Cómo hacer una base de datos para email marketing: buenas prácticas

Tener una base de datos es esencial para establecer un vínculo con los usuarios,  aportarles valor y conseguir fidelizarlos. Si quieres aprender cómo hacer una base de datos para email marketing, en este artículo te explicaremos una serie de buenas prácticas para obtener excelentes resultados. 

Según datos del informe de Tendencias CX 2023 de Zendesk, el 75% de los empresarios buscan proporcionar un servicio al cliente que sea más conversacional y menos transaccional.  Y, precisamente, utilizar correctamente las bases de datos, permite llegar a ese fin.

Cómo crear una base de datos para email marketing paso a paso

En email marketing, una base de datos actúa como un repositorio centralizado de información valiosa que permite a las empresas segmentar contactos y enviar mensajes de correo electrónico personalizados, así como alineados a los intereses del público objetivo. Eso sí, para lograrlo es clave poner el foco en construir una base con contactos de calidad siguiendo estos pasos:

1. Marca el objetivo de crear tu lista de contactos

Antes de ponerte manos a la obra, es fundamental establecer claramente qué deseas lograr. ¿Quieres aumentar las ventas, promover nuevos productos o fortalecer la relación con los clientes existentes? Definir el objetivo te ayudará a enfocar tus esfuerzos y estrategias de captación de contactos de manera efectiva.

2. Define la información de tus contactos

Identifica qué información es relevante y necesaria para llevar a cabo tus acciones de email marketing. Esto puede incluir nombres, direcciones de correo electrónico, datos demográficos, historial de compras y preferencias de productos o servicios. Si sabes qué deseas recopilar, podrás diseñar tus formularios de suscripción y tácticas de captación de datos de manera más precisa.

3. Elige de dónde y cómo obtendrás los datos de tus clientes

En la actualidad tienes a tu alcance varias tácticas destinadas a la captación de usuarios que te ayudarán a dar forma a una base de datos propia, sólida y, sobre todo, con el consentimiento de sus miembros:

• Encuestas por correo. Estas pueden estar diseñadas para conocer las preferencias, necesidades o comentarios de los destinatarios. Los datos obtenidos te ayudarán a comprender mejor a tu audiencia y a segmentar tu base de datos de manera más efectiva.
• Promociones, premios y sorteos. Brinda la oportunidad a tus seguidores de ganar algo a cambio de compartir su información de contacto. Esta táctica es particularmente efectiva para las empresas que operan mayormente online.
• A través de una newsletter.  Al ofrecer la suscripción a tu boletín habitual vía sitio web, blog o perfiles en redes sociales, puedes captar la atención de los visitantes interesados en recibir contenido regular de tu marca. Este es uno de los métodos más efectivos para la creación de una base de datos.
• Formularios de suscripción.  Pueden colocarse en múltiples localizaciones, por ejemplo, en tu sitio web, blog o una página de aterrizaje. Suelen solicitar información básica, como el nombre y la dirección de correo electrónico.
• Redes sociales. Puedes publicar enlaces que dirijan a los usuarios a una página de destino con un formulario de suscripción. O bien, realizar concursos o sorteos exclusivos para tus seguidores, en los que deben dejar su dirección de correo electrónico para participar.

4. Incluye a los consumidores de tu ecommerce

Si tienes un negocio que opera en el ámbito online, es esencial incluir a tus clientes existentes en tu base de datos. Para ello, puedes utilizar la información que tienes sobre sus compras para segmentar tu lista y enviar mensajes personalizados basados en el historial y preferencias de cada cliente.

Aprovecha la oportunidad de recopilar su información de contacto durante el proceso de compra, pero con su consentimiento explícito para enviar comunicaciones de marketing por correo electrónico. Esto es fundamental para cumplir con las regulaciones de privacidad y protección de datos, como el RGPD.

5. Emplea la automatización

Utiliza una plataforma de email marketing que te permita automatizar la captación de datos y la gestión de suscripciones, tal y como lo hace MDirector. Con la herramienta de Marketing Automation puedes configurar flujos de trabajo automatizados para enviar mensajes de bienvenida, confirmaciones de suscripción y recordatorios de carritos abandonados, lo que te ayuda a ahorrar tiempo y a mantener una comunicación efectiva con tus contactos.

6. Actualiza la información y mantén la higiene de la lista

Con MDirector puedes implementar mecanismos para que los contactos actualicen sus preferencias o datos personales. Además, tienes la posibilidad de realizar un mantenimiento periódico para eliminar usuarios inactivos, corregir direcciones de correo electrónico inválidas o realizar una limpieza de la lista de contactos. Así, podrás conseguir una base de datos de calidad y evitar problemas de entrega y reputación, así como manejar las bajas y los rebotes de forma automática.

Segmentación de la base de datos

Adicionalmente, tienes otras funcionalidades importantes para la creación y gestión de la base como el sistema de reputación de contactos, informes de tus campañas, test A/B, integración con otras herramientas de marketing y cumplimiento de normativas legales de protección de datos.

8. Asegúrate del consentimiento claro y explícito para cumplir con las normativas

Es crucial contar con el consentimiento claro y explícito de los usuarios antes de añadirlos a tu base de datos. Así, no solo cumplirás con las normativas de privacidad y de protección de datos, sino que también te permitirá tener la garantía de que tu mensaje llega a una audiencia interesada y comprometida.

