5 software di gestione dei progetti: ottimizza le attività del tuo team

Esistono software di gestione dei progetti molto diversi. Negli ultimi 10 anni le opzioni si sono moltiplicate in modo che le aziende possano contare sulla tecnologia di supporto nella gestione dei loro progetti. E molti di loro hanno caratteristiche simili:

1. Hanno conti freemium. Sebbene quasi tutti abbiano versioni a pagamento, hanno principalmente una versione gratuita con funzionalità limitate.
2. Sono online a differenza degli strumenti di gestione dei progetti come Microsoft Projects, che fino a poco tempo fa aveva solo l’opzione di operare installati sui desktop.
3. Incorporano varie funzionalità che consentono lo sviluppo di progetti con la filosofia agile.

I 5 migliori software di gestione dei progetti secondo G2 Crowd

L’emergere di più startup con l’obiettivo di rivoluzionare la gestione dei progetti con la tecnologia ha reso necessaria la generazione di un confronto. Solo così le aziende possono prendere una decisione basata su dati reali.

Uno dei confronti più interessanti sul mercato è quello offerto da G2 Crowd. Nella sua matrice, vengono confrontate diverse variabili che identificano la soddisfazione dell’utente. Questi sono i 5 migliori software di gestione dei progetti in base al punteggio G2:

1.- Asana

Il primo nella lista dei software di gestione dei progetti è Asana. È uno strumento disponibile sia sul Web che in formato app su Android e iOS.

Il suo slogan sul web chiarisce la funzione principale di Asana: “Aiuta il tuo team a fare del suo meglio con Asana Premium. Vai oltre gli elenchi in sospeso e ottieni le funzioni necessarie per pianificare e gestire i progetti dall’inizio alla fine”.

Questo strumento che mira a facilitare il coordinamento e l’amministrazione del lavoro di squadre di tutte le dimensioni ha 4 versioni diverse:

• Di base. Per singoli utenti o team che stanno iniziando a gestire progetti. È completamente gratuito. Questo piano include opzioni comuni come la gestione delle attività, diverse visualizzazioni come elenco, scheda o calendario nonché date di consegna e responsabili.
• Premium. Per i team che devono creare piani strutturati al costo di € 10,99 per utente al mese fatturato ogni anno. Sono incorporate funzionalità come ricerca avanzata, campi personalizzati o progetti e attrezzature private.
• Affari. Per team e aziende che devono gestire il lavoro di diverse iniziative. € 24,99 per utente al mese fatturato ogni anno. Aggiungi elementi come integrazioni avanzate, portafogli o gestione delle risorse.
• Enterprise. Per le organizzazioni che necessitano di sicurezza, controllo e assistenza aggiuntiva.

2.- SmartSheet

Da parte sua, Smartsheet è definita come una “piattaforma basata su cloud che consente alle organizzazioni di tutte le dimensioni di pianificare, acquisire, gestire, automatizzare e riferire sul lavoro all’interno dell’azienda, consentendole di muoversi più velocemente, stimolare l’innovazione e ottenere di più“.

Una delle grandi differenze di questo strumento è che ha un software di gestione dei progetti personalizzati in base a diverse variabili:

• Dimensioni dell’azienda
• Settore industriale. Con una varietà di settori abbastanza specifici.
• Ruolo dell’utente
• Dipartimento che lo usa.

Questo strumento offre molteplici punti di vista nel tuo lavoro, varie funzioni di collaborazione e la possibilità di lavorare da smartphone. Senza dimenticare uno degli aspetti su cui si sta lavorando negli ultimi tempi: integrazioni con altre piattaforme. Per permetterti di farlo, ha le seguenti opzioni di prezzo:

• Individuale: € 12,50 / mese.
• Affari: € 22 / mese per utente.
• Enterprise.
• Premier.

3.- Wrike

Questo è un altro dei software di gestione del progetto che sono perfettamente definiti sui loro siti Web. Wrike parla di “Gestione del lavoro su misura per il tuo team. Il software di gestione dei progetti online che si adatta al tuo flusso di lavoro“.

Questa è una delle chiavi della maggior parte di questo tipo di strumenti: sono software di gestione del lavoro in tempo reale E hanno funzioni di alto livello che consentono alle diverse aziende di lavorare in modo più coordinato.

In effetti, Wrike offre soluzioni differenziate a seconda del lavoro dei diversi team: marketing, team creativi, team di gestione del progetto o sviluppatori e IT. Inoltre, ha 4 opzioni per quanto riguarda il prezzo:

• Wrike gratuito. Per 5 utenti È più un semplice elenco di attività condivise per piccoli team.
• Professional. Con opzioni di 5, 10, 15 utenti. Consente la pianificazione e la collaborazione complete di progetti al prezzo di $ 9,80 per utente al mese.
• Affari. Per team da 5 a 200 utenti. Fornisce una gestione sicura del lavoro con personalizzazione e rapporti esecutivi. Il prezzo è di $ 24,80 per utente al mese.
• Enterprise. Soluzione completa con un livello avanzato di controllo e sicurezza per le aziende più grandi con maggiori esigenze.

4.- Basecamp

Una delle peculiarità di Basecamp è che propone una tariffa forfettaria di $ 99 al mese indipendentemente dal numero di utenti. Una particolarità di questo project manager che molti utenti apprezzano positivamente.

