5 consejos para mejorar la redacción de tus emails

Mejorar la redacción de tus emails puede suponer la línea entre el éxito o el fracaso de tu estrategia de Email Marketing. A pesar de la continua aparición de nuevas aplicaciones, el poder del email e importancia del email en las campañas de marketing digital es indiscutible.

El email es probablemente la herramienta más estable dentro de las estrategias de marketing digital. Los usuarios están familiarizados con esta funcionalidad pero esto no es suficiente para ser efectivos. Los contenidos cada vez son más importantes en todos los formatos y canales de comunicación como redes sociales, webs, apps. El branded content cada vez tiene más relevancia.  Pero tan importante como el contenido es la forma en que se presenta este. Su forma de redactarlo.

En el mundo del email marketing mejorar las redacción de tus emails es fundamental. Además de un contenido sugerente, la forma en que presentas tus ideas es algo decisivo.

Claves para mejorar la redacción de tus emails

Estas son algunas pautas para mejorar la redacción de tus emails:

1.- Redacta emails creíbles

Es recomendable que realices una redacción lo más profesional posible. Para ello es aconsejable buscar un punto de equilibrio entre una redacción coloquial y una redacción corporativa.

Por un lado, se deberían evitar frases excesivamente formales, frases hechas o pomposas. Su consecuencia será negativa y hará que no haya una conexión con el receptor del email y te perciba como un email de plantilla.

Es importante buscar una tono de redacción que acerque las distancias, pero que no sea excesivamente coloquial. Aunque escribas el nombre de tu marca o empresa, redacta como si te dirigieses de persona a persona.

Buscar la cercanía y la empatía con tu interlocutor es muy importante pero no te excedas. Evita escribir de una manera excesivamente cercana. No eres un familiar o un amigo. Eres una persona que se dirige de modo directo y con un tono amable. Se debería evitar la jerga, signos excesivos de exclamación o emoticonos. No es whatsapp, se trata de cercanía con usuarios y tono coloquial pero no hay que perder la perspectiva.

2.- Presentación y cierre

La presentación juega un papel muy importante. Si puedes dirigirte directamente al destinatario esto eliminará muchas barreras y si lo haces de tú, crearás una posición de mayor confianza entre tú y él.

Procura que la redacción sea amable y sincera, no intentes venderte en cada una de ellas. Habla de tu marca, organización o producto pero intenta informar más y no realizar una redacción donde se perciba que vendes.

Finaliza con un cierre adecuado y ajustado al tono del email. Deja al final tu firma de correo electrónico. La firma, es aconsejable que tenga un formato de plantilla. El motivo es la de compensar la parte coloquial de la redacción del email con la parte corporativa del email. Es una manera para que el receptor asuma que a pesar de la cercanía y trato en la redacción, escribes con tono de persona pero como empresa o marca, un email corporativo.

La firma de correo tiene que llevar tu nombre, cargo y móvil de contacto. También es importante que lleve el logotipo. En la firma se deben evitar las imágenes y las fuentes cursivas.

Respecto a la tipografía es importante utilizar una letra estándar y legible. La letra arial es perfecta para ser leída en cualquier dispositivo. También hay que tener en cuenta el cuerpo o tamaño de la letra, usa un tamaño medio, que facilite la lectura y legibilidad de todo el email.

3.- Estructurar el email

Una de las premisas de la comunicación es la claridad, concisión y brevedad. La redacción de un email no es la redacción de una memoria, un dossier u otro tipo de formato. El concepto del email se basa en su origen, la carta. La carta como tal tiene una serie de especificidades.

En la redacción del email se debe haber hecho un ejercicio de reflexión previo sobre la estructura del mensaje. Para mejorar la redacción de tus emails, en este sentido, habría que tener en cuenta: qué vas  a contar, cómo lo vas a contar y a quién lo vas a contar.

Aunque parezca algo básico muchas veces abunda el caos en la redacción de muchos emails por este motivo. Desafortunadamente te encuentras con situaciones en que no tienes muy claro qué te quieren contar en el email.

Qué vas a contar

Esto es así porque no ha habido previamente una ordenación de ideas. No se ha estructurado en su redacción por el orden de importancia. Un ejercicio que te puede ayudar en esto es escribir en un documento ordenado.  Se debería reflejar por orden de importancia las ideas que quieres transmitir.

