Cos’è un workflow e come usarlo correttamente

Per sapere cos’è un workflow, la traduzione letterale è flusso di lavoro. Cioè, una catena di compiti che vengono svolti mentre si verificano altre azioni. Il risultato finale è di solito un grafico che ricorda da vicino qualsiasi piano metropolitano delle grandi città.

Nel caso del marketing digitale, si tratta di azioni che vengono eseguite solo in presenza di una serie di condizioni. Pertanto, si potrebbe dire che un workflow adeguato ha i seguenti elementi:

• Scenario iniziale: il punto da cui comincia.
• Condizioni o fattori scatenanti: ciò che deve accadere affinché il workflow proceda. I trigger sono gli elementi scatenanti dell’azione conseguente.
• Attività o azioni: cosa succede se si verifica un trigger.
• Creatività dei contenuti: è essenziale che questi compiti siano adeguatamente preparati e che sono segmentati per gli utenti su cui si desidera avere un impatto.
• Scenari risultanti: il luogo che si desidera raggiungere. In molti casi, è il nuovo inizio di un’altra azione innescata da una condizione specifica.

Flussi di lavoro nell’automazione del marketing

Come puoi vedere nella guida gratuita “Strategie di automazione del marketing per aziende vincenti”, pubblicato da MDirector, tutti questi elementi interagiscono tra loro in modo da produrre una specifica attività lavorativa basata su:

• Come sono strutturate le attività.
• Come proseguono.
• Qual è l’ordine correlato tra alcuni compiti e altri.
• Come si sincronizzano
• Quale risultato è previsto.

Funzionalità che definiscono cos’è un workflow di email marketing

Pertanto, un workflow di email marketing automatizzato molto comune è il seguente:

• Scenario iniziale: una landing con un form che deve essere completato per un download, ad esempio. Simile a quello nell’immagine sopra.
• Condizioni o fattori scatenanti: quando un utente compila il modulo e preme il pulsante “Aiutami a trovare la strada”.
• Attività o azioni: il passaggio successivo che si verifica è che l’utente riceva un’email nel proprio gestore di posta elettronica. In molti casi sarà richiesto un nuovo passaggio nel workflow per la conferma che l’e-mail è corretta.
• Creatività nei contenuti: come puoi vedere nell’esempio, si tratta di occuparsi della landing con tutti gli elementi essenziali: titolo, spiegazione dei campi da compilare, pulsante CTA, … Inoltre, è importante prendersi cura dell’email ricevuta. Dall’argomento, è importante che sia associato alla pagina di destinazione, al contenuto dell’e-mail o persino al momento in cui viene ricevuto. Di solito è uno dei problemi principali del non capire cosa sia un workflow. Se l’utente non riceve la comunicazione quando la attende, il workflow non avrà funzionato.
• Scenari risultanti: in questo caso sarebbe il download del documento richiesto che, a sua volta, avrebbe lasciato il posto a un nuovo workflow che dovrebbe verificare se l’utente ha ricevuto ciò che si aspettava.

Tipi di flussi di lavoro automatizzati via e-mail

È possibile generare diversi flussi di lavoro per l’email marketing. E molti che non sono ancora stati utilizzati, ma sicuramente saranno più che necessari nel prossimo futuro, quando i brand apprenderanno cos’è un workflow.

Questi sono 1o dei workflow di email marketing automatizzati più interessanti che puoi pianificare:

1.- Nuovo abbonato

Le note e-mail di benvenuto sono uno dei migliori esempi per imparare cos’è un workflow. Questi sono i messaggi che vengono inviati automaticamente quando un utente si iscrive a una newsletter, ad esempio. La sequenza di questo workflow è la seguente:

• Scenario di partenza: si tratta di un modulo sul sito Web del brand in questione. O sul lato destro della pagina o, cosa è più comune oggi, in formato pop-up.
• Condizioni: quando viene premuto il pulsante della CTA che invia il modulo.
• Azioni: si verifica una doppia azione:
  • Da un lato, viene ricevuta un’e-mail di conferma se il processo prevede un double opt-in. Successivamente, anche questa e-mail di benvenuto al nuovo utente viene ricevuta automaticamente.
  • Dopo aver cliccato sulla CTA raggiungerai una pagina di benvenuto.
• Scenario risultante: pagina di benvenuto o e-mail. Da cui è possibile far nascere altri flussi di lavoro successivi.

