Cómo escribir un email de presentación para tu empresa

El email de presentación de empresa se ha convertido en una herramienta de gran valor para cautivar a potenciales clientes y abrir puertas hacia nuevas oportunidades comerciales. Y para redactar propuestas empresariales, es importante cumplir con determinados factores que encontrarás durante el presente artículo.

Continúa leyendo para saber más sobre cómo transformar un email de presentación empresarial en una vía para crear nuevas oportunidades de conversión.

Cómo redactar un email de presentación para tu empresa

Es el momento de analizar las técnicas básicas para presentar tu empresa por email. Si sigues los pasos del siguiente listado, no tendrás problemas en tu futuro proyecto, únicamente debes adaptarlo a tu sector:

1.- Estructura tu plantilla de presentación

Con esta acción sabrás lo que debes incluir y su orden. Otra opción es buscar plantillas predeterminadas de diseños de emails y adaptarlas al estilo de tu compañía, puedes adaptar hasta los colores característicos de tu firma.

Los correos de esta índole se caracterizan por los siguientes aspectos:

• Línea de asunto cautivadora. Las palabras mágicas que invitan a abrir y explorar el contenido del email.
• Personalización del contenido. Mensajes adaptados a la audiencia para establecer conexiones genuinas.
• Estructura clara y directa. Importantes para ayudar en la lectura y retención del mensaje.
• Propuesta de valor. Comunicar de manera efectiva cómo la empresa puede resolver problemas y satisfacer necesidades.
• Elementos visuales efectivos. Infografías, imágenes y diseños para potenciar el mensaje.
• Llamada a la acción efectiva. La llave para guiar al suscriptor/receptor al siguiente paso de manera convincente.

Es muy importante que tengas una idea clara desde el inicio, evita las improvisaciones. Este correo requiere de una estructura sólida y que puedas evaluar con tiempo por si es necesario hacer modificaciones. 

Con el editor Drag & Drop de MDirector puedes crear diseños profesionales sin tener ningún conocimiento de HTML o de programación. Además, la herramienta pone a tu alcance una amplia galería de plantillas temáticas para email marketing.

2.- Escribe una línea de asunto atractiva

Es tan importante o más que el mensaje que se va a enviar. La línea del asunto es la que incita al receptor a abrir el email o, simplemente, pasar de él.

Por eso, es importante que sea lo suficientemente atractiva para que el usuario decida hacer clic. En este caso se recomienda que este título sea capaz de dar una visión previa de lo que encontrarán dentro.

Además, se recomienda que no exceda los caracteres de los diferentes proveedores de email, por ejemplo: Gmail permite 70, Hotmail 60 y Yahoo Mail muestra solo 46.

Ten en cuenta que en los dispositivos móviles la visualización en la pantalla es más reducida. La idea es que no se corte el asunto, y si esto sucede, que lo que se muestre sea capaz de despertar el interés del lector.

En MDirector es posible llevar a cabo Test A/B para determinar el rendimiento de las líneas de asunto y seleccionar la que mejor rendimiento proporciona.

3.- Empieza con un saludo personalizado

En este caso, como tu objetivo es presentar tu compañía, puedes dirigirte al destinatario usando su nombre. Esto le dará la sensación de cercanía y lo hará sentir especial.

No pases de largo este saludo inicial, porque el usuario puede interpretarlo como un signo de poca educación. No hay que dar la impresión de ser un maleducado, y mucho menos en tu presentación.

Los filtros de segmentación que puedes desarrollar en MDirector te ayudarán a saber perfectamente a quién te vas a dirigir con tus correos.

4.- Redacta un mensaje claro y conciso

Ten presente que el destinatario apenas te va a conocer, así que sé directo. En este sentido, lo que debes hacer es presentar tu empresa, mencionar su nombre y sus valores. Puedes indicar brevemente la misión y visión que persigues.

Éste es el momento ideal para promocionar los sitios donde pueden encontrarte, ya sea un blog o en las redes sociales. Es la mejor forma para que las personas se animen a conocer más de ti. Asegúrate de tener contenido en esos lugares a donde los invitas.

