E-mail Marketing per webinar: Come promuoverli per attirare il pubblico

L’e-mail marketing per i webinar è un modo molto efficace di aumentare il pubblico, poiché potrai fornire contenuto di valore e unico al 100% e posizionarti come esperto nella tua nicchia di mercato. Allo stesso tempo, serve per attirare lead qualificati e mantenere l’interesse degli iscritti, anche se questi sono clienti già fidelizzati.

Come contenuto per una campagna di e-mail marketing, il webinar è uno dei formati più efficaci. Infatti, presenta un tasso di apertura più alto rispetto ad altre campagne. Secondo dati propri di MDirector, di media il marketing via posta elettronica ha un tasso di apertura superiore al 30%. Una percentuale che può superare il 40% se si tratta di e-mail su webinar.

Allo stesso modo, anche il tasso di clic è superiore, poiché sono invii in cui gli iscritti sono realmente interessati, quindi cliccheranno sulle CTA e si iscriveranno ai tuoi seminati online con più facilità.

Senza dubbio, l’e-mail marketing per i webinar è un modo veloce e con un investimento minimo in confronto ad altre strategie, che permette di aumentare e assicurare la partecipazione a questo tipo di eventi web. In questo articolo ti spiegherò come puoi ottenere i migliori risultati con questo tipo di compagnie e vedremo alcuni esempi di e-mail che ti guideranno nell’invio di e-mail per webinar.

Consigli per creare una buona e-mail marketing per i webinar

Prima di promuovere il webinar per posta elettronica è necessario realizzare un progetto dell’evento, che generi aspettative nel pubblico (e che le soddisfi). Qualsiasi evento richiede una preparazione e una pianificazione precedenti, indipendentemente dal fatto che venga trasmesso attraverso i media digitali. L’idea è di ridurre al minimo gli errori e massimizzare la qualità di ciò che offri. Per questo, dovresti tenere conto di questi passaggi:

1.- Scegli un tema e definisci gli obiettivi

Un webinar è un seminario web diretto da esperti su una materia in questione. È quindi necessario pensare al tema e a come esporlo. Oltre a basarsi unicamente sull’esperienza, bisogna saper affascinare senza puntare a temi troppo complessi. Quando si dispone di conoscenze profonde su un tema c’è il rischio di cadere in scenari troppo estesi, quindi la prima cosa da fare è stabilire che cosa si vuole dire e come presentarlo, in modo che attiri l’attenzione.

È importante che l’approccio sia attuale, in modo che il potenziale pubblico sia interessato al tema. Ogni nuovo dato che aggiunge valore sarà un’opportunità di successo per il seminario. È anche una buona idea rivedere ciò che è stato fatto in precedenza. Indaga sulla tua concorrenza in modo da poter presentare un webinar con contenuti diversi e migliorare l’esperienza per il tuo pubblico.

2.- Scegli il formato del webinar

Una volta che saprai ciò che andrai a dire e quali sono gli obbiettivi che vuoi raggiungere, è il momento di scegliere tra i soliti formati:

• Tavola rotonda. In questo formato dirige il seminario un solo oratore. Affronta varie prospettive di una tema in particolare e fa domande al pubblico.
• Oratore unico. In questo caso, una figura parla su un tema, lo sviluppa e, alla fine, risponde alle ipotetiche domande del pubblico. Webinar dal vivo. Questa dinamica è più interattiva e permette di porre domande e risposte in tempo reale per sviluppare un tema concreto. È importante che l’oratore abbia un buon dominio dell’argomento e del pubblico per poter delineare la durata e l’approccio.
• Webinar di Un formato sempre più comune nell’ambito del seminario online. Intervistatore e intervistato sono i responsabili dell’argomento. Alla fine di esso ci può essere un piccolo spazio per chiarire eventuali dubbi.

3.- Scegli la piattaforma

Questo, di solito, è uno dei passaggi più complessi, poiché dalla piattaforma dipenderà, a grandi linee, l’esperienza dei tuoi utenti. Prima di fare una scelta devi considerare il numero di partecipanti all’attività, in modo che non ci siano problemi di comunicazione e durata e che tutti si sentano a proprio agio.