2.- Recupero del carrello

In questo caso, scoprire cos’è un workflow efficace è la chiave per aumentare le vendite. Se un e-commerce non funziona il recupero del carrello permetterà di recupeare un buon numero di conversioni. Perché è più comune di quanto sembri che gli utenti dimentichino i prodotti che hanno selezionato in un carrello.

La sequenza di questo workflow è la seguente:

• Scenario iniziale: si tratta di un workflow con diversi punti di partenza. Il primo l’identificazione di un carrello è stato abbandonato.
• Condizioni: prima si verifica, meglio è. È stato documentato che se il workflow di recupero del carrello viene attivato entro un’ora dall’accaduto, ha un’alta percentuale di successo.
• Azioni: di solito viene inviata un’e-mail che ricorda i prodotti dimenticati nel carrello virtuale.
• Scenario risultante: possono verificarsi due situazioni:
  • Se l’utente decide di riattivare l’acquisto, viene passato a un workflow di vendita.
  • Se lo ignora, puoi inviare una seconda e persino una terza email automatizzata. In questi casi sono di solito accompagnate da sconti interessanti.

3.- Vendita

Pochi brand sfruttano davvero il processo durante e dopo l’acquisto anche se si tratta di una delle volte in cui gli utenti sono disposti ad ascoltarti.

La sequenza di questo workflow sarebbe la seguente:

• Scenario di partenza: una vendita di qualsiasi prodotto.
• Condizioni: nel momento in cui viene premuto il pulsante Acquista dopo aver fornito i dati di registrazione, pagamento e spedizione.
• Azioni: questo è uno dei momenti in cui è importante scoprire cos’è un workflow. Se eseguita correttamente, la sequenza dei messaggi dovrebbe includere e-mail che mostrino lo stato della spedizione e i sondaggi, una settimana dopo aver ricevuto il prodotto. Senza dimenticare, ad esempio, i messaggi di upselling e di cross-selling.
• Scenario risultante: la cosa normale è passare a un workflow di supporto principale che porti il cliente a acquistare nuovamente.

4.- Lead nurturing

Questo è uno dei flussi di lavoro più interessanti da automatizzare. Vuoi rimanere in contatto con i tuoi lead per portarli attraverso la canalizzazione di conversione? Sai come provare a fidelizzarli in modo che passino dall’essere lead a clienti? Questa è la sequenza che dovresti seguire:

• Scenario iniziale: da un acquisto a una registrazione o un download di un documento. Pertanto, lo scenario di partenza può essere il sito Web del brand, una landing o persino una newsletter.
• Condizioni: il pulsante di acquisto, la registrazione o un collegamento in qualsiasi newsletter del brand.
• Azioni: normalmente si pianifica una serie di e-mail con informazioni interessanti per l’utente.
• Scenario risultante: l’obiettivo che si vuole raggiungere è convertire utenti in clienti.

5.- Pulizia del database

Sai che conservare record inappropriati nel tuo database è dannoso per il tuo brand? Molti pensano che più record si hanno, meglio è. Ma la verità è che, da un lato, è più costoso poiché, quando arrivano numerosi utenti e invii mensili, tutte le piattaforme di email marketing passano dal freemium al modello di pagamento.

Inoltre non corri solo il rischio che qualcuno di questi utenti decida di inviarti nella cartella spam ma gli ISP valutano negativamente i tuoi invii quando la percentuale di apertura è molto ridotta, per esempio.

Per definire cos’è un workflow di pulizia del database, dovresti pianificare la seguente sequenza di messaggi:

• Scenario iniziale: un utente non ha aperto le tue e-mail.
• Condizioni: di solito è indicato un tempo specifico. Ad esempio, se negli ultimi 6 mesi nessuna delle tue comunicazioni è stata aperta.
• Azioni: viene inviata un’e-mail che indica che si annulla l’iscrizione dall’elenco nel caso in cui l’utente non si riattivi.
• Scenario risultante: dipende dalla risposta dell’utente. Se è positiva, passiamo a un nuovo scenario di crescita dei lead. In caso contrario, è possibile procedere a un secondo invio oeliminare direttamente gli utenti dal database.

6.- Lead scoring

Un altro dei momenti che si considerano poco è la segmentazione degli utenti, il punteggio principale che valuta ogni utente e lo valorizza. Oltre a posizionarlo in un punto specifico dell’imbuto di conversione. Devi definire quale workflow di punteggio ti permetterà di conoscere meglio i tuoi clienti. E sapere quali messaggi inviare in ogni momento specifico.

La sequenza di questo workflow sarebbe la seguente:

Scenario di partenza: esiste un database ma è necessario migliorarlo e segmentarlo.

