Cosa sono le email transazionali ed esempi di utilizzo

Le email transazionali sono una componente essenziale nella comunicazione con gli utenti, poiché sono direttamente collegate alle azioni precedenti da loro svolte. Queste e-mail forniscono dettagli cruciali su una transazione specifica, come un acquisto online, offrendo trasparenza in ogni interazione.

Queste email sono un potente strumento per consolidare il rapporto con i tuoi clienti. Arricchire le e-mail transazionali con contenuti di valore può aumentare significativamente la fedeltà al tuo marchio ed è un modo efficace per connetterti più profondamente con il tuo pubblico e aumentare le conversioni.

Scopri come trasformare le email di conferma in alleati fondamentali per migliorare l’esperienza dell’utente e rafforzare la tua presenza online.

Cosa sono le email transazionali?

Le e-mail transazionali non si limitano alle transazioni monetarie; Includono anche risposte automatiche a conversioni o interazioni precedenti, come richieste di modifica della password o messaggi di benvenuto.

La loro importanza risiede nel fornire informazioni dettagliate e talvolta nel fungere da ricevute elettroniche nel campo del commercio elettronico.

Differenze tra email transazionale ed email marketing

Quando sviluppi una campagna di marketing, è essenziale per il tuo marchio, ma è importante comprendere i limiti e le caratteristiche di un’e-mail transazionale e di un’altra e-mail promozionale per evitare errori.

È vero che quando si concepisce una strategia di email marketing e di posta elettronica transazionale si parte dall’indirizzo email come base. Tuttavia, si tratta di due modalità diverse per natura, quindi hanno le loro regole e differenziazioni:

E-mail transazionale

• Non vengono inviati in blocco. Pur avendo utenti in una lista di indirizzi, le email di conferma di prenotazione o appuntamento sono uniche perché rispondono proprio ai dati dell’azione che un determinato utente ha compiuto.
• Il contenuto ricevuto in un’e-mail transazionale è personalizzato e basato sull’azione che ciascuna persona ha svolto.
• È possibile che l’e-mail contenga allegati.
• Sono funzionali e soddisfano un obiettivo specifico legato all’azione intrapresa dall’utente, ad esempio fornendo un feedback su una registrazione, reimpostazione della password, comunicazioni post-acquisto o promemoria del carrello abbandonato.
• Si tratta di e-mail che vengono inviate automaticamente come regola generale.
• Non puoi fare a meno delle email transazionali. Devono essere presenti perché sono necessari.

Email marketing

• Vengono inviati a un elenco di contatti i cui membri ricevono le stesse informazioni.
• Coloro che ricevono email di email marketing nella propria casella di posta non devono necessariamente aver instaurato in precedenza un rapporto commerciale.
• Richiedono pianificazione e sono premeditati. Vengono programmati anche il giorno e l’orario di invio , cosa che non è possibile fare con una email di transazione.
• Hanno sempre uno scopo commerciale.
• Non sono personalizzati e non tengono conto della storia delle azioni di ogni persona.

Tipologie di email transazionali ed esempi di buon utilizzo

Di seguito, ti offriamo una panoramica delle principali tipologie di email transazionali, evidenziandone le caratteristiche e fornendo esempi illustrativi. Per creare questo tipo di messaggi, puoi sfruttare le funzionalità dello strumento MDirector e iniziare a rafforzare la connessione con i tuoi clienti.

1.- E-mail di conferma dell’ordine

Questa email transazionale è fondamentale per fornire tutti i dettagli in un unico posto, a vantaggio dell’utente e mantenendo un ordine logico nelle transazioni. I suoi obiettivi includono informare sulla conferma dell’acquisto, annunciare l’avvenuta elaborazione dell’ordine, fornire dettagli come la data di consegna e consentire all’utente di seguirla, creando fiducia nella transazione.

2.- E-mail con i dati di fatturazione

Questa email è essenziale dopo un acquisto online. Alcune aziende semplificano combinando messaggi di conferma e informazioni di fatturazione, a seconda della rapidità con cui riescono a generare la fattura. Può essere inviato insieme o separatamente, a seconda della natura dell’attività.

Le email di conferma del pagamento dettagliano la fattura con lo scopo di notificare il buon esito dell’operazione, segnalare eventuali errori, scomporre informazioni come prezzo, IVA, spese di spedizione e offrire una ricevuta trasparente per il controllo dell’utente.

3.- E-mail di conferma della registrazione

Per accedere ai servizi online la registrazione è fondamentale. La validazione viene effettuata tramite email di transazione, che certificano il buon esito della registrazione. Gli obiettivi delle e-mail di conferma della registrazione sono solitamente quello di semplificare la convalida, verificare l’indirizzo e-mail e attivare l’account con successo, evitando iscrizioni per errore.

4.- E-mail di conferma dell’iscrizione

Questo tipo di email viene inviata automaticamente ai nuovi iscritti per verificare e confermare la loro decisione di aderire ad una lista o ad un servizio. È essenziale che questo messaggio sia chiaro, conciso e contenga informazioni rilevanti sull’abbonamento effettuato.