Ultimamente si tende a puntare a strumenti come Zoom o Google Meet, ma bisogna anche tenere conto della registrazione dell’attività e di quanto tempo sarà disponibile per chi ha avuto un problema di connettività o non ha potuto godersela dal vivo. Cerca sempre strumenti attraverso i quali puoi gestire un elenco ristretto di partecipanti che richiede un abbonamento previo.

4.- Crea il tuo copione

Il seguente passo è strutturare il tuo contenuto. Devi trovare un inizio, svilupparlo e terminarlo. A seconda dell’esperienza dell’oratore, è possibile pianificare tutto ciò che andrai a dire, o creare semplicemente una guida menzionando ogni punto. Questa parte è importante perché va a fornirti un’idea della durata dell’evento. Inoltre, puoi calcolare ipotetiche domande da parte del pubblico.

Questa è la fase per organizzare il materiale di supporto, controllare la squadra di cui avrai bisogno, esercitarti con le cose che dirai e assegnare ruoli alla tua squadra, in modo che sia preparata e non vada nel caos per eventuali problemi. Questi ruoli serviranno anche a determinare chi sarà il presentatore e se avrà qualche supporto durante il seminario.

Come garantire pubblico in una campagna di e-mail marketing webinar

Una volta che avrai la tua pianificazione su ogni aspetto dell’evento, è il momento di iniziare a costruire la campagna di e-mail marketing per i webinar. Ed ecco una domanda fondamentale: Come fare in modo che il pubblico si interessi all’evento, si registri e assista ad esso? Dovrai tener conto di vari fattori:

1.- Pianifica il tempo

Se concentri i tuoi maggiori sforzi nella campagna di e-mail marketing devi considerare come la strutturerai, quello che dirai, come si vedrà e quale sarà la tua strategia per renderla allettante. Allo stesso modo, non puoi pretendere che le persone si inscrivano da un giorno all’altro, devi considerare un lasso di tempo in modo che si organizzo e si decidano a iscriversi.

Per iniziare, puoi promuovere il webinar attraversi vari canali, ma tutto dipenderà dagli obiettivi prefissati e dalle tue risorse. D’altro canto, è importante che ti concentri sulla tua lista di iscritti. Ricorda che sono lì volontariamente e sono davvero interessati a ciò che stai loro offrendo.

2.- Misura la frequenza degli invii

Non esagerare con invii troppo frequenti. Ricevere troppe e-mail che parlano della stessa cosa può finire per assillare l’iscritto, che può finire per etichettarti come SPAM o addirittura disiscrivendosi dal tuo servizio. In termini generali, la pianificazione dovrebbe essere accurata come quella delle vostre newsletter periodiche.

In questo caso, noi di MDirector ti raccomandiamo di inviare tre tipo di e-mail:

• Un primo invio presentando l’evento e fornendo tutte le informazioni possibili.
• Una seconda e-mail di promemoria dell’appuntamento, da inviare una settimana prima della prima e-mail.
• E una terza e ultima e-mail da inviare poco prima che abbia luogo il webinar. In questa è importante generare il senso di urgenza nel ricettore, ricordando ad esempio che rimangono pochi posti disponibili per assistere al seminario.

3.- Ottimizza le tue righe dell’oggetto.

Questa parte è il primo approccio che avrai con i tuoi iscritti nella tua campagna di e-mail marketing per i webinar, quindi devi chiarire l’aspetto più interessante dell’evento per attirare la loro attenzione e ottenere più aperture. Devi anche guardare cosa inserirai in esso.

In questa fase i  test A/B saranno ottimi alleati. Esegui diversi test basati su lievi modifiche alla riga dell’oggetto fino a trovare l’opzione che fornisce i migliori risultati. Per farlo, prendi spunto da ciò che sai del tuo pubblico; scrivi pensando a che tipo di frase li spingerebbe ad aprire l’e-mail e a interessarsi ai tuoi contenuti.

