Guida alle e-mail transazionali: tutto ciò che devi sapere

Le e-mail transazionali si riferiscono a una transazione precedente effettuata dagli utenti. Sono e-mail che offrono informazioni su un’azione, come un’e-mail che offre tutti i dettagli di un acquisto online.

Sai che puoi sfruttare questo tipo di invii automatici per rafforzare il legame con i tuoi clienti? Contrariamente a quanto le persone tendono a credere, l’invio di un’e-mail transazionale con un valore differenziale aumenterà la fedeltà al tuo marchio. È quindi una preziosa opportunità per connetterti meglio e maggiormente con il tuo pubblico di destinazione e moltiplicare le tue conversioni.

Affinché tu possa potenziare le tue strategie di marketing, ti forniamo questa guida completa sull’uso delle e-mail transazionali, in modo che tu possa trasformarle nei tuoi grandi alleati per migliorare l’esperienza dell’utente.

Che cosa sono le e-mail transazionali?

Come indica il nome, un’e-mail transazionale è un’e-mail che risponde a una transazione. Tuttavia, il concetto va oltre l’aspetto economico. Infatti, tra i tipi di e-mail transazionali ci sono anche quelle che vengono inviate in risposta a una conversione o a una precedente interazione, come ad esempio un messaggio per cambiare il codice di accesso o un’e-mail di benvenuto.

Queste e-mail sono diverse da quelle di tipo promozionale e sono estremamente importanti perché forniscono informazioni aggiuntive e dettagliate alla persona che le riceve. I testi transazionali possono anche costituire una prova legale dell’azione che è stata eseguita, quindi è fondamentale che questo tipo di comunicazione avvenga nel commercio elettronico.

Ad esempio, il settore bancario utilizza spesso questo tipo di e-mail ed esse fanno parte della sicurezza dei tuoi dati e del tuo conto. Per reimpostare una password, ad esempio, è molto probabile che nella posta in arrivo arrivi un’e-mail che notifica l’azione e avverte l’utente o informa l’avvenuta modifica. Questi tipi di testi transazionali dispongono la data e l’ora in cui è stata effettuata la modifica, da quale l’indirizzo IP, il paese, il modello di hardware da cui è stata effettuata la modifica e le informazioni di contatto di sicurezza o supporto per essere preparati per qualsiasi evenienza.

Differenze tra e-mail transazionali ed e-mail marketing

Quando si sviluppa una campagna di marketing devi sapere che questa è essenziale per il tuo marchio, ma è importante comprendere i limiti e le caratteristiche di un’e-mail transazionale e promozionale per evitare errori.

È vero che quando si elabora una strategia di e-mail marketing ed e-mail transazionale, si parte dall’indirizzo e-mail. Tuttavia, queste sono due modalità diverse per natura, quindi hanno le loro regole e differenze:

E-mail transazionale

• Non vengono inviate in massa. Pur avendo i propri utenti in una lista di indirizzi, un’e-mail di transazione è unica perché risponde precisamente ai dati dell’azione che un determinato utente ha compiuto.
• Il contenuto ricevuto in un’e-mail transazionale è personalizzato e basato sull’azione che ogni persona ha compiuto.
• È possibile che l’e-mail contenga
• Sono funzionali e soddisfano un obiettivo specifico legato all’azione svolta dall’utente, che si tratti, ad esempio, di fornire un feedback su una registrazione o su un acquisto.
• Come regola generale, sono e-mail che vengono inviate in modo automatico.
• Non puoi fare a meno delle e-mail transazionali. Devono essere presenti perché sono necessarie.

Email marketing

• Vengono inviate a una lista di contatti i cui membri ricevono le stesse informazioni.
• Chi riceve posta di e-mail marketing non deve aver precedentemente instaurato un rapporto commerciale.
• Richiedono una pianificazione e sono premeditate. Anche il giorno e l’ora dell’invio sono programmati, cosa che non è possibile fare con un’e-mail transazionale.
• Hanno sempre uno scopo commerciale.
• Non sono personalizzate e non contemplano la storia delle azioni di ciascuno.

Tipi di e-mail transazionali con esempi

Esistono diversi tipi di testi transazionali che si adattano a ciascuna situazione e svolgono una funzione specifica in ciascun caso. Come abbiamo detto, l’invio è attivato da un’azione, quindi il contenuto dipende sempre da ciò che svolge la persona.

Di seguito ti presentiamo le principali tipologie di e-mail transazionali con le loro caratteristiche e vedremo alcuni esempi. Per preparare ciascuna di essa, puoi utilizzare lo strumento MDirector e iniziare a rafforzare la connessione con i tuoi clienti.