Después de esto lo recomendable es decidir cuántas ideas de ellas vas a transmitir en el email y qué extensión le vas a dedicar. Al estar hablando de mejorar la redacción de tus emails de empresa, el número de ideas redactadas en no deberían exceder de dos:

• La primera idea respondería al objetivo del email, informando de lo que consideres.
• La segunda idea puede ir relacionada con otro aspecto que consideres de interés para el usuario y que esté vinculado a la idea central que presentas.

Esta segunda idea, tendría la función de agregar un valor añadido a la información central. Otro objetivo de la segunda idea sería generar un feedback entre el usuario y tu marca. Invitar al usuario a que se ponga en contacto contigo para cualquier tipo de consulta es un elemento estratégico importante a tener en cuenta.

4.- Cómo lo vas a contar

Aunque un email no es una noticia periodística, esta fórmula te puede ayudar para aplicarla en parte o en su totalidad en la redacción de un email. A la hora de redactar una noticia se debe  informar de lo esencial en las primeras líneas. Para ello, se debe responder a las preguntas básicas: quién, qué, cuándo, dónde, cómo y porqué.

En  un email a modo de las preguntas periodísticas, es importante que comiences por las preguntas: Quién, Qué y Porqué.  Después de la presentación de rigor, se debería comenzar el cuerpo del texto con tu presentación: quién eres. Seguidamente con el qué, es qué es lo que haces, tu empresa o tú. En el tercer caso el porqué. Decir el motivo y el porqué del email y de ponerte en contacto con tu destinatario.

Aunque como ves el orden, prioridad y número de las preguntas cambian, el fin que se persigue con esta técnica es dejar claro a tu destinatario desde el primer momento lo más importante en tu email.

Tanto en las partes donde respondes a qué es lo que haces o el motivo de tu puesta en contacto; como en la parte del porqué; deberían de estar colocadas las dos ideas principales del correo.

5.- A quién va dirigida la redacción o cuál es el objetivo del email

La manera en que se realiza la redacción del email estará condicionada si lo que vas a contar se trata de: una promoción, unas rebajas o la información de tu marca o producto.

En este tipo de emails, el tono de la redacción variará, de lo descrito. Para mejorar la redacción de tus emails en este tipo de formato, es aconsejable colocar la idea clave y la llamada a la acción cerca de la parte superior. De esta manera diriges la atención del lector a lo que quieres que vea primero.

A partir de aquí se puede organizar el resto de la información de mayor a menor menor importancia. En este caso los email breves son más efectivos. Trata de no ser largo y no utilizar más de 150 palabras. Una vez más, menos es más, utiliza palabras cortas y cotidianas. La claridad debe ser lo más importante, evita las siglas y términos muy técnicos que el lector olvidará. Sé directo.

Estructura la redacción de manera visual

Una manera de mejorar la redacción de tus emails y ponérselo fácil al lector es que tenga claro qué es tu email con un solo golpe de vista. Y ¿esto cómo se consigue?

El email no debe ser extenso, te puede dar juego estructurarlo con una lista anidada de ideas. También los pequeños títulos en negrita que sinteticen la idea de los párrafos explicativos del email facilitarán la visión estructurada del mensaje.

La realidad es que muchas veces no lees el contenido en pantalla palabra por palabra. De hecho, la mayoría  escanea una página web en un patrón en forma de F. Sea cual sea la extensión de tu email, el mensaje clave debe ir colocado en el primer párrafo. Para un correo electrónico más largo, con muchos detalles, los encabezados ayudarán a que el lector tenga una visión más esquemática y ayudará a mejorar la redacción de tus emails.

Evita emails largos. Pero si aún y todo su extensión es grande se debe intentar que los  fragmentos sean fáciles de leer. Para ello es importante usar párrafos cortos y listas con viñetas o números.

No abuses de la utilización de las palabras en negrita. Evita el uso de mayúsculas, fuentes grandes, el uso de colores en las tipografías. Todo esto quita seriedad y ralentiza la lectura al usuario y desvía el foco de atención.

Ya has visto cómo mejorar la redacción de tus emails. Ahora es el momento de utilizar una plataforma de email marketing que te ahorre tiempo en el envío a toda tu lista de suscriptores. Utiliza la mejor, utiliza la de MDirector.