Cómo promocionar tu webinar para conseguir registros con una estrategia de email marketing

El uso del Email Marketing para promocionar un webinar puede conseguir que la visibilidad y los registros aumenten gracias al potencial de este canal de comunicación. Si se quiere aumentar la audiencia y la notoriedad de las citas organizadas por tu marca, es una herramienta a emplear sin ningún tipo de dudas.

Con el Email Marketing se puede lograr que las personas se interesen por las acciones que lleva a cabo la marca. De igual forma, es una manera de mantener informados e interesados a todos los clientes a través de contenidos de mucho valor.

Hay que recordar que los webinars son eventos muy importantes para la obtención de leads para una marca. También permiten la relación de los clientes ya existentes con los clientes potenciales. La pandemia ha influido notablemente en el comportamiento de la sociedad, que cada vez muestra más predilección por los eventos que se desarrollan de manera digital.

Por esta razón, las empresas han dedicado todos sus esfuerzos en promover este tipo de eventos por medio de las redes sociales, los blogs, SMS Marketing y también por el Email Marketing. Esta estrategia basada en el envío de correos electrónicos funciona muy bien debido a que puede ser usada para enviar notificaciones con antelación al evento.

Ventajas de promocionar un webinar por medio del Email Marketing

Muchos especialistas en marketing de la actualidad indican que el uso del Email Marketing es una herramienta de vital importancia para promocionar eventos. Con esta estrategia se pueden enviar mensajes personalizados y programarlos para que lleguen en el momento preciso, por ejemplo, a modo de recordatorio un día antes de la cita.

Adicionalmente, con el uso del Email Marketing se puede ofrecer un contenido de valor extra, como códigos promocionales, descuentos, ofertas exclusivas, etc. Por eso, el uso del boletín por correo electrónico es una de las mejores formas de mantener una relación sólida y duradera con tu comunidad.

Entre las ventajas más importantes de utilizar esta técnica para promocionar un webinar están las siguientes:

• Ofrece la personalización del mensaje, lo que ayuda a que sea mejor recibido por las personas interesadas en el mismo.
• Permite hacer una segmentación para enviar los contenidos solo a las personas que se consideran clientes potenciales.
• Envía mensajes duraderos y, a la vez relevantes, a los clientes que pueden ser revisados en cualquier momento.
• Gracias a las pruebas A/B se puede determinar qué formato es el idóneo para el envío del boletín.
• Se pueden conocer las estadísticas detalladas del funcionamiento de una campaña de Email Marketing para cambiar o mejorar la estrategia propuesta en función de los resultados.

Consejos para promocionar un webinar por medio del Email Marketing

En el último tiempo se ha convertido en algo habitual ver invitaciones a participar en webinars en los múltiples canales digitales existentes. Además, el Email Marketing, es una forma mucho más formal de enviar una invitación a un evento debido a sus amplias opciones de personalización.

Los siguientes son los consejos más importantes para lograr que la promoción de un webinar por Email Marketing se realice de forma correcta. Hay que tener en cuenta que el objetivo es poder generar leads y suscriptores nuevos:

1.- Mostrar la información básica al comienzo

A veces, ir directamente al grano da mejores resultados, y en el caso de los Email Marketing para promocionar un webinar, es así. Se trata de contar lo más importante o relevante al comienzo del mismo, como la hora y la fecha del evento. De igual forma, es de mucho valor decir si será un evento en vivo o uno previamente grabado.

2.- Hablar siempre de forma clara

Es indispensable hablar siempre de una forma certera y sencilla para llegar de la mejor manera a los posibles clientes. Otro modo de ganar confianza en el público es mostrar datos de relevancia, por ejemplo, los precios del webinar. De esta forma, la persona conoce de antemano esta cifra tan importante. No obstante, la mayoría de los webinar son gratuitos para poder llegar al máximo número de asistentes posible.

3.- Organizar los tiempos y la frecuencia de promoción

El manejo de los tiempos es clave a la hora de promocionar un webinar por Email Marketing. Se puede mandar información días antes de un evento para informar a la persona de que se va a realizar dicho evento. De hecho, comenzar a aplicar una estrategia de este tipo días antes funciona muy bien para generar expectativa.

