Guía para escribir emails de agradecimiento de formulario efectivos

Los emails agradecimiento de formulario juegan un papel importante en el proceso de decisión de compra, o fidelización, de un cliente. Son un gran recurso de gran valor para hacerles sentir su importancia para la marca y una muestra de apreciación por el tiempo dedicado a proporcionar sus datos. Este pequeño (gran) detalle te ayudará a conservar suscriptores indecisos. Pero, para conseguirlo, tienes que establecer y seguir una estrategia clara.

Emails de agradecimiento de formulario: sigue estos tips

Para realizar el formulario ideal tienes que tener en cuenta los siguientes factores:

1.- Cuida la extensión

Los formularios, como los correos electrónicos a enviar posteriormente, tienen que ser breves. No se trata de expandirse con un formulario complejo y sin objetivos, más bien todo lo contrario. La marca tiene que dejar bien claro cuál es el mensaje y el propósito principal de ese email. La extensión recomendada es de tres párrafos máximo, con un total de 80-150 palabras empleadas. 

Los usuarios pierden rápidamente el interés si lo que reciben no está claro o genera interés en ellos. Por ello, la marca tampoco debería centrarse en pequeños detalles sin importancia. Cada elemento que incluyas tiene que tener un objetivo concreto a cumplir en un email de respuesta en formularios.

Además, los mejores formularios de captación son aquellos que únicamente realizan dos o tres preguntas esenciales. Con los correos electrónicos ocurre lo mismo. Se trata de enviar información útil para el usuario. De ahí el trabajo previo de segmentación que debes realizar antes de enviar nada.

Si tu empresa tiene los datos separados de su audiencia en función de interés, localización, gustos o actividad, entre otros campos, los emails de respuesta serán mucho más efectivos.

2.- Personaliza el contenido para captar la atención 

Un email de respuesta en formularios debe ser claro y, al mismo tiempo, atractivo. Se trata de conseguir que el usuario preste atención a lo que tienes que decir. Este debe identificar rápidamente la marca instantáneamente sentirse tentado de abrir el mensaje.

En la actualidad ya se ha convertido en algo habitual abrir el correo y ver la misma campaña pero realizada por varias empresas. Es decir, que además de tener los mismos recursos, tienden a apoyarse en los mismos diseños y estrategias. Esto puede aburrir al usuario y que éste, por norma general, deje de abrir los email de respuesta.

La marca puede utilizar un lenguaje más cercano al usuario, un email personalizado o un diseño más amable para llamar la atención de la persona receptora. Aunque, en algún momento puntual también se puede interpelar directamente al usuario o utilizar frases directas. El objetivo final es llamar su atención a fin de que abra el email de respuesta.

Por otro lado, una buena manera de crear cercanía y de atraer su mirada es personalizar el email de respuesta en formularios. La idea es que el usuario perciba que el correo electrónico ha sido expresamente creado, o enviado, para él. Precisamente por ello es importante que en el formulario inicial se pida el nombre del usuario.

3.- Utiliza un diseño responsive

Cada vez más son más las personas que consultan su actividad en redes sociales, su correo electrónico o, simplemente, navegan por Internet, desde su teléfono móvil. Sin embargo, se tarda un 38,5% más en rellenar un formulario en estos dispositivos que un ordenador de sobremesa. Esto se debe a que dichos formularios no están verdaderamente adaptados a dispositivos que no sean el ordenador.

Proporciona un formulario, o un email de respuesta en formularios, con un diseño responsive y que, por lo tanto, se adapte a todos los dispositivos habituales en la actualidad. La tasa de suscriptores puede potenciarse más rápidamente si los usuarios se sienten cómodos con el proceso de inscripción. O si, simplemente, no requieren de mucho tiempo para hacerlo.