No redactes más de lo necesario. Ten en mente que los consumidores actuales no están dispuestos a perder tiempo en algo que no les genere beneficios.  Aquí tienes unos ejemplos de cómo escribir un email de bienvenida para aumentar conversiones.

5.- Explica el motivo y aporta valor

Nada de misterios. Tienes que mostrarles el tipo de contenido que recibirán de forma periódica.

Indica si va a ser informativo, educativo, promocional o si va a ser de todo un poco. Lo importante es que seas honesto para que los usuarios no se lleven sorpresas.

Las personas que te suministraron sus datos es porque probablemente estén interesadas en lo que ofreces. De este modo, muestrales todas esas ventajas que tienes para ellos para así poder captarlos.

6.- Coloca una llamada a la acción

El denominado CTA es una pieza fundamental en la mayoría de las estrategias de email.

No se trata de presentarte y ya. Así, probablemente el usuario te ignore y se dé de baja de la suscripción. Tienes que sacarle el máximo provecho a la motivación que tienen en ese instante los nuevos suscriptores.

Lo ideal es que en este primer momento consigas que los destinatarios realicen una acción concreta. Puede ser algo simple como comenzar a seguirte en tus redes sociales, entrar en tu sitio web o conocer tu catálogo.

7.- Termina con un mensaje de agradecimiento

Cuando llegues al final del correo, emplea un lenguaje realmente agradecido, evitando ser excesivamente formal o genérico. Además, recupera brevemente los beneficios y ventajas que has mencionado anteriormente.

Si lo ves apropiado, sugiere los próximos pasos o acciones que te gustaría que el destinatario tome. Y que no se te olvide incluir tu información de contacto.

Por último, despídete de manera profesional, con tu nombre completo y posición en la empresa.

8.- Mantén activa la comunicación

Existen no pocas maneras de conservar el interés y una relación fluida con los suscriptores y comunidad de clientes. Por ejemplo, invitarles a un evento. Puede ser un seminario web informativo, una conferencia virtual, un taller en directo o, incluso, un evento de networking.

Por otro lado, proporcionarles de manera habitual contenido de valor. Aquí puedes incluir enlaces a artículos de tu blog corporativo, guías descargables, vídeos tutoriales o infografías de calidad.

También puedes solicitar su opinión. Esto no solo muestra que valoras su visión, sino que brinda una oportunidad para fomentar la interacción. Puedes incluir encuestas rápidas o preguntas abiertas sobre productos o servicios.

Las ventajas de enviar un email de presentación comercial

Ahora sabrás cuales son algunos de los beneficios que puedes conseguir al presentar tu empresa por email. Esto te ayudará a tener una visión más precisa de los aspectos positivos que te ofrece esta estrategia, así que presta atención:

A.- Formar futuras relaciones

Con este correo electrónico de presentación podrás construir vínculos y próximas colaboraciones con personas que tienen cierta influencia en tu nicho de mercado.

Además de las relaciones con personajes influenciadores en tu sector, te da la oportunidad de ir fomentando los lazos con el usuario. Lo ideal es que des a conocer no sólo los valores, misión y visión de la empresa, sino también lo que ofreces.

B.- No es intrusivo

Si hay algo que destacar de las presentaciones por email marketing es que no resultan molestas para el destinatario. Esto se debe a que el usuario decide si responder o no y en qué momento hacerlo. Todo lo contrario de una llamada telefónica comercial que puede resultar incómoda y comprometedora.

Al enviar un correo electrónico, la persona lo ve cuando ingresa a su cuenta. Esto implica que se puede generar mayor receptividad respecto al mensaje.

C.- Promoción para tu proyecto sin coste

Cuando introduces tu compañía a través del correo electrónico, también estás promocionando tu proyecto. Y sin ningún tipo de coste.

Quizás la única inversión sea la de una herramienta de email marketing para captar clientes, pero puedes encontrar opciones accesibles. No es obligatorio el uso de una plataforma especializada para comenzar. Y como ya sabes, el registro y envío de emails es totalmente gratuito si lo haces de forma natural.

