleva mucho tiempo inactivo, un trigger puede enviarle un recordatorio para que vuelvan a interesarse por tu marca.

Las actualizaciones automatizadas también son una manera de encontrar nuevas oportunidades de posible conversión. En el caso de los carritos abandonados antes de materializar el proceso de compra, un trigger envía una notificación a un responsable comercial para que trate de recuperar esos clientes perdidos con una oferta tentadora.

4.- Elimina duplicidades

La alianza entre CRM y marketing automation te proporcionará beneficios inmediatamente, eso sí, si haces todo correctamente. Y un aspecto que debes mirar con cuidado es que no se realicen tareas por partida doble. Tener todo centralizado y accesible tiene el riesgo de provocar acciones duplicadas. Y no hay experiencia más desagradable para un cliente que recibir lo mismo más de una vez.

Asegúrate de que la integración del software está correctamente realizada. Monitorea regularmente las acciones que se llevan a cabo para actuar de inmediato si surgen las temidas duplicidades. Los clientes pueden recibir varios correos electrónicos o mensajes cortos de texto de tu empresa, algo abrumador que tendrá un impacto negativo en su relación con la marca. En el peor escenario, podrían terminar por darte la espalda.

Del mismo modo, se pueden generar informes de marketing confusos que no muestran la realidad de tu empresa. Con ellos corres el riesgo de tomar decisiones equivocadas que pueden afectar a tu estrategia general.

5.- Planifica el mantenimiento del sistema

Tan importante como definir las acciones a desarrollar y los beneficios a alcanzar es contar con un plan sólido para implementar y mantener estas herramientas actualizadas. De este modo todas tus operaciones de marketing no se verán inmersas en situaciones negativas.

Para ello, cerciórate de que todos los datos que dispones en ambas herramientas sobre clientes están debidamente sincronizados. Solo así podrás elaborar una hoja de ruta efectiva para la actualización. Determina la periodicidad de las actualizaciones y los pasos a seguir en caso de que surjan fallos.

Otro aspecto a considerar es el día a día del mundo del marketing. Hay que estar a la última sobre tendencias en tecnología de marketing digital y aplicarlas en tus procesos. No descuides la formación; un equipo preparado es vital para estar listo e ir un paso adelante sobre tus competidores.

Ventajas de integrar CRM y marketing automation

Unir CRM y marketing automation es una decisión que no tardará mucho en darte buenos frutos. En el siguiente listado encontrarás desgranadas las principales ventajas de las que se beneficiará tu marca gracias a estos dos conceptos:

1.- Mayores tasas de conversión

El CRM y el marketing automation te ayudan a dar con esa persona de gran potencial para convertirse en cliente habitual de tu marca. Y para que se convierta en un fan tuyo definitivamente, gracias a la segmentación y análisis de preferencias de la audiencia,sabrás qué contenido tienes que ofrecerle. La personalización le hace sentir especial, único. Todo esto acaba derivando en una mayor tasa de conversión.

Gracias a la automatización del CRM puedes saber en detalle qué es lo que más agrada a tus consumidores de una manera eficiente. Conociendo lo que mejor funciona para cada grupo de usuarios, es más sencillo diseñar y trasladar en el momento oportuno un contenido relevante para ellos. Y una buena experiencia de usuario se traduce en mayores ventas.

Por otro lado, con el Marketing Automation puedes programar campañas de email marketing y social media, por ejemplo. Teniendo en cuenta su comportamiento, reciben el contenido por la vía y en el momento ideal para que el proceso acabe en conversión.

2.- Mejora el flujo de trabajo

Una de las capacidades interesantes de disponer de automatizaciones en un CRM, y en general, de disponer de una bien orientada estrategia de marketing automatizado, es que ayuda a ver cuáles son las trabas que pueden aparecer en una campaña de marketing de una manera muy rápida. Un flujo de trabajo automatizado permite identificar rápidamente cualquier problema o cuello de botella y solucionarlo de manera efectiva.

Además, te posibilita asignar y realizar un seguimiento de todas las tareas del equipo de marketing de la empresa.  Ver, por ejemplo, si cada persona cumple con los plazos asignados. También puedes monitorizar las acciones que complementa el grupo para que la campaña y las labores diarias avancen sin problemas. Si ves que existe un punto, o persona, que está incomodando el transcurso de tu estrategia, puedes aplicar un cambio inmediato para devolver la estrategia a la senda adecuada.

El aspecto económico también se ve notablemente favorecido. Optimizar tus acciones de marketing mejora la eficiencia de cada una de ellas, reduciendo costes como la inversión en publicidad. Gracias a esto se refuerza tu poder competitivo y estás mejor preparado para los cambios que puedan aparecer en tu mercado.