Basecamp ha chiesto ai suoi utenti come era il loro lavoro prima di iniziare a usare lo strumento. E con le risposte, ha creato una pagina chiamata “Notte e giorno” poiché ci sono state migliaia di risposte ottenute che hanno definito il cambiamento della piattaforma.

In cambio del canone fisso mensile, Basecamp propone funzionalità come:

• Progetti illimitati. Puoi creare tutti i progetti di cui hai bisogno per mantenere le cose organizzate.
• Utenti illimitati. Invita tutti quelli che vuoi. Non ci sono costi aggiuntivi per utente.
• 500 GB di spazio di archiviazione per centralizzare tutto.
• Progetti di gruppo per dare ad ogni squadra il proprio spazio per collaborare.
• Clienti illimitati
• Accesso client avanzato. Puoi avere il controllo totale su ciò che i clienti possono vedere.
• Modelli di progetto per risparmiare tempo su progetti simili.
• Uno spazio unico per eseguire tutte le attività dell’azienda.

Ma Basecamp ha anche una versione gratuita. Si chiama “personale” ed è ideale per progetti personali, studenti e liberi professionisti. In questa versione puoi lavorare con 3 progetti, 20 utenti e 1 GB di spazio di archiviazione.

5.- Monday.com

La quinta opzione mostrata nell’elenco dei software di gestione dei progetti G2 Crowd è Monday.com. È uno strumento definito come “un nuovo modo di gestire i tuoi contenuti. Prevedi. Organizza. Monitora. Tutto in uno spazio visivo e collaborativo“.

In questo caso, lo strumento cerca anche di essere utile per dipartimenti come vendite o marketing. E la cosa interessante è che in soli 5 passaggi puoi capire di cosa si tratta:

• Seleziona un modello.
• Adattalo al tuo brand.
• Condividi con il tuo team e collabora facilmente.
• Guarda l’immagine grande.
• Monitora i tuoi progressi.

Questo rende felice la maggior parte degli utenti. Non sorprende che, in un’analisi interna, Wrike affermi che il 91% dei suoi clienti afferma che monday.com li aiuta a raggiungere tutti i loro obiettivi di lavoro. Inoltre l’87% afferma che li aiuta a collaborare meglio all’interno del proprio team. E il 78% ha aumentato la produttività.

I prezzi proposti da questa piattaforma dipendono dal numero di utenti. Pertanto, per 5 utenti le opzioni sono le seguenti:

• Base: € 39 / mese.
• Standard: € 49 / mese.
• Pro: € 79 / mese.
• Corporate.

Elementi per valutare il software di gestione del progetto

Cosa dovrebbero includere i software di gestione dei progetti per adempiere alla loro funzione? Quando si effettuano i confronti, questi sono gli elementi di base che vengono generalmente presi in considerazione:

A.- Gestione delle attività

È la capacità di creare attività e gestirle durante tutto il processo. È importante che il software abbia la capacità di stabilire dipendenze dalle attività, creare e gestire attività secondarie, configurare un’attività da ripetere e consentire l’assegnazione di più di un utente a un’attività.

B.- Gestione del tempo

Uno strumento di gestione del progetto dovrebbe consentire di tenere traccia del tempo reale del progetto tenendo conto delle risorse che stai consumando.

C.- Collaborazione in team

Questa funzione è essenziale. Questi software di gestione dei progetti dovrebbero facilitare la comunicazione corretta di qualsiasi numero di membri del team. E non solo quello. È anche importante poter gestire discussioni relative al lavoro.

Pertanto, di solito hanno uno spazio virtuale per creare facilmente discussioni, salvare la loro cronologia e thread, creare documenti e condividerli, consentire avvisi e notifiche, nonché messaggi privati a uno o più destinatari.

D.- Gestione dei documenti

Dalla capacità di gestire file e documenti direttamente con o senza l’uso di una soluzione di terze parti dipende, in molte occasioni, il flusso di lavoro. E a questo proposito, fattori come:

• Archiviazione centrale e sicura dei documenti.
• La possibilità di allegare documenti alle attività, inserire note e commenti sui documenti caricati.
• Poter caricare più documenti, organizzarli in cartelle e avere il controllo della versione.

E.- Pianificazione

Stabilire programmi di attività, creare tempistiche e pietre miliari e determinare dipendenze e risorse sono alcuni degli aspetti essenziali di ogni project manager.

F.- Versione mobile

Oggi, la gestione dei progetti non viene più sempre eseguita dietro le scrivanie. I membri del team possono trovarsi presso il sito di un cliente o presso una filiale remota per svolgere il proprio lavoro. Pertanto, una caratteristica chiave che questo software deve fornire è la possibilità di usarlo con uno smartphone.

Esistono molti altri interessanti software di gestione dei progetti. Molti di loro, anche più popolari come Trello, Podium of Citrix o Zoho Projects, sono applicazioni essenziali nello sviluppo di molte aziende. Da qui la loro proliferazione.

Ma se c’è qualcosa che è sempre più importante quando si sceglie una piattaforma, è l’integrazione con altri strumenti essenziali come le piattaforme di emailing e SMS marketing, come MDirector.