E-mail di conferma dell’ordine

Questa è una delle e-mail transazionali più importanti in quanto fornisce tutti i dettagli di un ordine che è stato effettuato su un sito web. È un modo per avvantaggiare l’utente fornendo tutte le informazioni in un unico posto, ma aiuta anche a mantenere un ordine logico nelle transazioni che avvengono nella tua attività.

Gli obiettivi di un’e-mail transazionale di conferma dell’ordine possono essere:

• Informare sulla conferma dell’acquisto realizzato.
• Annunciare che l’ordine è stato elaborato con successo.
• Informare sui dettagli dell’ordine, come la data prevista di consegna.
• Offrire la possibilità all’utente di tracciare l’ordine in base ai dati ricevuti.
• Dar fiducia alla transazione e informare sui dati collegati a tale transazione.

Questa e-mail dovrebbe essere fondamentale se hai un negozio online, poiché potrai dissolvere i dubbi dei tuoi clienti, trasmettere maggiore trasparenza del servizio e tenere in ordine i processi operativi della tua attività.

E-mail dei dati di fatturazione

Questa e-mail è essenziale anche dopo aver effettuato un acquisto online. Tuttavia, molte aziende preferiscono semplificare il processo e unire o fondere la conferma dell’ordine e le informazioni di fatturazione. Tutto dipenderà dal tuo processo di acquisto e dalla velocità con cui puoi generare una fattura. In ogni caso, a seconda della natura dell’attività, è valido anche l’invio separato delle due e-mail.

Come indica il nome, è un’e-mail in cui l’utente riceve tutti i dettagli della sua fattura in modo scorporato. I suoi obiettivi principali sono:

• Notifica che il pagamento è stato effettuato con successo.
• Notifica se c’è stato un errore con il pagamento durante il processo.
• Scorporare le informazioni su prezzo, IVA, costi di spedizione, periodi di scadenza, ad esempio.
• Offrire una ricevuta trasparente che le persone possono conservare per controllarla.

È molto comune vedere questo tipo di e-mail nei servizi online che non consegnano un prodotto fisico. In questo caso, dispensano dalla conferma d’ordine e facilitano direttamente la fatturazione. Un esempio sono le piattaforme di streaming come Netflix o Spotify.

E-mail di conferma registrazione

Come regola generale, per accedere a qualsiasi servizio online è necessario che la persona segua un processo di registrazione. È così che ottiene un account valido e può eseguire azioni come l’acquisto di un prodotto fisico o l’utilizzo del servizio digitale. Per ottenere questo account è necessaria la convalida dell’indirizzo e-mail, quindi è un’e-mail che certifica che la registrazione è andata a buon fine.

Gli obiettivi di un’e-mail di conferma della registrazione transazionale sono i seguenti:

• Semplificare la convalida dell’iscrizione con un’e-mail di conferma.
• Verificare che l’indirizzo e-mail non contenga errori per ricevere poi le e-mail.
• Attivare un account con successo.
• Verificare che la persona non si sia iscritta per sbaglio.

Ricorda che queste e-mail sono funzionali. È qui che sta la differenza tra un’e-mail di conferma di registrazione e un’e-mail di benvenuto transazionale, poiché quest’ultima è di tipo promozionale. Quest’ultima, infatti, di solito include sconti per attirare gli acquisti del momento, nonché pulsanti con DTA per effettuare un acquisto di un prodotto o servizio sul sito web.

E-mail di sicurezza e password

Quando le persone apportano modifiche al proprio account, dovrebbero essere avvisate: potrebbe trattarsi di un errore o di un tipo di frode. Queste e-mail di sicurezza sono molto importanti, poiché possono prevenire un crimine avvisandoti di uno strano movimento associato all’account. Indipendentemente dal settore, le e-mail transazionali di sicurezza o di reimpostazione della password devono essere presenti nelle tue azioni commerciali.

Gli obiettivi di queste e-mail relative alla sicurezza e ai codici di accesso sono molteplici:

• Notificare che la password è stata modificata.
• Stabilire un rapido canale di comunicazione in caso di qualsiasi evenienza o movimento sospetto.
• Inviare codici di sicurezza.
• Verificare o autenticare una modifica della password.
• Recupera la password dimenticata.

Questi invii sono fondamentali per mantenere i contatti e le tue interazioni regolari poiché evitano alle persone di dover effettuare nuove registrazioni.

Come configurare le tue e-mail transazionali?