9. Realiza pruebas A/B

Haz test A/B para determinar qué tipos de mensajes, CTAs o asuntos son los que generan mejores resultados. Y con dichos datos, optimiza tus campañas de email marketing y mejora la tasa de conversión de tu base de datos.

Test A/B

10. Integra análisis y seguimiento para mejorar

Utiliza herramientas de análisis y seguimiento, como las que te ofrece MDirector, para monitorear el rendimiento de tus campañas de email marketing y, de esta manera, conocer el comportamiento de tus suscriptores. Esto te permitirá ajustar la estrategia y mejorar determinadas áreas para obtener mejores resultados. 

Seguimiento de los resultados de email marketing

11. Incentiva la suscripción con ofertas o contenido exclusivo

Ofrece incentivos como descuentos, promociones o contenido exclusivo a cambio de suscripciones a tu lista de correo electrónico. Esto incentivará a los usuarios a registrarse lo que aumentará la tasa de conversión de tu base de datos.

12. Proporciona opciones claras de baja para respetar las preferencias de los usuarios

Incluye siempre opciones claras de baja de la suscripción en todos tus emails, así no solo respetarás las preferencias de los usuarios y las regulaciones de privacidad, sino que evitarás quejas de spam, ya que pueden darse de baja fácilmente si así lo desean.

13. Utiliza técnicas de re-engagement para reactivar suscriptores inactivos.

Lleva a cabo técnicas de re-engagement, como correos electrónicos personalizados con ofertas especiales, por ejemplo, para reactivar a suscriptores inactivos y mantener tu base de datos activa y comprometida.

Cómo enviar un correo con base de datos

Enviar un correo a tu base de datos es una práctica sencilla y segura a través de MDirector. Para ello, debes dirigirte a la funcionalidad de listas, a partir de la cual puedes iniciar todo el proceso de gestión y envío de emails a varias personas. Solo tienes que seguir estos pasos:

1. Para crear listas de contacto debes acceder a la sección de «Email Marketing».

2. En la pestaña «Contactos», puedes crear la lista.

3. El paso siguiente es hacer la importación de tu base de datos. Hay tres formas de hacerlo, ya sea manual, copiando y pegando o de forma masiva desde documentos con formato Excel, CSV o TXT.

4. Lo siguiente es ir a «Crear envío». Allí, se debe hacer la configuración completa del envío incluyendo asunto, personalización, remitente, etc.

5. Luego puedes utilizar una plantilla de MDirector o importar una de tu preferencia.

Plantillas para email marketing

6. Una vez diseñado podrás hacer test antispam. MDirector tiene integrado SpamAssassin que le da una puntuación a tu envío para saber si pasará los filtros antispam.

Selección de contactos para email marketing

7. Selecciona la lista a la cual vas a hacer el envío. Elige una segmentación de ser necesario. También cuentas con la posibilidad de hacer un cruce de lista, o bien, optar por excluir listas del envío, para que el contenido llegue a al público objetivo.

8. Revisa tus parámetros y realiza el envío inmediato o configúralo.

5 ventajas de crear una base de datos de calidad en email marketing

Base de datos para email marketing en la plataforma de MDirector

Estos son los principales beneficios que puedes obtener al crear tu propia base de datos de calidad siguiendo las prácticas mencionadas:

• Aumentar ventas. Mediante una lista de contactos bien gestionada, es posible incrementar las transacciones comerciales, ¿cómo se logra? A través de mensajes relevantes que capten la atención del usuario, también con promociones personalizadas o recuperando clientes que han dejado artículos en el carrito con recordatorios personalizados para incentivarlos a terminar el proceso de compra.
• Mejorar los servicios de soporte. Si los agentes de soporte tienen más información de los clientes, a través de una base de datos actualizada, podrán mejorar la experiencia de usuario.
• Mantener a los clientes continuamente informados teniendo en cuenta sus intereses para asegurarte de que reciban información que sea relevante para ellos.

Sobre la compra de bases de datos de emails

Adquirir bases de datos de emails podría verse como una manera rápida de ampliar tu lista de contactos, pero es fundamental ser cauteloso con esta práctica. La principal preocupación es la falta de transparencia sobre cómo se han obtenido esos datos. Sin conocer el origen y el método de recopilación de los datos, te enfrentas a riesgos significativos como altas tasas de rebote, bajas tasas de apertura, y potenciales quejas de spam que podrían dañar la reputación de tu negocio.

Además, la adquisición de datos sin el consentimiento explícito de los usuarios no solo es una práctica éticamente cuestionable, sino que también puede contravenir regulaciones de privacidad y protección de datos como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Es esencial que cualquier base de datos haya sido obtenida de manera legítima y con el pleno consentimiento de los individuos. Construir tu propia lista de contactos de manera legal y ética no solo es más seguro sino que también asegura que estás comunicándote con personas que tienen un interés real en tu oferta.

En definitiva, centrarse en desarrollar una base de datos propia y de alta calidad debería ser el núcleo de tus estrategias de email marketing. Una vez que tengas una base sólida y conforme a la ley, estarás en una posición óptima para lanzar campañas efectivas.