Lo mejor es que, si a las personas que les enviaste el mensaje les gusta tu propuesta, no dudarán en compartirlo en sus blogs y hasta redes sociales.

Adicionalmente, si entre tu lista de contactos cuentas con el de un influencer, es un plus para tu promoción. Así, aumentarás las probabilidades de que éste la comparta con su comunidad y esto sería una buena forma de obtener suscriptores.

Para un proyecto de esta índole es importante contar con una software de email marketing profesional. MDirector destaca por ser una opción completa y de interesante precio. El plan MD FREE, por ejemplo, te habilita 5.000 envíos mensuales, crear Landing pages de hasta 1.000 visitas y acceso a su intuitivo editor Drag and Drop.

D.- Estrategia poco utilizada por los sectores

Ésta acción no es tan utilizada por los sectores empresariales. Esto te da un factor diferenciador dentro de tu nicho de mercado. Muchos percibirán que te has tomado el tiempo de estructurar un plan con la intención de presentarte a tus posibles clientes.

Si le preguntas a tus conocidos cuántas veces han recibido un correo de presentación de una empresa, la respuesta será nunca o, si acaso, alguno dirá que una sola vez. Así que aprovecha esta gran ventaja sobre las otras compañías y aplícala en la tuya.

E.- Acción con posibilidad de automatización

Puedes configurar secuencias automáticas de correo electrónico para nutrir a los clientes potenciales con información relevante durante el ciclo de venta.

Además de ser de gran ayuda para el cliente potencial, enviar correos electrónicos en grandes cantidades a través de herramientas de automatización permite ahorrar tiempo en comparación con técnicas que hay que realizar de manera manual.

F.- Monitorización de envío y análisis de datos

Plataformas de email marketing como MDirector, con su completo panel de estadísticas, te permite hacer seguimiento a los correos electrónicos enviados para continuar la conversación y responder a cualquier pregunta o inquietud que los destinatarios puedan tener. Así puedes actuar de inmediato y retener al cliente potencial.

De la misma manera, la compilación de datos y análisis del correo de presentación, y de sucesivos envíos, puede proporcionar información de alto valor sobre el comportamiento y las preferencias de los destinatarios, una gran ayuda para construir estrategias futuras.

Ejemplos de email de presentación de empresa

A continuación encontrarás desgranados X ejemplos de correos de presentación comercial para diferentes situaciones con una explicación detallada de la estructura y los puntos fuertes de cada uno

1.- Presentación de la marca a nuevos clientes

Asunto: Somos [Nombre de la empresa] y [Propuesta de valor personalizada que le haces] [Imagen llamativa de los productos o servicios de tu empresa]

Estimado [Nombre del cliente potencial],

Es un placer saludarte y presentarte [Nombre de tu empresa], una compañía dedicada a [Actividad a la que te dedicas].

En [Nombre de la empresa], creemos en [Misión y Visión de la marca]. Nuestro equipo de expertos se enorgullece de trabajar con nuestros clientes para brindarles resultados en áreas como [Servicios que ofrece la marca].

Algunos de los beneficios de trabajar con [Nombre de la empresa] incluyen:

Si estás interesado en conocer más sobre nuestro catálogo y cómo podemos ayudarte, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

Saludos cordiales,
[Nombre] [Cargo] [Nombre de la empresa] [Información de contacto]

Los puntos fuertes de esta plantilla son los siguientes:

• Asunto atractivo. Resalta la propuesta de valor y el enfoque personalizado.
• Imagen llamativa. Captura la atención del receptor.
  Personalización. Mostrar el nombre del cliente para generar una conexión personal.
• Propuesta de valor. Se subrayan los beneficios principales para el cliente.
• Ventajas competitivas. Se enumeran los puntos fuertes de la empresa.
• Llamada a la acción. Invita al receptor a ponerse en contacto con la marca.

