Automatización en email marketing: qué es, tipos y cómo aplicarla

La automatización de email marketing permite reducir tiempo, reforzar la conexión con los usuarios y estar más cerca de tus objetivos de conversión. El principal objetivo de las automatizaciones es lograr simplificar procesos sin la intervención humana, logrando así que acciones importantes se lleven a cabo sin tener que hacerlas de forma manual.

Las ventajas de automatizar correos son múltiples; desde mejorar la relación con tus suscriptores, pasando por multiplicar las conversiones hasta llegar a perfeccionar los flujos de trabajo. Eso sí, para obtener estos y otros beneficios, necesitas conocer cuál es la mejor manera de hacerlo. Por eso, desde MDirector vamos a ayudarte a automatizar tus acciones de mailing fácilmente. Y, además, estas acciones las puedes llevar a cabo con nuestra herramienta.

¿Qué es la automatización en email marketing?

La automatización de email marketing engloba los emails que se envían a contactos específicos, en situaciones concretas y con una secuencia determinada. Es decir, son correos electrónicos cuyos envíos están programados para que no necesiten intervención humana en ese momento específico.

Teniendo en cuenta que el correo electrónico es una forma de comunicación directa con tus contactos, es necesario que tus leads se sientan atendidos en todo momento. En este sentido, el email marketing automation permite que puedas prestar atención a detalles que sí requieren tu presencia, mientras los aspectos menores (que son igual de importantes) quedan a buen recaudo de la automatización. ¿El resultado? Lograr una mejor experiencia de usuario a nivel general.

Hay muchos ejemplos de emails automatizados, incluso cada vez se abren más posibilidades de automatización. Algunos podrían ser los correos de bienvenida o los avisos de seguridad, como los de cambio de contraseña. Asimismo, se automatizan para que siempre estén operativos, sin importar el día o la hora.

¿Qué ventajas tiene automatizar emails?

La automatización es un proceso imprescindible en las estrategias de email marketing actuales, ya que, no solo simplifica una gran cantidad de procesos, sino que ofrece ventajas que, a largo plazo, te harán mucho más competitivo frente a tus competidores:

1.- Optimiza el trabajo de las organizaciones

Una de las ventajas más básicas, pero más importantes, de la automatización de email marketing es que te permite ahorrar tiempo en varias tareas sin simplificar su importancia y relevancia. Hay tareas mínimas que son importantes y tienen un objetivo dentro de la organización, pero necesitan tiempo para efectuarlas.

Precisamente, en las campañas de email marketing, las automatizaciones lo que hacen es optimizar este tiempo, logrando materializar efectivamente esas tareas mientras los equipos de marketing o ventas se enfocan en otras labores que sí necesitan su presencia y atención. Es un pequeño cambio, pero que a gran escala genera un impacto significativo en la productividad de los equipos y de la empresa en general.

2.- Evita procesos de trabajo manual

Este punto está muy relacionado con la optimización del tiempo. Si los equipos de marketing, ventas o atención al cliente están concentrados en dar respuesta inmediata a los usuarios mediante correos electrónicos que pueden automatizarse, invierten tiempo y abren mayor espacio a los errores.

Está demostrado que los  procesos manuales se vuelven poco efectivos cuando hay que dar atención a un gran número de personas, lo que resta eficacia al equipo. Lo mejor es delegar estas pequeñas tareas al sistema para concentrar esfuerzos en otros aspectos de la estrategia.

3.- Permite llegar a leads de mayor calidad

Un sistema centrado en optimizar los procesos de venta permite que tus esfuerzos se enfoquen en los leads de mayor calidad, y esto solo lo puedes hacer mediante la automatización de email marketing. Los correos automatizados dan respuesta efectiva a los leads, en tiempo récord y logrando agilizar la interacción con cada cliente.

Las automatizaciones también te permiten trabajar en el lead scoring, el proceso de calificación de leads que agrupa a cada uno de ellos en una base de datos en función de su grado de proximidad con el buyer persona. Es decir, automáticamente te selecciona a los leads más cualificados para enfocarte a ellos. Además, a partir de allí se puede también trabajar el lead nurturing para alimentar cada fase de su recorrido aportando información relevante.

