Home office: guía básica para trabajar desde casa y no perder productividad

Hasta ahora, Home office era un concepto asociado a los profesionales freelance. Pero con la crisis del coronavirus todo ha cambiado. Para muchos, el teletrabajo ya no es un deseo, sino su realidad para las próximas semanas. 

Si bien es cierto que trabajar desde casa tiene su lado positivo, también tiene desventajas que no hay que obviar. Toma nota sobre todo lo que debes hacer y evitar si te toca trabajar de manera remota.

¿Qué necesitas para trabajar desde tu hogar?

No es necesario montarte una oficina con los últimos avances tecnológicos para teletrabajar. Pero, eso sí, tienes que establecer un espacio que se asemeje bastante al que tenías en tu oficina antes de irrumpir la crisis. Y esto no es simplemente colocar un ordenador sobre la mesa. Si descuidas este espacio básico, trabajar desde casa puede acabar repercutiendo negativamente en tu productividad y en tu salud.

El primer paso es colocarte en un escritorio amplio. No vale cualquier mesa que tengas en el hogar. Asegúrate también de disponer de buena luz para trabajar, tanto natural como artificial. Y, por supuesto, trabaja siempre con una silla adecuada para estar muchas horas delante del ordenador. Los asientos del salón son muy bonitos, sí, pero terribles para la salud de tu espalda a largo plazo.

Considera hacer tus tareas con una pantalla grande, aunque solo dispongas de un portátil en casa. Puedes unir ambos elementos con un simple cable HDMI. No es cuestión de dejarte la vista durante el confinamiento. Y ya que vas a pasar muchas horas – incluso días- en ese espacio, decóralo con objetos positivos. Fotografías, pequeñas figuras, mensajes motivacionales… lo que más te apetezca.

Por último, no te olvides de elementos clásicos de oficina: bolígrafo, folios, marcador, bloc de notas… y, aunque estés en casa, sé ordenado.

Pautas para establecer tu Home office

Organizar el teletrabajo no es tan fácil cómo parece. Y no todo el mundo está preparado para cambiar la rutina laboral de la noche a la mañana. Es necesario fijar varios puntos para que la productividad y la relación entre empresa y empleados no se resienta:

• Comunicación constante. Los miembros de la compañía tienen que estar conectados durante toda la jornada laboral. Es recomendable hacer reportes periódicos y pequeñas reuniones diarias para controlar el ritmo productivo.
• Fijar objetivos. Las metas tienen que ser individuales y colectivas. Lo ideal es que éstas se fijen al comienzo de la jornada y tratar de cumplirlas cabalmente.
• Establece una rutina. Fija horarios tanto para tu jornada laboral como para otras tareas que harás durante el día. Uno de los grandes problemas del Home office es no saber cuándo parar. En días de confinamiento trabajar en exceso puede tener un efecto nocivo sobre tu salud. Por eso, trabaja como lo hacías antes de la crisis y respeta el tiempo para comer y desconectar.
• Cuidado con las distracciones. Sin supervisión alguna, es fácil evadirse del trabajo cuando se está en casa. Encender el televisor, ir a la cocina a picar algo, mirar el móvil más de lo habitual… son tentaciones que hay que procurar evitar. Coloca tu lugar de trabajo lejos de cosas que te puedan despistar. Regular el volumen de la música también te ayudará a concentrarte mejor en tu labor.
• Vístete como si fueras a ir al trabajo. Estar todo el día en pijama es el sueño de miles de empleados, pero no olvides que vas a trabajar. Pasar de la ropa de dormir a un pantalón de deporte te ayudará a cambiar el chip y a mentalizarte mejor para la jornada de trabajo. Es un cambio nimio, pero efectivo.

Puntos a favor y en contra del Home Office

Trabajar desde casa puede ser positivo para las empresas si se respetan pautas y el rendimiento se mantiene. Aun así, también tiene algunos peligros que merecen ser considerados. A continuación se desgranan ambas caras de esta metodología de trabajo.

Ventajas de trabajar en casa

Los beneficios del Home Office repercuten sobretodo a los trabajadores:

• Flexibilidad. En muchas empresas los horarios se han modificado con la implementación del teletrabajo. Las tareas se mantienen, pero en determinadas situaciones el trabajador decide cuándo hacerlas. Esto es habitual en hogares donde hay niños pequeños que necesitan atención.
• Mejor calidad de vida. Organizar mejor el tiempo de trabajo y ocio tiene efectos positivos. Sin tener que ir a la empresa, puedes reorganizarte el día para dedicar más tiempo a tus aficiones. Puedes mejorar tus habilidades culinarias o emplear más tiempo ejercitándote.
• Reducción de los niveles de estrés. No coger transporte público y evitar las aglomeraciones de la gran ciudad es una gran noticia para ti. Trabajar en tu casa y a tu ritmo mantendrá tus nervios en calma.
• Menor gasto laboral. La inversión en agua, luz, Internet y limpieza se reduce para las empresas. Los trabajadores, además, no tienen que invertir en gasolina para el coche o en bonos de transporte público.