3.- Incrementa la productividad

Integrar CRM y marketing automation puede suponer el fin de muchas de esas tareas tediosas que, a menudo, provocan demoras en los procesos o pequeños errores por la desidia que generan. Lo bueno de la automatización, es que, la cantidad de esos trabajos se reduce. Y en muchos casos pasan a manos de la tecnología, dejando vía libre para dedicar mayor tiempo y esfuerzo a otros quehaceres más importantes para el devenir de la estrategia. Con una mejor distribución del desempeño y el talento, el aumento del rendimiento general es inevitable.

La implicación de los empleados también se verá beneficiada. Automatizar determinadas tareas puede abrirles las puertas de realizar otras cosas que supongan un reto positivo para ellos. Y si mantienen las funciones habituales, las nuevas herramientas les facilitarán el trabajo. 

4.- Personaliza el ciclo de compra

Cuando creas contenido que está diseñado especialmente para dar solución a las preferencias o problemas puntuales de tus clientes potenciales, se establece una conexión más profunda y duradera con ellos. Personalizar es elemental, ya que, cada consumidor es único. Con este contenido especial pueden presenciar que te preocupas realmente por ellos y que estás dispuesto a realizar un esfuerzo especial para contentarlos. Esto puede llevar a una mayor lealtad del cliente hacia ti y a un mejor ROI.

Además, con esta metodología de trabajo también puedes llevar a otro nivel la eficacia de tus campañas de marketing. Al hacer uso de herramientas de marketing automation para recopilar información sobre los usuarios potenciales, tu equipo de marketing puede diseñar y llevar a cabo campañas de marketing más efectivas y eficientes. Los datos compilados serán la fuente principal para personalizar los mensajes que harás llegar a esos clientes inmersos en un proceso de compra, o a punto de penetrar en él. 

5.- Consigues leads de calidad

De la mano del marketing automation es más sencillo identificar los clientes potenciales que tienen más probabilidades de convertirse en clientes y, por lo tanto, han de recibir una mayor atención en tus nuevas estrategias de marketing. Con el sistema de puntuación elaborado en base a tus propios criterios podrás determinar cuáles son los que mejor rendimiento te pueden proporcionar.

Genera contenidos exclusivos para ellos, que satisfagan sus necesidades, para atraerlos a tu marca. También puedes lanzar promociones especiales para que vengan a ti y conseguir la ansiada conversión.

Integrar CRM y marketing automation es un paso esencial para mejorar la eficacia de tu marketing digital actual. La personalización del contenido será la llave para aumentar las ventas y, además, reforzar el vínculo con tus clientes, puesto que a partir de ahora los conocerás mucho mejor. Y, sobre todo, implementar estas estrategias te ayudará a mejorar el ROI de tus futuras campañas.

Como extender las capacidades del CRM y Marketing Automation

Disponer de una estrategia que permita llevar a cabo una completa automatización del CRM ofrece una base sólida para optimizar la parte de marketing automation. Sin embargo, se puede llevar esta integración al siguiente nivel conectando estas herramientas con una plataforma especializada de automatización como Zapier. Esta plataforma permite integrar un sinfín de aplicaciones y servicios que utilizas en tu día a día, ampliando exponencialmente las capacidades de tu ecosistema de herramientas.

MDirector dispone de integración con Zapier, de tal manera que puedes integrar tus herramientas favoritas, ampliando el potencial de tu estrategia de Marketing automation.

Estos son algunos de los beneficios más notables de incorporar una herramienta como Zapier a tus flujos de trabajo:

1. Conectar múltiples herramientas sin necesidad de código.
2. Automatizar procesos más complejos.
3. Personalizar la experiencia del cliente.
4. Escalabilidad y flexibilidad.
5. Reducir la dependencia de soluciones personalizadas.

Pongamos un ejemplo para ilustrar esta capacidad extendida de nuestra estrategia de Marketing Automation, dar de baja de una lista en nuestro CRM automáticamente a los contactos que se desuscriben de nuestras campañas de email marketing.

Con esta integración hecha en Zapier, cada vez que lances una campaña de email marketing con MDirector, los contactos que pinchen en el botón de ‘dar de baja la suscripción’, serán eliminados automáticamente de la lista dentro del CRM que usemos, lo que evita tener que actualizar estos datos manualmente.

Por lo tanto, podemos concluir que la integración de CRM y marketing automation mejora la eficiencia, permite una segmentación precisa, personaliza campañas y optimiza flujos de trabajo. Esto se traduce en leads de mayor calidad, mayores tasas de conversión y un mejor retorno de inversión (ROI), facilitando la automatización y extendiendo las capacidades del CRM a largo plazo.

David González Ramos

Experto en automatización de procesos y tareas.
Desarrollo soluciones integrales de automatización y Business Intelligence para empresas.