4.- Cumple con los requisitos legales

Es de importancia capital que, por encima de todo, el usuario se sienta cómodo. El tiempo que van a necesitar, junto a la brevedad del formulario, son factores fundamentales a tener siempre en mente. Pero ganarse la confianza del usuario es lo que hará que ese lead se convierta definitivamente en cliente.

En los emails agradecimiento de formulario la marca tiene que garantizar la privacidad de los datos de los usuarios. Es decir, el usuario tiene que percibir que se va a hacer un buen uso de los datos que acaba de proporcionar. Por su parte, es importante que firme los requerimientos legales. La marca se compromete así a respetar la protección de datos.

Todo eso fortalece la confianza depositada por el usuario en la empresa. Puedes tomar dicha información para crear una lista de mailing o para realizar newsletters personalizadas. Y por su parte, el usuario se compromete con una marca sin que ello necesariamente signifique exclusividad.

5.- Utiliza vídeos e imágenes

Un texto plano, frío y sin alicientes no es la mejor manera de ganarte la confianza de los usuarios. Añade contenidos que refuercen tu mensaje y lo hagan más atractivo a ojos de los consumidores. Estas imágenes y vídeos pueden ayudar de diversas maneras: proporcionar información relacionada con la temática del formulario, datos sobre tu marca, información de ayuda, etc. En una época donde la inmediatez manda, un vídeo corto con el mensaje conciso puede ser tu mejor baza.

Contenido de un email de agradecimiento de formulario

 Si lo que quieres es crear el mejor email de respuesta a un formulario de captación, tienes que saber que los usuarios están más dispuestos a suscribirse si se les ha dado instrucciones claras y pertinentes para hacerlo. En el siguiente listado encontrarás lo que debes incluir en tus correos electrónicos de esta naturaleza:

1.- Agradecimiento

Ante todo, un email de respuesta en formularios de captación tiene que agradecer la acción que se ha realizado por parte de la persona. Se trata del primer contacto que realiza la marca para con el usuario, pero también es una excelente oportunidad para causar buena impresión.

El correo electrónico debe contener un breve mensaje de agradecimiento por el interés y esfuerzo que ha realizado el usuario.

Por otro lado, también es importante que el mensaje llegue poco tiempo después de realizar la acción. En estos momentos tienes múltiples herramientas que te ayudan a automatizar el mensaje. Es importante que los emails de agradecimiento de formulario lleguen en un breve espacio de tiempo, por no decir prácticamente de inmediato, tras realizar la acción.

2.- Resumen de datos

Los emails agradecimiento de formulario también tiene que ofrecer un resumen de la acción llevada a cabo. De ese modo, el usuario tiene constancia de la acción que ha realizado.

Del mismo modo, la marca deja clara su posición respecto a la utilización que se va a hacer de esos datos. En resumidas cuentas, con estas acciones llevadas a cabo se evitan futuras dudas y consultas por parte de los clientes y se ahorra tiempo y recursos en atención al consumidor.

3.- Lista de beneficios

Los emails de agradecimiento de formulario tienen como objetivo principales agradecer o dar la bienvenida, pero, sobre todo, fidelizar al usuario. De modo que la acción llevada a cabo no caiga en el olvido o acabe siendo un simple hecho aislado.

A través del email marketing se puede conseguir que los leads, o clientes que ya han demostrado un interés por la marca, se conviertan en clientes fieles. Y precisamente un email de respuesta en formularios de captación tiene un papel fundamental en el proceso.

Una de las formas de fidelizar al consumidor es ofrecer, también como forma de agradecimiento, un beneficio. De esta manera, el usuario percibe que todas las acciones realizadas, o la gran mayoría de ellas, tienen una recompensa positiva para sus intereses.

Esa marca, producto o acción, llevan consigo beneficios. Muchas marcas envían un descuento o alguna oferta a su comunidad de seguidores. Este recurso es uno de los agradecimientos más utilizados, pero también de los mejor recibidos.

Además, es una forma adecuada de terminar de convencer al usuario de que la acción llevada a cabo es la correcta.

