Factores que debes tener en cuenta para elegir una herramienta de email marketing profesional

Elegir una buena herramienta email marketing profesional en ocasiones puede ser un auténtico quebradero de cabeza. Sobre todo, teniendo en cuenta la cantidad de opciones que hay en el mercado.

Sin embargo, aunque es fácil dejarse seducir por palabras rimbombantes y bonitas, hay algunos  factores que son intrínsecos a la calidad y a la funcionalidad efectiva de dichas herramientas. Otros, dependerán directamente de las necesidades de la empresa. Porque, a veces cantidad no significa calidad.

Lo que sí está claro es que saber elegir la mejor herramienta es igual de importante que saber construir una estrategia de email marketing adecuada. Con esta guía se pondrán todas las cartas sobre la mesa y se hará un repaso sobre qué aspectos hay que tener en cuenta para sacar el máximo provecho a una estrategia de emailing.

Cómo elegir una herramienta de email marketing profesional

Realizar una investigación previa sobre las funcionalidades que pueden ofrecerte las distintas plataformas disponibles en el mercado te permitirá elegir la herramienta de email marketing profesional más adecuada a tus intereses.

No siempre se trata de que obtengas el mayor número de prestaciones a costa de un precio elevado, sino de que pagues una cantidad adecuada a tu presupuesto con la garantía de que cubrirá por completo tus necesidades.

A continuación encontrarás una lista de todos aquellos aspectos a tener en cuenta a la hora de decantarte por una y por otro. Nadie mejor que tú puede saber qué necesitas para que tus estrategias tengan éxito.

1.- Tener claras las necesidades de tu empresa

Como ya se ha venido dilucidando, lo primero que hay que tener claro cuando vas a contratar una herramienta de email marketing profesional es qué necesitas exactamente.

La decisión dependerá del tamaño de tu empresa, de tu sector, de las expectativas que tengas o de posibles carencias que quieras suplir. Asimismo, también tendrás que determinar en qué quieres centrar tu estrategia, por ejemplo, si necesitas generar landing pages o integrar las campañas con SMS marketing.

Una vez tengas claros cuáles son tus requisitos mínimos, será más sencillo comenzar a investigar las distintas opciones disponibles. Claro que siempre puedes elegir la más completa y olvidarte de hacer una investigación más amplia.

Sin embargo, esto puede suponer un gran desperdicio de capital, ya que estarás pagando por funcionalidades a las que no les vas a sacar ningún tipo de rendimiento. De lo que se trata es de contratar lo que necesitas, ni menos, ni más.

2.- Tipo de paquetes de servicio

Aun así, una buena idea puede ser tener en cuenta si ofrece un servicio de prueba o un plan gratuito. De esta manera, puedes empezar probando la herramienta y ver si cubre tus necesidades antes de lanzarte a pagar por ella.

La mayoría ofrecen distintos planes para adecuarse a todo tipo de clientes. Principalmente, los precios obedecen al número de envíos mensuales posibles, así como el acceso a funcionalidades más atractivas.

Observar con detenimiento todos los planes disponibles también es muy recomendable, incluso, cuando necesites algo básico o intermedio. Es una buena manera de asegurarte de que si tu negocio crece, la herramienta elegida podrá seguir acompañándote en el camino.

3.- Segmentación y personalización

Como ya sabrás, la segmentación y la personalización son factores clave en el éxito de cualquier campaña de emailing. Una buena herramienta de email marketing profesional debe permitir realizar una correcta segmentación de la base de datos y de la forma más sencilla posible.

Por ejemplo, disponer de filtros de segmentación avanzados permite tener un mayor control sobre los suscriptores y sus gustos e intereses. Lo que, a su vez, te garantiza poder envía el contenido más relevante a cada usuario y, por tanto, una mayor efectividad en tu campaña.

Hay muchas otras funcionalidades que están directamente relacionadas con el nivel de segmentación que puede alcanzar una herramienta. Por ello, también es importante tenerlos en cuenta a la hora de elegir.

4.- Lead Scoring

Otra característica muy atractiva para elegir una herramienta de email marketing profesional es la posibilidad de realizar un Lead Scoring exhaustivo.

Aunque esta herramienta suele pasar desapercibida en ocasiones, lo cierto es que está muy relacionada con la segmentación y la personalización de envíos. Gracias a ella puedes detectar cuáles son los clientes con más probabilidades de convertir o reactivar a todos aquellos que lleven un tiempo sin interactuar con tu marca.