Condizioni: decidi di migliorare i filtri nell’elenco dei record.

Azioni: di solito consiste in un’e-mail in cui viene offerto qualcosa agli utenti in cambio della compilazione di dati che migliorano la loro segmentazione.

Scenario risultante: un elenco di record segmentati.

7.- Recupero del contatto con un cliente

Prima di perdere un cliente, per qualsiasi motivo, viene effettuato un tentativo di recupero o riattivazione contatto. Questo workflow può essere confuso con la pulizia dei record ma è un approccio completamente diverso. In effetti, potrebbe essere il passaggio precedente in una tale sequenza di messaggi. In questo caso, la sequenza potrebbe essere:

• Scenario iniziale: il contatto con un utente è stato perso. In molte situazioni è un cliente normale che ha smesso di aprire i messaggi del brand.
• Condizioni: di solito c’è un momento specifico per attivare questo workflow. Ad esempio, la terza volta che un abbonato non apre le e-mail che gli vengono inviate.
• Azioni: possono essere diverse. Un’azione interessante è quella di inviare un SMS tramite una piattaforma di SMS marketing agli utenti che non aprono i messaggi via e-mail. Un’altra opzione è quella di inviare un messaggio di posta elettronica in cui la creatività è focalizzata sull’argomento, con l’obiettivo che venga aperto.
• Scenario risultante: riattivazione del contatto con l’utente o passaggio a un workflow di pulizia del database.

8.- Scarica un documento

È uno dei flussi di lavoro di automazione dell’email marketing più comuni. La sequenza di questo workflow sarebbe la seguente:

• Scenario iniziale: una landing page che propone il download di un documento.
• Condizioni: è necessario che l’utente compili alcuni dati di base in un modulo e, soprattutto, faccia clic su un CTA di download.
• Azioni: viene inviato un messaggio di posta elettronica come quello nell’esempio qui sopra in cui viene mostrato un collegamento al download.
• Scenario risultante: in genere l’utente arriva a un’altra pagina da cui è possibile scaricare il documento desiderato. Da lì dovresti procedere con un altro workflow, ad esempio, lead nurturing.

9.- Evento

Di solito lavori con eventi sul territorio o digitali? Sai come trarne vantaggio con un’adeguata strategia multicanale? Per aiutarti, puoi scaricare questa Guida di MDirector per rendere il tuo evento un successo combinando azioni su canali diversi.

Quindi è interessante disporre di un workflow adeguato di email marketing automatizzato come il seguente:

• Scenario di partenza: la creazione di un evento.
• Condizioni: possono essere diverse. Il brand stesso invia un’email al suo database per informare che si verificherà un evento. Ma la condizione più interessante si verifica quando un abbonato è interessato a un evento. O quando ti sei già registrato per partecipare all’evento.
• Azioni: da quel momento in poi, di solito vengono inviate una serie di comunicazioni in cui si inviano i dettagli, fino all’evento. Inoltrei messaggi dovrebbero essere inviate anche durante l’evento e nella fase di post-evento.
• Scenario risultante: al termine dell’evento, l’utente potrebbe passare nuovamente a uno scenario di sviluppo del lead.

10.- Congratulazioni per gli utenti

L’ultimo caso per mostrare cos’è un workflow e come usarlo correttamente è un: congratulazioni agli utenti. Possono essere di molti tipi diversi: compleanno, anniversario come cliente, congratulazioni per aver eseguito alcune azioni concrete, …

Una delle sequenze di messaggi di questo workflow potrebbe essere la seguente:

• Scenario di partenza: il brand vuole celebrare un evento specifico.
• Condizioni: dipende da cosa vuoi festeggiare. Ad esempio, se si tratta di fare gli auguri di compleanno degli utenti, il trigger gestirebbe un invio il giorno del compleanno specificato nel database.
• Azioni: è normale che un messaggio non solo faccia le congratulazioni ma includa anche un buono regalo che incoraggia l’utente a effettuare una conversione.
• Scenario risultante: se è stata inviata un’offerta, dovrebbe passare a un workflow di vendita. Tuttavia, è più comune che questi tipi di flussi siano integrati in una sequenza di fidelizzazione dei contatti.

Come puoi vedere, scoprire cos’è un workflow e come usarlo correttamente è essenziale per qualsiasi brand. Ma non tutto definisce un workflow concreto. Avrai anche bisogno di una piattaforma di e-mail professionale come MDirector che ti consenta di gestire i messaggi automatizzati.

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