4.- Punta su contenuti specifici

Riassumi in poche parole quello che vuoi dire, sii diretto e conciso, in modo da riassumere in poche frasi l’intera essenza dell’evento. Progetta un problema e una soluzione con il tuo seminario.

Ricorda di inserire tutto quello che l’utente deve sapere sull’evento, l’ora, la data e il giorno in modo che decidano se vogliono e possono partecipare.

5.- Integra banner

Puoi integrare banner che annuncino il webinar nella tua pagina web per attirare l’attenzione dei tuoi visitatori e ottenere più iscritti. Qui puoi stabilire una strategia in modo da farli iscrivere alla tua lista e, successivamente, all’evento. Puoi fare la stessa cosa dal tuo profilo nelle reti sociali.

6.- Evita l’eccessiva autopromozione

È interessante inoltre che tu ottenga alleati per promuovere il tuo evento e a creare alleanze strategiche. Sponsor esterni o relatori aggiuntivi possono essere un’altra fonte di coinvolgimento del pubblico e ti permetteranno di ottenere più partecipanti senza dover inviare troppe e-mail promozionali sul webinar.

È interessante anche approfittare della visibilità che forniscono le reti sociali per promuovere il webinar nelle piattaforme su cui è presente il tuo marchio.

4 tipi di e-mail per promuovere un webinar

È il momento di passare dalla teoria alla pratica per creare una campagna di e-mail marketing composta da vari invii che serviranno a rafforzare la visibilità dell’evento per la community dei tuoi iscritti.

Per creare la tua campagna di e-mail con cui promuovere i tuoi webinar, puoi farti aiutarti da MDirector. Allo stesso modo, puoi anche automatizzare le e-mail in modo che per persone della tua lista di registrazione ricevano un’e-mail con tutti i dettagli dell’evento. Di seguito ti lascio alcuni esempi da cui puoi prendere spunto per sequenze di e-mail per i webinar:

A.- Email di invito al webinar

L’e-mail di invito a un webinar si concentra sulla promozione dell’evento in modo che i destinatari ne conoscano tutti i dettagli, quando si svolgerà, qual è il suo obiettivo e chi sono i suoi relatori. Tutto quanto appena dichiarato deve essere spiegato correttamente, così come il modulo di registrazione deve essere di facile comprensione e ben compilato. Si consiglia inoltre di aggiungere un link al calendario per creare un avviso dell’evento nella data in questione.

Ricorda che l’obiettivo è attirare l’attenzione dell’utente con un evento interessante e, ovviamente, incoraggiarlo a registrarsi. Con MDirector puoi progettare le tue e-mail di invito a webinar in base alle tue preferenze. Lo schema di base di un’e-mail di invito a un webinar deve seguire questa struttura e queste caratteristiche:

• Scrivi qualcosa di breve ma convincente che spieghi di cosa tratta l’evento e mostri perché dovresti iscriverti.
• Con la funzione di personalizzazione di MDirector puoi includere automaticamente il nome di ogni contatto nel saluto dell’e-mail, anche nella riga dell’oggetto. Questi dettagli aiutano a catturare l’attenzione del lettore e a migliorare la sua percezione del contenuto.
• Tutte le informazioni. Non tralasciare nulla: data, ora, durata e la piattaforma attraverso la quale si svolgerà l’evento, ecc. Ogni dettaglio è rilevante.
• Cura il design. Con MDirector puoi modificare un’e-mail webinar allettante e dall’aspetto professionale. Assicurati che possa essere visualizzato correttamente sia sui dispositivi mobili che sui computer desktop
• Includi una CTA chiara e ben visibile che incoraggi i destinatari a registrarsi. Usa l’opzione di personalizzazione della CTA di MDirector per inserire una parola o una breve frase che spinga il lettore a partecipare al webinar.

B.- Email di promemoria del webinar

Inviare un’e-mail di promemoria ricordando il tuo evento ha due obiettivi fondamentali. Uno di essi è ricordare agli iscritti che la data è vicina e che l’evento è confermato. In questo modo non si dimenticheranno di assistere ad esso nel caso si fossero già iscritti. Un altro obiettivo di quest’e-mail è generare un promemoria a coloro che ancora non si sono iscritti.