L’invio di e-mail transazionali risponde a un processo semplice. Si tratta infatti di una  invio automatico, quindi è configurato per una sola volta ed è pronto per sempre. Tuttavia, è necessario tenere conto di determinati criteri. Ad esempio, sebbene possa non sembrare necessario, la linea grafica di queste e-mail deve seguire la linea del tuo marchio per mantenere la fiducia dei tuoi iscritti. Con MDirector puoi accedere a modelli personalizzabili che ti consentono di progettare le tue e-mail transazionali in base alle tue esigenze.

Inoltre, è importante considerare altri aspetti relativi alla configurazione di questo tipo di e-mail transazionali:

1.- Scegli un SMTP affidabile

Il SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) è un protocollo di trasferimento e-mail che ti dà la possibilità di inviare i tuoi messaggi tramite un servizio esistente. Nel caso delle e-mail transazionali hai due possibilità:

• Utilizzare una soluzione dedicata che ti consente una maggiore personalizzazione, la capacità di misurare i risultati e una maggiore deliverability.
• Utilizzare un SMPT Replay o di inoltro, che è un servizio al di fuori del sistema. Con questo sistema esterno puoi avere vantaggi come evitare limitazioni sulla dimensione degli invii o sovraccarico del server.

Tutto dipenderà dalle dimensioni della tua lista, dal peso dei tuoi allegati e dalle esigenze generali della tua attività.

2.- Organizza e separa le e-mail

Per assicurarti che le tue e-mail transazionali non riscontrino di problemi di consegna, devi tenerle organizzate e separate al di fuori delle campagne. Verifica che la tua piattaforma di e-mail marketing disponga di un sistema di categorizzazione degli invii in modo da poterle separare in base ai seguenti campi:

• Registrazione
• Iscrizione
• Pagamenti
• Fatture
• Password

Inoltre, se disponi di Webhooks, puoi ricevere notifiche sui tuoi nuovi iscritti, cancellazioni, reclami degli utenti, problemi di apertura o hard bounce. Un problema con la tua campagna di e-mail marketing può portare a difficoltà con la consegna di e-mail transazionali.

3.- Configura i parametri con il tuo strumento di MDirector

Uno strumento intuitivo come quello di MDirector ti permetterà di configurare tutte le caratteristiche di invio tenendo conto delle azioni che compie l’utente. In questo modo puoi modificare le opzioni dei tempi di consegna, i contenuti, le pianificazioni e tutto ciò di cui hai bisogno affinché la tua e-mail transazionale parta puntuale e correttamente configurata.

Quali vantaggi offrono le e-mail transazionali?

Le e-mail transazionali possono offrire gli stessi vantaggi di una normale campagna. È importante che tu capisca che queste e-mail rappresentano anche un vantaggio per la tua attività, e questo è dimostrato dalle statistiche:

• Secondo i dati della società tecnologica Experian, le e-mail transazionali hanno un tasso di apertura più elevato: circa 8 punti in più rispetto a quello di una e-mail commerciale. Questo non è strano, dal momento che le persone sono davvero interessate a leggere questo contenuto.
• Hanno un ROI più elevato. Secondo gli stessi dati, le e-mail transazionali hanno un ritorno sull’investimento 6 volte maggiore di una newsletter, ad esempio.
• Le e-mail del carrello abbandonato riescono a recuperare l’utente e completare l’acquisto. Ciò accade perché hanno un CTR superiore del 40%, che si traduce in un tasso di conversione molto più elevato.

Elementi essenziali delle e-mail transazionali

Infine, è importante tenere conto dell’importanza di ogni elemento dell’e-mail. Nulla può ostacolare la possibilità che i testi transazionali non soddisfino il loro scopo. Tieni sempre presente i seguenti concetti ogni volta che effettui un invio:

• Oggetto. Deve essere chiaro, senza giri di parole, oltre che univoco, breve e conciso.
• Preheader. Puoi utilizzare questo spazio per aggiungere ulteriori informazioni che integrino l’oggetto e non lascino spazio a dubbi sullo scopo dell’e-mail.
• Mittente. Il tuo marchio o la tua attività devono essere rapidamente identificabili in modo veloce affinché l’utente possa aprire il contenuto.
• Aiuto. Include uno spazio di aiuto, supporto o comunicazione diretta che è un complemento per l’utente nel caso abbia bisogno di risolvere un’eventualità.

In conclusione, le e-mail transazionali rappresentano un’opportunità unica per creare fiducia nei processi online e migliorare l’esperienza dell’utente. È essenziale per la reputazione del tuo marchio che tu ti concentra sull’organizzazione di questo tipo di e-mail per poi inviarle a lungo termine e vedrai i risultati. Naturalmente, per farlo correttamente, affidati a uno strumento di e-mail marketing efficace, come MDirector, che semplifica ogni passaggio per facilitare questo processo e fornirti i migliori risultati.