Come creare una buona strategia di Email Marketing per il tuo evento virtuale

Usare una strategia di Email Marketing per un evento virtuale è un modo molto veloce ed efficace per trasmettere un messaggio a un pubblico mirato. Con questa tecnica di marketing digitale è possibile raggiungere un numero significativo di potenziali clienti con le giuste informazioni.

Queste newsletter via email sono considerate uno dei modi più semplici ed economici per inviare informazioni a lead e clienti. Pertanto, molte aziende usano questa strategia per promuovere i loro prodotti e servizi, ma anche per annunciare colloqui, riunioni o conferenze.

Pianificare la giusta strategia di Email Marketing per un evento virtuale porta con sé molti vantaggi. È possibile creare una campagna che accende l’interesse dei clienti nel tuo database, generando un alto livello di aspettativa per un buon ritorno sull’investimento.

I diversi eventi virtuali hanno bisogno di Email Marketing perché possono informare gli interessati sulle presentazioni imminenti, i loro orari, i benefici, gli ospiti, ecc. Anche dopo la fine dell’evento, seguire il pubblico attraverso l’email continua a essere uno strumento di marketing molto potente, poiché diventa un mezzo di comunicazione diretta tra il cliente e il brand.

Vantaggi dell’Email Marketing per gli eventi virtuali

I vantaggi di usare una strategia di Email Marketing per un evento virtuale sono vari. Tra i più importanti ci sono l’automazione dei processi, l’attrazione dei partecipanti e dei potenziali clienti, la personalizzazione dei contenuti e l’ottimizzazione dei database.

A.- Automazione dei processi

Usando una strategia di Email Marketing per un evento virtuale, puoi automatizzare l’intero processo di registrazione. Per fare questo, sarà solo necessario fornire un link che indirizzi verso un modulo, o verso una specifica  landing page dell’evento o al sito web del brand.

Allo stesso modo, è possibile inviare una campagna di email per invitare le persone a partecipare a tale evento in modo automatico in base agli interessi e al comportamento degli utenti nel tuo database. Un buon CRM permette una facile gestione delle informazioni ed è qui che l’Email Marketing Automation è davvero utile per risparmiare tempo e risorse.

B.- Logistica dell’evento

Con le campagne di Email Marketing per un evento virtuale, è possibile effettuare una sequenza automatizzata di invii prima e dopo l’evento. Prima di iniziare, si invia un’email per generare aspettativa alle persone che desiderano partecipare e si lavora sul lead nurturing.

Alla fine dell’evento, puoi inviare un’altra email di follow-up, ringraziando gli ospiti per la loro partecipazione. Ma se stai davvero cercando di trattenere i partecipanti, è una buona strategia inviare loro informazioni complementari su ciò che è avvenuto durante l’evento e anche fornire loro un modo per visualizzare nuovamente il contenuto online.

Tuttavia, ci dovrebbero essere anche altri tipi di invii in queste sequenze la cui funzione principale sarà quella di costruire la fiducia. Per esempio, la conferma della partecipazione all’evento virtuale o la presenza di VIP.

C.- Aumentare la portata del tuo evento

Se le persone di una certa autorità parteciperanno alla riunione, una buona strategia di Email Marketing per un evento virtuale è quella di chiedere loro di inviare inviti anche alle loro cerchie. In questo modo, se i relatori stessi raccomandano l’evento, è possibile aumentare il numero di iscrizioni.

Inoltre, tieni presente che questo aumenterà anche la tua autorità nel settore, genererà più fiducia e ti aiuterà a migliorare la reputazione del tuo brand.

D.- Risparmio di tempo e risorse

L’uso dell’Email Marketing fa risparmiare considerevoli risorse umane e finanziarie, poiché è una strategia automatizzata capace di raggiungere molte persone, e ci sono molte opzioni e piattaforme per il suo uso.

Una tale strategia può essere creata in poco tempo e personalizzata con una piattaforma adatta come MDirector. È anche una fonte di interazione costante tra il cliente e il brand prima, durante e dopo l’evento.

Come creare una buona strategia di Email Marketing per eventi virtuali

Ci sono alcuni passi che si raccomanda di seguire per avere una buona strategia di Email Marketing per un evento virtuale. Avere un buon database è il passo più importante prima di iniziare a inviare messaggi email.