4.- Facilita el seguimiento de interacciones de campaña

La automatización de email marketing te permite evaluar cómo ha sido el comportamiento de cada usuario con respecto al envío y, a partir de allí, tomar decisiones para próximas campañas. Por ejemplo, puedes ver cuál ha sido la tasa de apertura y, si ha sido muy baja, probar un cambio en la línea de asunto para mejorar este indicador. De la misma manera, en los envíos automatizados puedes medir cuántas personas hicieron clic en el CTA y hacer seguimiento de su recorrido.

5.- Ayuda a segmentar tu base de datos

La clave de la diferenciación en email marketing está en la personalización, y no hay personalización posible sin una buena segmentación. Tu base de datos necesita estar segmentada según los criterios que sean más relevantes para tus intereses y el email marketing automation te permite esas agrupaciones. Por otra parte, la higiene de la lista es lo que va a garantizarte una entregabilidad óptima.

Aunque pueda ser una contradicción, lo importante no es la cantidad de contactos que tienes, sino la calidad de los mismos. Direcciones que dan errores de entrega, contactos que no abren los correos o no interactúan, y las solicitudes de baja son ejemplos de los que tienes que eliminar cuanto antes, y es ahí donde la automatización de email marketing será tu mejor aliada.

En definitiva, quédate únicamente con tus usuarios comprometidos, evita reclamos por spam y mejora tu puntuación como remitente, todo esto, a su vez, es posible con las opciones de segmentación y automatización de MDirector cuyas herramientas te facilitan todo el trabajo.

6.- Mejora el ROI

Una de las ventajas más importantes que tiene la automatización de email marketing es que goza de un mejor Return Of Investment (ROI). Esto sucede porque la inversión es mínima en comparación con los resultados obtenidos.

Para calcular el ROI de un mensaje automatizado sólo es necesario considerar el coste mensual de la herramienta de email marketing que utilizas y compararlo con las conversiones que obtienes. Así puedes tener, por ejemplo, el coste por adquisición de un cliente. El gasto es mínimo, por lo que automatizar ahorra tiempo y dinero. 

7.- Permite el análisis de KPI

Los mensajes automáticos también pueden medirse a través de diversos indicadores. Tal y como se hace en cualquier campaña de mailing, con las automatizaciones puedes obtener datos sobre las tasas de aperturas, tasas de clic, entre otros KPIS de email marketing. Estudios recientes han demostrado que, en el caso de las automatizaciones, estas métricas mejoran y se multiplican, pasando del 25 % hasta un 32%.

Tipos de emails que se pueden automatizar

El marketing por email es uno de los canales de comunicación más efectivos para las empresas y las automatizaciones potencian este canal. Hay muchas formas de aplicarlo, siendo los siguientes algunos de los escenarios de email marketing automatizado más comunes: 

A.- Emails de bienvenida a nuevos suscriptores

Desde que el usuario decide formar parte de tu lista comienza una relación que debe ser lo más cordial posible, por eso se utilizan los emails de bienvenida. Este es el típico correo que le llega a la persona de forma automática cuando se registra en tu lista y hace la confirmación (en caso de tengas activo el doble opt-in).

La idea es que sea, como su nombre indica, una bienvenida en la que presentas tu empresa, explicando brevemente cuáles son los próximos pasos y, lo más importante, que reitere que ser parte de tu base de datos es una buena idea. Este es un momento para mostrar la personalidad de tu marca.

Con MDirector es muy sencillo automatizar tus emails de bienvenida y también puedes hacer doble opt-in para certificar cada contacto que se suscribe a tu lista a través de una landing page o cualquier otro medio.

B.- Emails de confirmación y seguimiento de compra

Este correo llegará de manera automática a quienes realicen una compra a través de tu e-commerce. Es un paso que brinda seguridad a las personas y es el momento indicado para ofrecer todos los detalles necesarios sobre la facturación, el número de pedido, tiempo de entrega, estatus de la compra y todo lo que sea de interés para el comprador. Además, también estos emails permiten hacer tracking de la compra realizada a través del código asignado a la transacción.

C.- Emails de felicitación o aniversario

Este es uno de los escenarios de personalización más importante de la automatización de email marketing. Estos correos llegan a los usuarios en fechas importantes, como el día de cumpleaños o el aniversario de su suscripción. Normalmente no van más allá de un mensaje cálido, pero puede ser una oportunidad para premiar su fidelidad.