4.- Vías de contacto

Es importante que el usuario perciba el respaldo de la empresa. Los emails de agradecimiento de formulario deben ofrecer los datos de contacto de la empresa. De modo que si los usuarios tienen un problema, pueden comunicarse rápidamente con la empresa.

Las vías de contacto básicas deberían ser una dirección de email y un número de teléfono. Por ello, un email de respuesta en formularios de captación no debería nunca ser enviado por un correo de no respuesta. Esto imposibilita una respuesta por parte del usuario además de dar una mala y poco fiable imagen de marca.

Sin embargo, también sería recomendable que la empresa incluyera enlaces a la página web donde se respondiesen a las dudas más frecuentes. Se trata de información básica que resuelva algunas de las preguntas más habituales.

Por otro lado, también es recomendable que el email de respuesta en formularios de captación tenga enlaces a los perfiles de las redes sociales de la marca. Ahí los usuarios pueden recibir un trato más cercano y personalizado. Puede que incluso más rápido.

5.- Interés en la relación

La marca tiene que mostrar un verdadero interés por el usuario desde el momento en el que le envía el correo electrónico en cuestión.

No obstante, tiene que quedar patente que está abierta a seguir la relación establecida con el usuario. Así puede indicar los siguientes pasos a seguir. Como, por ejemplo, que le siga en sus redes sociales, donde se comparte un cierto tipo de contenidos, o que se suscriba a la newsletter, donde estará informado de las novedades y de ofertas.

Si una marca muestra interés en el cliente y le mima desde el primer momento, tendrá más opciones de que éste siga consumiendo los productos.

Cómo redactar emails de agradecimiento efectivos

Ahora que ya sabes lo esencial sobre los emails agradecimiento de formulario, ya estás preparado para comenzar a trabajar. Y para ayudarte en este proceso, en este apartado podrás encontrar algunas recomendaciones que te ayudarán en tu tarea:

A.- Envía un saludo cordial

Puedes iniciar tu email con un saludo dirigido al cliente o suscriptor, y para hacerlo más directo y personalizado, agregar su nombre. Se trata de un mensaje en el cual debes resaltar la cordialidad de tu marca. Este siempre será un gesto protocolar bien recibido, al igual que un simple «gracias».

B.- Personaliza el mensaje

La personalización va mucho más allá del nombre del usuario en el email. Lo ideal es que todo el cuerpo del mensaje sea redactado especialmente para esa persona. Tienes que hacer todo lo posible para que se sienta valorado y especial. Además, recuerda que no agradecerás a todos al mismo tiempo por única acción.

C.- Usa un lenguaje cercano

No se trata sólo de mostrarte agradecido, debes demostrar con tu lenguaje que realmente lo estás. Por eso, es importante que uses un tono cercano y amigable. El cliente no solo tiene que leer el agradecimiento, sino también sentirlo. La idea es que entres en la parte emocional y en esto pueden ayudarte los emojis, ideales para expresar emociones.

D.- Crea un diseño atractivo

Dale vida a tus palabras con un diseño que despierte la atención del cliente. Y si te preguntas cómo, es sencillo: solo tienes que crear un email que atraiga no solo por lo que escribes, sino también por su aspecto. Puedes hacerlo a través de una newsletter, así podrás jugar con algunos colores, pero sin distraer al usuario del mensaje central, que es el agradecimiento.

F.- Añade gráficos animados

¿Has pensado en dejar a las imágenes hablar? Utilizar imágenes dinámicas le ofrece un valor añadido al correo y refuerza el mensaje. Además, es muy efectivo para captar la atención de los usuarios inmediatamente. Para ello, puedes emplear gráficos animados, ya sean en formato GIFs o APNG. Esto hará que tu correo de agradecimiento sea más dinámico y hasta divertido. La cordialidad no necesariamente es sinónimo de seriedad.