De hecho, consiste en otorgar una puntuación a cada suscriptor en base a unos parámetros previamente establecidos y que obedecen al comportamiento del usuario frente a las campañas, así como determina la fase del embudo de conversión en el que se encuentra.

5.- Creación de flujos de trabajo y lead nurturing

Con un buen sistema de Lead Scoring resulta mucho más sencillo crear secuencias de correo y flujos de trabajo adaptados a cada suscriptor. Esto te permite acompañar a los usuarios a través de todo su viaje del comprador.

Construir workflows adecuados te ayuda a educar a tus leads, pero también a guiarlos de forma efectiva hacia la conversión. Podrás enviarles campañas automatizadas con información y contenidos que sabes que serán útiles y relevantes para ellos.

6.- Integración con CRM

Otro factor muy decisivo para elegir una herramienta de email marketing profesional es la posibilidad de integrarlo con otras herramientas o con un software de CRM. Sin duda, es algo que te facilitará mucho la vida.

Poder vincular tu gestor de clientes con tu herramienta de email marketing te permitirá segmentar mejor a tus suscriptores, así como elaborar campañas de marketing digital mucho más efectivas.

7.- Automatización de envíos

Hoy en día una buena estrategia de email marketing no puede concebirse sin la automatización de los envíos. Y, en este sentido, lo más recomendable es elegir una herramienta de email marketing profesional que permita automatizar el marketing.

Una de las funcionalidades más atractivas son los auto respondedores. Se trata de un servicio muy útil, sobre todo, pensando en aquellos correos transaccionales habituales en cualquier negocio online.

Estos son todos aquellos envíos que se activan automáticamente cuando una acción del usuario lo desencadena. Por ejemplo, un registro que dispara un email de bienvenida o una compra que acciona un email de confirmación.

8.- Informes y análisis

La medición y el análisis de las campañas es una parte esencial de cualquier campaña de marketing. De hecho, es lo que permite comprobar la efectividad de la estrategia y obtener datos para mejorar las campañas futuras.

Por ello, es importante que la herramienta elegida cuente con informes detallados sobre el rendimiento de las campañas. De la misma manera, estos informes deben permitirte aprender sobre qué es lo que realmente le interesa a tu audiencia y detectar problemas o carencias en tu estrategia.

Principalmente, en estos informes deben quedar recogidas determinadas estadísticas:

• Aperturas: la tasa de aperturas es una de las métricas más importantes en una campaña de emailing. Pero además, gracias a los informes sobre aperturas puedes determinar otros datos interesantes, por ejemplo, qué temas son más interesantes, cuáles son las horas en las que más se abren los correos y a través de qué dispositivos acceden los usuarios al email.
• Rebotes: puedes llevar un control de los rebotes cuando se trata de una dirección de destino inexistente o un email rebotado porque el buzón está lleno.
• Clics: Al igual que las aperturas, te permite saber cuántos usuarios han hecho clic en tu llamada a la acción, desde qué dispositivos y plataformas de correo. Alguno, incluso te presentan un Heat Map que muestra dónde hacen más clic los usuarios.
• Bajas: es importante verificar que el software de emailing realiza la gestión de las bajas automáticamente. No solo te ahorrará trabajo, también sino que te ayudará a tener tu base de datos optimizada.

9.- SMTP y entregabilidad

Si la personalización y la segmentación son factores esenciales para el email marketing, se podría decir que el tercero es la entregabilidad. Las siglas SMTP significan «Simple Mail Transfer Protocol» y definen un protocolo de comunicación que se encarga del envío de mensajes entre servidores.

De hecho, es lo que hace posible que los correos lleguen a la bandeja de entrada de los destinarios. Un servidor SMTP puede ser usado por cualquier gestor de email, incluidas las versiones para escritorio. El verdadero reto, es encontrar un herramienta que disponga de un servicio SMTP de calidad.

Es precisamente este factor el que evitará en muchos caso que los envíos sean identificados como SPAM acabando en la bandeja de correos no deseados y afectando negativamente a la entregabilidad de las comunicaciones.

10.- Servicio Técnico

Muchas veces, la calidad del servicio técnico se entiende como un factor secundario. ¡Nada más lejos de la realidad! Una buena asistencia es fundamental para evitar los desastres.

En el entorno online es habitual experimentar fallos y caídas en los servidores, detenciones en los scripts y multitud de problemas con el servicio. Y está claro que cuanto mejor sea la herramienta, menos fallos ocurrirán.

Sin embargo, en caso de que ocurran, una respuesta rápida por parte de la plataforma es vital para que el asunto no repercuta en tu marca y suponga un deterioro de la confianza de tus clientes.

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