Otro punto es estudiar la periodicidad de los envíos de los Emails para buscar un equilibrio y evitar que los clientes se sientan invadidos por la marca. Una recomendación es hacer un envío de correos electrónicos días antes de la llegada de la fecha y el mismo día enviar otro email al menos 30 minutos antes de iniciarse el mismo.

4.- Darle importancia a los ponentes

Se trata de una forma de darle un lugar importante a cada persona que va a participar en dicho webinar. Esto es de gran interés para los clientes y puede ser el factor clave para decidir si asisten o no. Se puede colocar una fotografía en el cuerpo del mensaje junto a una breve biografía.

Al agregarle un CTA llamativo aumentan las posibilidades de conseguir suscripciones y registros. Hay que considerar este tipo de envíos como una suerte de landing page donde las personas van a poder dejar sus datos a cambio de una información de valor para ellos.

5.- Usar elementos que incentiven las suscripciones

La mejor forma de incentivar a los clientes a suscribirse a un webinar es presentar los contenidos de esta cita como algo de gran valor para ellos. Por ejemplo, se puede dar a conocer el tema que se va a tratar en el evento y cuáles serán los ponentes que participarán. Esto fomentará la interacción de los interesados con el email.

Por otro lado, existen otros factores que pueden incentivar las suscripciones:

• Mostrar la experiencia profesional y logros de los ponentes.
• Hablar detalladamente sobre los temas que se van a tocar en el webinar.
• Ofrecer un valor extra o un plus para los asistentes.
• Hacer visible la hora y el lugar donde se realizará dicho evento.

6.- Participar de forma indirecta del evento

Esta es una de las formas más novedosas de promocionar un webinar por medio del Email Marketing. Ya ha sido implementado en otros sectores como obras de teatro, charlas TED, etc. Ofrece una buena oportunidad a los clientes de ser parte del evento de una forma original.

Por ejemplo, se pueden dejar preguntas a los ponentes por cada suscripción que se haga al webinar. De esta manera, los ponentes tendrán a la mano una importante carta con la cuál comenzar su exposición, a la vez de darle la oportunidad a las personas de contribuir en el desarrollo del webinar.

7.- Ser corto en el mensaje

Una clave para generar interés en las personas es tener un mensaje corto y sencillo que sea fácil de consumir por los interesados. Muchas veces las personas no tienen tiempo de leer o ver un mensaje muy largo y se limitan a solo a ver las primeras líneas. Por eso, un mensaje corto y un título potente es la mejor opción.

8.- Poseer una estructura bien definida para el correo a enviar

Se trata de mantener una coherencia bien definida en todo el proceso y que todos los mensajes que se compartan tengan el mismo diseño, colores, texto, fuentes, etc. También se trata de darle forma al contenido que las personas van a poder ver en el Email y ofrecerlo de una manera fácil y muy didáctica.

Por ejemplo, al comienzo del email colocar la hora la fecha y el lugar del mismo. En otro apartado colocar el nombre de los ponentes y los temas a tratar. Al final, colocar los patrocinadores del webinar.

9.- Tener dos botones de CTA

Contar con dos botones de CTA aumentan las probabilidades de que las personas puedan dar clic y registrarse. Lo ideal es tener uno al comienzo justo después de algún apartado importante y otro al final del todo. El punto central en este caso es hacer estos botones llamativos en cuanto al aspecto visual como color, forma, textura y texto.

  10.- Hacer un envío post evento

Las estrategias de Email Marketing para promocionar un webinar pueden extenderse mucho más allá de la fecha del evento. Se pueden enviar mensajes personalizados agradeciendo la participación de las personas, así como la confianza puesta en los organizadores del mismo.

Esto proyecta una buena imagen de marca y un buen posicionamiento en la mente de los clientes. Se puede enviar un resumen del evento o una grabación en formato vídeo para que los participantes puedan recordar el mismo. De igual forma, el Email Marketing puede ser muy efectivo si se combina con campañas realizadas en otros canales de comunicación.

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