2.- Presentación de la empresa a nuevos socios

Asunto: Nuevas oportunidades de colaboración entre [Nombre de tu empresa] y [Nombre de la empresa del socio]

Cuerpo: Estimado [Nombre del socio],

Confiamos en que este mensaje te encuentre bien. Nos gustaría aprovechar esta oportunidad para presentar [Nombre de la empresa], una organización comprometida con [Descripción de la empresa] y con un enfoque en [Área de especialización]. Hemos seguido con interés el trabajo de [Nombre de la empresa del socio] y creemos que una colaboración estratégica entre nuestras compañías podría generar resultados excepcionales.

Lo que proponemos:

Sería un placer explorar cómo nuestras fortalezas combinadas podrían generar un impacto significativo en el mercado y en nuestros clientes. ¿Estarías interesado en una conversación para discutir más a fondo estas oportunidades? Si es así, no dudes en responder a este correo o comunicarte directamente a través de [Número de teléfono] o [Correo electrónico de contacto].

Agradecemos tu consideración y esperamos con entusiasmo la posibilidad de construir un camino hacia el éxito junto a [Nombre de la empresa del socio].

Atentamente,
[Nombre] [Cargo] [Nombre de la empresa] [Información de contacto]

En este caso particular, los puntos fuertes de esta plantilla son:

• Asunto que resalta la oportunidad de establecer una colaboración.
• Poner el foco sobre las sinergias y beneficios mutuos.
• Énfasis en éxitos y uniones en el pasado.
• Propuesta clara para dar un paso hacia adelante en la conversación.
• Incluir información de contacto para una respuesta rápida.

3.- Correo posterior a eventos recientes

Asunto: ¡Gracias por visitarnos en [Nombre del evento]!

Estimado/a [Nombre del receptor],

Esperamos que te encuentres muy bien. Queríamos agradecerte sinceramente tu visita a nuestro stand en la reciente feria comercial [Nombre de la feria]. Fue un placer conocerte y conversar sobre [mencionar algún punto de interés específico que se discutió].

Nos gustaría aprovechar esta oportunidad para proporcionarte más información sobre nuestros productos/servicios y cómo podrían beneficiar a tu empresa. Adjunto a este correo, encontrarás un folleto detallado que destaca nuestras soluciones y cómo pueden ayudarte a optimizar [Mencionar un beneficio clave].

Si tienes alguna pregunta adicional, o deseas programar una reunión para explorar cómo podemos trabajar juntos, no dudes en responder a este correo o llamarnos al [Número de contacto].

Esperamos con ansias la posibilidad de colaborar y contribuir al éxito continuo de [Nombre de la empresa del cliente potencial].

¡Gracias de nuevo por tu interés en [Nombre de tu empresa]!

Atentamente,
[Nombre] [Cargo] [Empresa] [Información de contacto]

Los aspectos fuertes de esta plantilla son los presentes:

• Agradecimiento personalizado. Inicio del correo agradeciendo al destinatario por su visita al evento, lo que demuestra interés real.
• Puntos de interés destacados. Mención de temas de conversación previos para recordar la interacción y crear un vínculo más sólido.
• Información detallada adjunta. Material promocional para proporcionar información adicional de manera fácil y conveniente.
• Invitación a pasar a la acción. Se ofrece la posibilidad de fijar una reunión o hacer preguntas, demostrando así interés en seguir interactuando.

En resumen, para redactar un efectivo email de presentación de empresa es preciso desarrollar una combinación de elementos clave capaces de capturar la esencia de tu marca y generar una conexión genuina con tus destinatarios.

Un mensaje claro, la personalización para ayudar al receptor con sus necesidades específicas y colocar una llamada a la acción atractiva son pilares fundamentales para lograr el éxito.

MDirector emerge como tu aliado para este proceso. Gracias a su catálogo de herramientas intuitivas, desde la segmentación precisa hasta el amplio abanico de plantillas personalizables, MDirector te ayuda a que tu mensaje destaque en la bandeja de entrada. Potencia tus relaciones comerciales con la plataforma que potencia tus campañas de email marketing.