5.- Grazie e-mail per l’acquisto

Comunicazioni automatizzate inviate immediatamente dopo che un utente ha effettuato un acquisto online. Questa email ha principalmente lo scopo di esprimere gratitudine al cliente per il suo acquisto e confermare i dettagli della transazione, come i prodotti acquistati, il prezzo totale e le informazioni di spedizione.

Potrebbe anche includere sconti per acquisti futuri, collegamenti utili a risorse relative ai prodotti acquistati o informazioni sul processo di restituzione e sulla politica di garanzia.

Nelle future email di sollecito è possibile ricordare tutti questi elementi per cercare di catturare nuovamente l’attenzione del cliente.

Quali vantaggi hanno le email transazionali?

Le e-mail transazionali possono offrire tanti vantaggi quanto una campagna convenzionale. È fondamentale capire che queste e-mail rappresentano un vantaggio significativo per la tua azienda, come dimostrato dai seguenti fattori:

1. Automazione efficiente. Queste e-mail ti consentono di automatizzare in modo efficace i processi di comunicazione con i clienti e le notifiche sull’account. Impostando sistemi automatici per inviare e-mail di conferma delle transazioni, ad esempio, risparmi tempo e risorse impedendo al tuo team di assistenza clienti di eseguire attività ripetitive e soggette a errori.
2. Migliorare l’esperienza dell’utente. Si ottiene fornendo informazioni tempestive e pertinenti agli utenti. Dalle conferme di acquisto agli aggiornamenti sullo stato della spedizione, le e-mail di monitoraggio degli ordini contribuiscono a un’esperienza cliente fluida e soddisfacente.
3. Maggiore fiducia. Una comunicazione attenta e fluida si traduce in un miglioramento della percezione del brand da parte del consumatore. Le email transazionali trasmettono professionalità e serietà in ogni interazione.
4. Opportunità di cross-selling e upselling. Le e-mail transazionali offrono ulteriori opportunità per promuovere prodotti correlati o servizi complementari. Attraverso raccomandazioni intelligenti nelle e-mail di conferma, è possibile incoraggiare ulteriori acquisti.
5. Monitoraggio e analisi. I dati generati dalle e-mail transazionali forniscono informazioni preziose sul comportamento dei clienti e sulle prestazioni delle transazioni. Analizzando i tassi di apertura e di clic, puoi continuamente adattare e migliorare le tue strategie di comunicazione e marketing.
6. Conformità alle normative. È fondamentale rispettare le normative sulla privacy e sulla protezione dei dati, come il GDPR. Garantendo il rispetto di queste normative in ogni e-mail transazionale, la privacy del cliente è protetta e si evitano possibili sanzioni legali.
7. Tasso di apertura più elevato. Queste email tendono ad avere un tasso di apertura più elevato rispetto alle email promozionali o informative, poiché sono direttamente correlate alle azioni intraprese dall’utente. In questo modo, le aziende possono garantire che i loro messaggi chiave vengano visti ed elaborati in modo efficace.

Elementi delle email transazionali

La comunicazione transazionale via e-mail è costituita dai seguenti concetti:

• Messaggio personalizzato. Risorsa chiave nelle e-mail transazionali per creare un’esperienza più vicina e pertinente per il destinatario. Includere il nome del cliente e altri dettagli specifici della transazione aiuta a rafforzare il legame con il marchio e ad aumentare l’efficacia dell’e-mail.
• Informazione essenziale. Ogni email transazionale deve contenere i dati relativi alla transazione: dettagli dell’acquisto, numero dell’ordine, data e ora della transazione, ecc. Queste informazioni garantiscono chiarezza e trasparenza nella comunicazione.
• Invito all’azione (CTA). È importante includerli, sia per invitare il cliente a compiere un’azione specifica, come lasciare una recensione sul suo acquisto, sia per indirizzarlo verso altri prodotti o servizi.
• Collegamenti di contatto e supporto. Consentono ai clienti di accedere facilmente a ulteriore assistenza in caso di domande o problemi relativi alla transazione.
• Informazioni di fatturazione e pagamento (se applicabile). Le e-mail di conferma del pagamento dovrebbero includere dettagli di fatturazione chiari, come il metodo di pagamento utilizzato, l’importo totale fatturato e qualsiasi altra informazione correlata pertinente.
• Informativa sulla privacy e condizioni d’uso. È essenziale includere collegamenti a questa sezione dell’azienda in ogni e-mail transazionale per garantire la trasparenza e il rispetto delle normative stabilite.
• Logo e marchio. Incorporare elementi visivi dell’azienda nella progettazione delle e-mail transazionali aiuta a rafforzare l’identità del marchio e a creare coerenza visiva in tutte le comunicazioni con i clienti.
• Informazioni sul reso o sulla cancellazione. Se applicabile, devi essere chiaro su queste azioni, garantendo così tranquillità al cliente nel caso abbia bisogno di apportare modifiche al suo acquisto.
• Istruzioni di conferma o verifica (se applicabile). Se l’e-mail di marketing richiede al destinatario di confermare il proprio indirizzo e-mail, dovrebbero essere fornite linee guida chiare su come farlo. Dovrebbero contenere anche avvisi sull’attività dell’account.
• Informazioni sull’RRSS. Includere collegamenti ai profili aziendali consente ai clienti di continuare a interagire con il marchio e rimanere aggiornati su novità, promozioni e altri contenuti rilevanti.
• Piè di pagina (Footer). Questo spazio include ulteriori informazioni importanti, come l’indirizzo fisico dell’azienda, informazioni di contatto, link utili e opzioni di navigazione.
• Opzioni di cancellazione. infine, è fondamentale includere in ogni email transazionale un link chiaro e facile da trovare che permetta al destinatario di cancellarsi dalle future comunicazioni, se lo desidera, rispettando così la normativa sulla privacy.