Inoltre, conoscere i clienti che fanno parte del database è vitale per inviare loro campagne personalizzate che abbiano un vero impatto. È importante ricordare che non tutti i contatti riceveranno l’invito, poiché gli utenti devono essere segmentati e solo quelli che sono veramente interessati dovrebbero riceverlo.

Un altro aspetto da tenere a mente quando si lavora con l’Email Marketing è la necessità di mantenere il tuo database pulito per essere il più efficace possibile nei tuoi invii. Non ha senso sprecare risorse inviando email a contatti che non hanno mai interagito con te, a indirizzi che non esistono più o a clienti che sono inattivi da molto tempo.

La personalizzazione del messaggio è un altro fattore chiave. È stato dimostrato che l’invio di email generiche non è il modo migliore per raggiungere un pubblico di riferimento. Fornire un messaggio personalizzato è tutto e genera un tasso di apertura molto più alto. Pertanto, le linee dell’oggetto e il contenuto dovrebbero essere focalizzati su ogni individuo separatamente.

Tipi di invii in una campagna di Email Marketing per un evento online

Creare una sequenza di Email Marketing per un evento virtuale sarà il modo migliore per convincere gli utenti a iscriversi e partecipare. Quali tipi di email dovrebbero essere incluse? I seguenti sono i più vitali e coprono tutte le fasi del percorso del consumatore.

1.- Inviare un’email promozionale dell’evento

Vuoi partire con il piede giusto? Comincia a informare le persone sul tuo evento e approfitta dell’opportunità di costruire un’anticipazione per la data dell’evento. Puoi anche dare un premio o uno sconto a chi si registra per primo. In questo modo, rimarranno sintonizzati per il prossimo invio.

È anche una buona idea fare dei moduli di iscrizione agli eventi e allegarli alle tue email. All’interno puoi offrire una promozione e questo aiuterà a ottenere più persone interessate all’evento e a partecipare in futuro.

2.- Inviare un invito via email

Questo tipo di mailing dovrebbe anche essere parte della tua strategia di Email Marketing per un evento virtuale. Si tratta di invitare le persone che fanno parte del vostro database a partecipare. Questi messaggi possono includere come sarà l’evento, chi saranno gli ospiti e quali saranno gli argomenti da discutere.

Questi inviti di Email Marketing possono anche essere automatizzati in base al comportamento dell’utente: se ha visitato una pagina specifica o un contenuto del sito web, per esempio. L’azienda invia un’email alle persone che sono possibilmente interessate al tuo evento, per esempio, a coloro che hanno lasciato alcuni dati su una landing page o un modulo, sui social network, ecc.

3.- Invio della conferma di partecipazione all’evento

Questa è un’altra email vitale in una sequenza di Email Marketing per un evento virtuale. Con essi, si notifica alla persona che ha approvato la sua registrazione e si è già assicurata un posto alla conferenza. Aggiungere un pulsante CTA che porta a un calendario è un buon modo per interagire con il cliente in modo dinamico e originale.

Successivamente, invia un’altra email vicino alla data dell’evento, e poi invia un altro promemoria ore prima dell’evento per preparare la persona.

4.- La possibilità di guardare una ritrasmissione dell’evento

Nel caso in cui una persona abbia perso l’evento per qualsiasi motivo, puoi inviare un’email con un link dove è possibile guardare l’evento in differita e non perdere nulla. In questo modo, l’azienda mostra il suo impegno verso le persone e dimostra empatia verso coloro che non hanno potuto partecipare.

5.- Invio di un’email post-evento

 Questo tipo di mailing viene inviato dopo la fine degli eventi virtuali. Serve per ottenere il feedback delle persone sull’evento. Allo stesso modo, gli ospiti vengono ringraziati per la loro presenza e possono essere invitati a un evento futuro. Molte email di questo tipo hanno spesso file audiovisivi e allegati sull’evento.

Fare un riassunto di ciò che è successo durante l’evento è un buon modo per generare interesse per gli inviti futuri. Fare un trailer con i punti salienti dell’evento e mostrarlo in un breve video è una buona raccomandazione.

Questi messaggi servono a fidelizzare i clienti e ad alimentare l’interazione tra l’azienda e i suoi clienti. L’Email Marketing per un evento virtuale funziona come un canale formale di comunicazione e viene utilizzato sia per scopi commerciali che pubblicitari.

Con MDirector puoi inviare le tue campagne in modo personalizzato, grazie al nostro potente strumento di Email Marketing Automation. Hai bisogno di una soluzione professionale? Comunica con i tuoi clienti e fidelizzali.