Igualmente, también es un buen momento para mostrar la personalidad de tu marca a través de un diseño llamativo y coherente con tu línea gráfica, y aquí la herramienta de MDirector, con su amplia selección de plantillas y opciones de personalización, puede ser un gran aliado.

D.- Emails de carritos abandonados

Los carritos abandonados son más comunes de lo que les gustaría a los comercios electrónicos, pero no todo está perdido cuando las personas han dejado en el aire una compra, de hecho, se abre una nueva oportunidad para concretar esa adquisición.

En los escenarios de carritos abandonados, los emails automatizados notifican del estado del carrito para así atraer nuevamente la compra. Las personas abandonan el carrito de compra por muchas razones, así que vale la pena intentarlo de nuevo. ¿Lo mejor? Suelen tener buenos resultados y en un gran porcentaje la compra culmina satisfactoriamente.

E.- Emails de reactivación o de usuarios inactivos

Una vez que sepas cuál es tu coste por adquisición de clientes, sabrás qué es más rentable para ti: reactivar usuarios o conseguir usuarios nuevos. Lo más común es que la reactivación sea mucho más viable, por eso, estos emails automatizados llegan a esos clientes que no han visitado la tienda en mucho tiempo para volver a llevarlos al camino de la compra.

En este caso necesitas tener los datos sobre la actividad reciente de tus contactos en tu ecommerce para luego estimularlos vía correo electrónico. Asegúrate de configurar un nombre de remitente que te identifique (esto lo puedes hacer fácilmente en MDirector) y considera crear promociones, descuentos o lanzar un nuevo producto llamativo que, indiscutiblemente, haga regresar a esas personas a tu tienda.

F.- Emails de encuestas de satisfacción

Las encuestas son vitales para medir el buen funcionamiento de tus estrategias y cuáles son los aspectos débiles que debes mejorar. Sin embargo, debes tener en cuenta que no deben ser muy frecuentes, puesto que pueden llegar a resultar molestas. También los planteamientos son importantes; siempre es positivo que resaltes que te interesa la opinión de tus contactos. En general, es aconsejable automatizar el envío de estas encuestas una vez cada dos meses o con más tiempo intermedio para ir evaluando los cambios en tu lista.

Cómo aplicar la automatización en una campaña de email marketing: ejemplo de escenario de carrito abandonado

Para comprender, ya de forma más práctica, cómo emplear una automatización en una campaña de email marketing usaremos el escenario de carrito abandonado como ejemplo y los pasos a seguir para configurar el envío:

Planifica la secuencia de emails automatizados

Lo primero es configurar en tu herramienta de email marketing el momento en que se activará la notificación que va a desencadenar el envío de la secuencia de emails automatizados. En MDirector debes configurar un título a la campaña para evitar confundirla con otras y establecer cuándo quieres que se haga el envío. También es importante seleccionar el desencadenante del envío, en este caso es un carrito abandonado.

Segmenta tu base de datos

Recuerda que es importante que tu lista sea óptima, pero también que esté segmentada para saber exactamente a los usuarios que quieres impactar con la campaña. Al conocer la información de los contactos también puedes aplicar la personalización, que va a dar mejores resultados al momento de enviar tu email de carrito abandonado ya que podrás inferir, más fácilmente, el motivo del abandono.

Aplica el lead nurturing

Acompañar a tus clientes potenciales a lo largo del camino de compra es vital para mejorar las conversiones y fidelizaciones y eso es lo que harás con el lead nurturing. La idea es crear correos electrónicos con los que vayas alimentando ese camino de manera informativa para ir mejorando la relación con tus leads. Precisamente el escenario de carrito abandonado es el mejor para ello, ya que vas a darle razones a tu prospecto para que concrete la compra, se convierta en cliente y mejorar tus conversiones.

Como ya lo ves con la automatización de email marketing puedes ir más allá de optimizar el tiempo en gestiones operativas, y es que te da la posibilidad de incrementar las ventas, reducir costes de adquisición y mejorar accesos a compra. Con MDirector, automatizar tus campañas de email marketing se convierte en un proceso fácil e intuitivo para mejorar tus flujos de trabajo y potenciar tus conversiones.