G.- Informa al usuario

Bien es cierto que estos correos electrónicos tienen la finalidad de agradecer a los usuarios por determinada acción. Sin embargo, no está de más usarlo como un medio para informar. Si estás agradeciendo por una suscripción, aprovecha en indicar cada cuánto tiempo enviarás tu newsletter y el contenido que ofrecerás.

En el caso de que estés dando gracias por una compra, es ideal que lo acompañes con datos relacionados al envío del producto. Asimismo, es una oportunidad para mostrarle otros artículos que le puedan interesar. Pero esto último tienes que hacerlo de una forma muy persuasiva para no opacar el motivo central del email.

H.- Comparte imágenes

Recuerda que el contenido visual de un email es igual de importante que el textual, ya que acompaña y refuerza el mensaje suscitando emociones. Esto también puedes llevarlo a cabo cuándo realices eventos, al enviar un correo a los asistentes para agradecerles su participación. Puedes crear una newsletter con un resumen de la actividad y fotografías. O, si lo prefieres, solo adjuntas las fotos para que pueda tenerlas de recuerdo.

I.- Despídete cordialmente

Así como abriste con un saludo, es necesario que cierres con una despedida. Pero ten mucho cuidado. No quieres que el cliente o suscriptor piense que es un «adiós», sino un «hasta pronto». Si es por una suscripción, podrías despedirte con algo como «pronto recibirás nuestra newsletter».

Pero si es un agradecimiento por una compra, ¿cómo puedes despedirte? Es el momento indicado para hacerle saber que tu marca sigue a su servicio y persuadirlo mostrándole otros productos que puedan interesarle. Recuerda que no quieres despedirte para siempre, sino por un breve momento.

Funciones de los emails de agradecimiento

Es importante que antes de valerte de las mejores técnicas para crear emails de agradecimiento efectivos sepas que cada uno cumple una función especial. No se trata de un simple «gracias», la idea es darle sentido especificando el motivo:

1.- Bienvenida

Este viene siendo el primer correo de agradecimiento que enviarás. Cumple tres funciones: dar la bienvenida/confirmar una suscripción, informar sobre el contenido que recibirá y agradecerle al usuario por esta acción. Recuerda que es la primera impresión que tendrá el suscriptor sobre tu marca y debe ser una experiencia positiva.

2.- Participación

Otra ocasión ideal para agradecer a los usuarios es cuando participan en un evento, no importa si ha sido online o presencial. Lo importante es que vean que valoras su presencia y también es ideal para conocer su opinión sobre la actividad realizada. Se sentirán doblemente especiales porque también les permitiste dar su punto de vista.

3.- Compras

Si tu objetivo es vender productos o servicios, una plataforma de email marketing como MDirector el email marketing es el canal perfecto para hacerlo. Pero tienes que tomar en cuenta que una vez que el cliente realice su compra, el proceso no termina ahí. Así que es el momento indicado para darle las «gracias» por adquirir lo que ofreces. Hazlo cada vez que esta acción suceda para hacerle saber que estás atento.

4.- Fidelización

Por supuesto, el objetivo principal no podía faltar dentro de esta selección de funciones. Pero, ¿cuándo es el momento adecuado para enviar este agradecimiento? En realidad, está presente en todos los correos mencionados anteriormente.

Sin embargo, puedes usarlo cuando envías descuentos o promociones especiales. Sería como una especie de compensación con la cual le das las gracias y premias su fidelidad. Siempre se pone el foco sobre la conversación, pero los emails agradecimiento de formulario ponen el foco sobre el agradecimiento y la fidelización.

Prestar atención a estos envíos puede ayudarte a marcar la diferencia sobre tus competidores. Y, sobre todo, a ganarte la confianza de tus seguidores. Dedícale tiempo a su elaboración, incluyendo los elementos aquí detallados, y en menos de lo que esperas comenzarás a ver los resultados.