Questa e-mail si invia una settimana prima dell’evento e in essa potrai promuovere gli ultimi posti disponibili, quindi è importante che la redazione di essa sia caratterizzata da un tono vivace e amichevole, capace di trattenere le aspettative dell’utente. In questa e-mail puoi aggiungere altri dettagli, come qualche vantaggio che i partecipanti avranno per la loro partecipazione. Inoltre, è necessario sottolineare nuovamente la data, l’ora e la durata dell’evento.

Ricorda che questo design deve essere uguale o più allettante del primo, per questo puoi aiutarti con i modelli che MDirector ti mette a disposizione per riflettere la personalità del tuo marchio e del tuo evento in questo nuovo design.

C.- E-mail di preavviso

È un altro promemoria ma quasi immediato, poiché deve essere inviato almeno con due giorni di anticipo. È l’e-mail decisiva che confermerà se l’evento verrà svolto nel giorno e nella data stabilita. È inoltre opportuno inserire informazioni addizionali su cosa ci si debba aspettare durante il webinar, comunicando i temi specifici che verranno sviluppati e il materiale aggiuntivo di cui potrebbero aver bisogno per un’esperienza completa.

Di nuovo, la CTA assume un valore di fondamentale importanza. Per mano dell’editor di MDirector puoi giocare con varie opzioni, puoi addirittura realizzare Test A/B per determinare l’opzione più efficace. Puoi anche avvalerti delle sue opzioni di automatizzazione di marketing in modo che le persone che entrano a far parte della tua lista di registrazione ricevano questa, e altre e-mail sull’evento, in modo automatico. In questo modo ottimizzerai il processo e risparmierai del tempo prezioso.

D.- Promemoria finale

Alla fine è arrivato il tanto atteso giorno dell’evento e per niente al mondo le persone che si sono registrate devono perderselo. Questa è l’ultima possibilità perché si connettano all’evento e partecipino. In questa e-mail devi ricalcare l’importanza dell’evento e fornire tutti i dettagli su come accedere alla piattaforma su cui verrà trasmesso il webinar.

Questa e-mail viene inviata con un massimo di un’ora di anticipo e viene utilizzata dai futuri partecipanti per testare la propria attrezzatura e certificare che non ci sono problemi tecnici. Anche in questo caso puoi sfruttare le potenzialità dell’editor di MDirector per creare un’e-mail con un design che renda chiari e ben visibili il palinsesto, il link di accesso e la pianificazione dell’evento.

Infine, puoi verificare il livello di soddisfazione dei partecipanti attraverso sondaggi di soddisfazione che puoi automatizzare e includere immagini e collegamenti a risorse aggiuntive. Inoltre, MDirector ti offre uno strumento di analisi della posta elettronica per valutare l’e-mail marketing del tuo webinar e apportare modifiche per aumentare l’efficacia delle future e-mail o per aumentare il numero di iscritti dell’ultimo seminario.

In conclusione, i webinar sono un’ottima opportunità per attrarre un pubblico più ampio e fidelizzare il proprio nelle campagne di e-mail marketing, basta una corretta pianificazione e una fase di promozione di successo per raggiungere questi obiettivi. Pertanto, gli utenti possono essere invitati e persino avere la possibilità di inviare loro la registrazione tramite e-mail marketing se non sono stati in grado di partecipare alla registrazione dal vivo. In questo modo otteniamo la registrazione dei lead e successivamente, se accettano i termini e le condizioni di registrazione, li nutriamo con contenuti di valore (soft nurturing) o, semplicemente, diamo loro accesso ai contenuti che vogliamo offrire.

Per creare campagne e-mail che promuovano i tuoi webinar, puoi affidarti agli strumenti di MDirector. Potrai così utilizzare template modificabili al 100% per dare personalità alle tue e-mail e rappresentare la linea grafica del tuo marchio nella promozione dei tuoi webinar. Inizia ora a creare le tue strategie di e-mail marketing per webinar!