Transformación digital en Pymes: pasos que deben dar

La transformación digital en Pymes hoy en día no es una opción. Se trata de una era de importantes cambios y un avance tecnológico espectacular. Inmersos en la Cuarta Revolución industrial, no hay más remedio que realizar una transformación profunda de la empresa a todos los niveles, incorporando y explotando la tecnología digitales.

Sin embargo, muchas empresas aún no han emprendido su proceso de digitalización y, si lo han hecho, no lo han culminado con éxito. En parte, esto se debe a cierta falta de comprensión sobre lo que es realmente la transformación digital.

Según los datos del Ministerio de Economía y Empresa, en España el 99% del tejido empresarial lo componen pequeñas y medianas empresas, pero estas se resisten más a aplicar la transformación digital que las grandes corporaciones. De hecho, un estudio de Sage reveló que el 81% de las mismas no disponían de un plan de digitalización.

Y es que, otro estudio de Dell Technology pone de manifiesto que el 70% ya están invirtiendo en digitalización. Sin embargo, solo el 2% entienden la transformación digital en Pymes como una prioridad.

A qué se denomina transformación digital

La transformación digital en Pymes permite a este tipo de empresas competir mejor en un mercado cada vez más globalizado. En un contexto empresarial donde la digitalización y la transparencia ganan terreno día tras día, no quedarse atrás pasa por llevar a cabo una remodelación profunda de las empresas. No solo de las herramientas, sino también en los procesos productivos y hasta de la cultura empresarial.

Aun así, muchos creen que la digitalización simplemente se trata de invertir una gran cantidad de dinero en equipos informáticos y abrir nuevos canales digitales. Pero la digitalización va mucho más allá. Hay que aplicarla con un enfoque global a toda la organización y digitalizar también los procesos.

Qué es la transformación digital

Definir qué es la transformación digital no es algo sencillo. Sin embargo, en una aproximación la transformación digital se puede definir como la aplicación de capacidad digitales a los procesos, productos y activos de una empresa para mejorar la eficiencia, el valor para el cliente, gestionar mejor el riesgo y descubrir nuevas oportunidades de negocio.

Cuáles son sus principales objetivos

En ocasiones, se puede llegar a considerar que la transformación digital en Pymes es un objetivo por sí mismo. Sin embargo, la digitalización no es más que la herramienta a través de la cual se puede llegar a los objetivos establecidos.

La principal aspiración de la transformación digital en Pymes es agilizar y simplificar procesos. Algo en lo que el cloud computing está muy involucrado ya que esta agilización se ve influida por la posibilidad de acceder a la información y a las herramientas desde cualquier lugar y en cualquier momento. Por tanto, los objetivos pueden ser de variada naturaleza:

• Integrar todos los procesos del negocio. Integrar todos los canales de comunicación (email, calendario, agenda..) con todos los procesos de la pyme (ventas, producción, administración, marketing…) a través de otras herramientas como el Business Intellingence, la IA o el IoT permite agilizar el trabajo y reduce los errores.
• Mejorar el análisis de datos. De la misma manera, la tecnología permite manejar un mayor número de datos y aprovecharlos mejor en la toma de decisiones.
• Conectar y mejorar las relaciones entre el equipo humano. La transformación digital en Pymes debe estar al servicio de las personas. Por ello, uno de los objetivos es crear equipos cohesionados donde la comunicación fluya sin barreras físicas. Además, permite dotar a los empleados de espacios de trabajo colaborativos con una mayor flexibilidad laboral.
• Fomentar el desarrollo del talento. Gracias a la digitalización, los trabajadores pueden centrarse en otro tipo de funciones con un mayor valor. Esto a su vez permite un mayor crecimiento profesional y el desarrollo de nuevas habilidades.

Beneficios de la transformación digital en pymes

No resulta difícil intuir, por tanto, cuáles son los principales beneficios de la transformación digital en Pymes. Al tratarse de empresas de mediano o pequeño tamaño, son las que mayores ventajas pueden obtener de la digitalización de sus modelos de negocio.

A.- Mayor productividad de las empresas: reducción de tiempos y costes

Gracias a la transformación digital en Pymes el rendimiento laboral puede aumentar considerablemente. ¿De qué manera? automatizando una gran cantidad de rutinas diarias cuyo tiempo se puede emplear para el desarrollo de otras acciones que aportan un mayor valor productivo.

Asimismo, rentabilizar el tiempo invertido en cada función también permite ahorra costes, algo que es especialmente importante para las Pymes. De esta manera, se pueden invertir mayores recursos económicos en otro tipo de inversiones estratégicas.