Come configurare le tue email transazionali?

L’invio di e-mail transazionali è un processo semplice. Ed è un invio automatico , quindi si configura una sola volta ed è pronto per sempre. Tuttavia, è necessario tenere conto di alcuni criteri. Ad esempio, anche se potrebbe non sembrare necessario, la linea grafica di queste email deve seguire la linea del tuo brand per mantenere la fiducia dei tuoi iscritti. Con MDirector puoi accedere a modelli personalizzabili che ti permettono di progettare, tra le altre cose, email di aggiornamento dell’account o un’email di benvenuto, in base alle tue esigenze.

Inoltre, è importante considerare altri aspetti relativi alla configurazione di questo tipo di email transazionali:

1.- Scegli un SMTP affidabile

SMTP è un protocollo di trasferimento e-mail che ti dà la possibilità di inviare tramite un servizio esistente. Nel caso delle email transazionali hai due opzioni:

• Utilizza una soluzione dedicata che ti consente una maggiore personalizzazione, la possibilità di misurare i risultati e una maggiore capacità di erogazione.
• Utilizza un inoltro SMTP, che è un servizio esterno al tuo sistema. Con questo sistema esterno puoi avere vantaggi come evitare limitazioni sulla dimensione della spedizione o sovraccarico del server.

Tutto dipenderà dalla dimensione della tua lista, dal peso dei tuoi allegati e dalle esigenze generali della tua attività. MDirector offre ai clienti dei piani PRO e Total la possibilità di effettuare spedizioni transazionali tramite SMTP e API: ti forniamo l’indirizzo SMTP attraverso il quale devi inviare le comunicazioni email affinché escano attraverso il canale SMTP (credenziali: utente e password).

2.- Organizza e separa le email

Per garantire che le tue e-mail transazionali non soffrano di problemi di consegna, dovresti mantenerle organizzate e separate al di fuori delle campagne. Verifica che la tua piattaforma di email marketing disponga di un sistema per classificare le spedizioni in modo da poterle separare tramite i seguenti campi:

• Documentazione.
• Sottoscrizione.
• Pagamenti.
• Fatture.
• Le password.

Inoltre, se disponi di Webhook puoi ricevere notifiche sui tuoi nuovi abbonati, cancellazioni, reclami degli utenti, problemi di apertura o rimbalzi. Un problema con la tua campagna di email marketing può aprire la strada a difficoltà con la consegna delle email di transazione.

Quando invii frequentemente messaggi transazionali, come e-mail di benvenuto o conferme d’ordine, puoi semplificare il processo utilizzando modelli personalizzati. Questi modelli consentono di includere personalizzazioni e contenuti dinamici per ogni tipologia di messaggio, rendendo l’invio più efficiente ed efficace. Con MDirector hai accesso a una varietà di modelli personalizzati che rendono la creazione e l’invio dei tuoi messaggi ancora più semplice.

3.- Configura i parametri con il tuo strumento MDirector

Uno strumento intuitivo come MDirector ti permetterà di configurare tutte le caratteristiche di invio tenendo conto delle azioni che avvengono da parte dell’utente. In questo modo puoi modificare le opzioni relative ai tempi di consegna, i contenuti, gli orari e tutto ciò di cui hai bisogno affinché la tua email transazionale esca puntuale e correttamente configurata.

Allo stesso modo, hai a tua disposizione un dashboard delle statistiche dove puoi filtrare le informazioni per date e categorie, scaricare i tuoi contatti e vedere grafici con i risultati delle tue spedizioni.

In conclusione, le e-mail transazionali sono un potente strumento per stabilire connessioni significative con i clienti nei momenti chiave del processo di acquisto. Dalle conferme di acquisto agli aggiornamenti dell’account, offrono opportunità uniche per rafforzare la fidelizzazione,migliorare l’esperienza dell’utente e favorire le conversioni . Ottimizzandone il design, il contenuto e la consegna, puoi sfruttare appieno il potenziale delle e-mail transazionali per favorire la crescita della tua attività in modo efficace e duraturo.