B.- Facilita la comunicación en la empresa

El Business Intelligence, la inteligencia artificial, el cloud computing o el Internet de las cosas son tecnologías altamente eficaces para mejorar la comunicación de la empresa e integrar globalmente todas las partes que la componen.

Así, cada uno de los agentes que intervienen en el desarrollo empresarial pueden respetar las mismas directrices y desarrollar una mayor cohesión. Lo que, a su vez, permite a la empresa desarrollar mejores estrategias de comunicación externa.

C.- Permite implantar el teletrabajo

La crisis sanitaria por COVID-19 ha puesto de manifiesto que el teletrabajo es una opción más que viable para el desarrollo económico. Ya existe la tecnología suficiente como para poder llevarlo a cabo en muchas más empresas de las que lo utilizan.

A pesar de que una gran parte de ellas ya ha comenzado su transformación digital, muchas aún no han consolidado su digitalización. Por ende, no están preparadas para asumir el teletrabajo. Sin embargo, esta forma de producción permite mejorar la conciliación, la movilidad, ahorra costes, evita el absentismo y reduce, incluso, el impacto ambiental.

D.- Mejora la experiencia de los clientes

Al permitir nuevos canales de comunicación, la transformación digital en Pymes también mejora la experiencia de los clientes. Los usuarios pueden acceder de forma remota a los servicios y, al mismo tiempo se les facilita una comunicación bidireccional con las empresas.

Cómo adaptar la empresa al entorno digital

Está claro que la digitalización es una obligación hoy en día para adaptarse a esta nueva realidad. Sin embargo, no resulta sencillo llevarla a cabo a pesar de todas sus ventajas.

No hay que olvidar que la digitalización necesita que se transforme y se rediseñe todo el modelo de negocio. Deben adaptarse todos los procesos, el diseño de productos, los servicios, los clientes… En conclusión, debe cambiar toda la estructura y la cultura en sí de las empresas.

Para ello, es de vital importancia contar con un elaborado plan de transformación digital. Este garantizará la coherencia y la total implantación de un nuevo modelo de negocio digital. Pero, ¿cómo abordar esta transformación en un plan de digitalización? hay que tener en cuenta 4 dimensiones esenciales.

1.- Incluirlo en la estrategia global

No se trata de implementar unas pocas herramientas digitales aquí y allá y obtener una pequeña mejora. Para que la transformación digital sea efectiva hay que incluir un plan de digitalización dentro de la estrategia global de la empresa.

La transformación digital debe ser entendida como una inversión a largo plazo. Sus resultados generales normalmente no son inmediatos. Pero para asegurarse su correcta implantación es necesario que haya un equipo que lidere el proceso. Este será el encargado de motivar también al resto de la empresa, que debe involucrarse en la transformación para que sea efectiva.

2.- Definir los pasos y unos indicadores

Algo fundamental para realizar la transformación digital con éxito es establecer prioridades y marcar unos indicadores que permitan comprobar la correcta implantación de los nuevos procesos.

No existe un plazo concreto para materializar la digitalización. Esta deber irse dando a medida que se requiera el cumplimiento de unos determinados objetivos. Objetivos que atienden a la nueva realidad del mercado y a las necesidades y oportunidades concretas que permitan una buena competitividad.

Una vez superadas cada una de las fases, es vital realizar una revisión constante del proceso, de sus resultados y rediseñar lo que se haya quedado obsoleto. De esta manera, las empresas pueden reaccionar con mayor rapidez cuando intuyen algún tipo de problema

3.- Facilitar la formación de los empleados

No puede haber transformación digital si los empleados no están involucrados al 100% en la misma. Para ello, resulta evidente que los trabajadores deben contar con las habilidades digitales necesarias para desarrollarse dentro del nuevo funcionamiento empresarial.

Por este motivo, ofrecerles la formación interna que los capacite para sus nuevos roles es de máxima prioridad. De la misma manera, también se deberá buscar un nuevo perfil profesional. Este debe ser capaz de manejarse con las tecnologías como el cloud computing, la ingeniería de datos, el Big Data, la ciberseguridad etc.

4.- Implantar herramientas relevantes en cada paso del proceso

Está claro que las Pymes, a diferencia de las grandes corporaciones, no tienen los recursos necesarios para llevar a cabo la digitalización de golpe. Ir implantando poco a poco la digitalización supone ir adquiriendo e integrando las herramientas necesarias y útiles en cada paso del proceso.

Pero si hay algo que es vital digitalizar es la gestión del personal. Por ello, la transformación digital del departamento de recursos humanos debe liderar el cambio. Una de las herramientas prioritarias, por tanto, es contar con un software de gestión de personal. Gracias a él se puede agilizar el reclutamiento, gestionar candidaturas, incluir filtros etc, y, además, permite fomentar el cambio cultural necesario en la empresa.

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