Desventajas de trabajar en casa

Cómo bien dice la frase popular, la felicidad nunca es completa. El Home Office también tiene su lado malo. O menos bonito. En ellos se fundamentan sus detractores para criticar a las empresas que abogan por esta metodología. Durante el estado de alarma puede que experimentes algunos de estos puntos:

• Desconexiones habituales durante la jornada. Trabajar sin la mirada del jefe o supervisor genera relajación en el trabajador. Saber que no existe control provoca que las personas con tendencia al despiste desconecten más de lo habitual de su cometido. Asimismo, las tareas del hogar pueden robar tiempo que debería ser para el trabajo.
• Mala comunicación. Cuando el equipo en su totalidad no está presente en la oficina, la relación tiende a ser más intermitente. Además, los problemas de conexión a la red pueden demorar trabajos que antes se terminan más rápido. Es aconsejable que empresa y empleados fijen objetivos en el inicio de la jornada, o de la semana,  y cuál será el protocolo a seguir para cumplirlos.
• Relegar tareas por falta de control. Cuando se trabaja en casa es más fácil postergar las tareas de trabajo o distraerse entre proyectos. Una salida a esta problemática es que todas las labores, ya sean colectivas o individuales, estén debidamente establecidas. Estos quehaceres se deberán realizar sin importar el horario.

Herramientas para mantener la comunicación durante el teletrabajo

Cuando cada socio está en su Home office, es conveniente tener una herramienta que mantenga en contacto a todo el equipo. Hay que intentar mantener la fluidez de trabajo que había antes de la instauración del confinamiento. Las plataformas más utilizadas para empresas que trabajan a distancia son las siguientes:

1.- Google Drive

Una opción clásica que, a día de hoy, sigue siendo la escogida por miles de empresas. Guardar y compartir información en la nube se ha convertido en algo habitual. Y ahora, en época de confinamiento, en algo imprescindible para las marcas si desean continuar trabajando con normalidad.

Este servicio de almacenamiento gratuito basado en el cloud computing ya ha transformado la forma de trabajar de miles de compañías. Los usuarios pueden subir sus trabajos a la nube y ver lo que otros también han compartido. Documentos, programas, enlaces, imágenes, vídeos… la plataforma acoge todo tipo de formatos. El trabajador puede acceder a todos ellos con unos pocos clics.

Igualmente, cada miembro participante puede editar los documentos alojados en esta nube. No es necesaria la descarga del archivo para poder llevar a cabo los cambios. Esta característica permite que el ritmo laboral sea fluido y favorece el trabajo en equipo.

2.- Slack

Durante las semanas que dure esta situación de Home Office tienes que reforzar el contacto con tus compañeros de trabajo. Y las conversaciones vía mensajería instantánea no son suficientes. La relación tiene que ser constante y dinámica, ya sea para controlar entregas o delegar tareas.

Gracias a esta aplicación la comunicación entre empleados es inmediata. Se pueden establecer diferentes canales, cada uno para un propósito diferente. Además, queda registrada cada acción y comentario para una posterior revisión.

El gran aliciente de esta herramienta es la posibilidad de hacer vídeollamadas entre varios miembros del grupo. De esta manera se pueden hacer reuniones de equipo para evaluar diferentes aspectos del día a día laboral. Tener contacto visual también facilita la toma de decisiones importantes, por ejemplo, definir nuevas estrategias.

3.- Trello

Otra de las aplicaciones más demandadas por empresas y trabajadores. Es un gran aliado para gestionar proyectos y asignar tareas. Gracias a ella, los usuarios pueden organizar faenas, crear nuevas y enviar información a través de tarjetas a sus compañeros. Estas fichas pueden contener imágenes, texto, vídeos y otros tipos de archivos.

Todo son facilidades para los administradores de proyectos. Con ella podrás indicar al resto las partes del proyecto que faltan por completar. La opción Getting Things Done te ayuda a crear listas de trabajos con las acciones a realizar para completarlos.

Estas solo son tres de las infinitas opciones de herramientas para el trabajo remoto que hay en el mercado. Analiza todas las alternativas y selecciona la que mejor se adecua a la realidad y necesidades de tu empresa.

Trabajar desde casa es ahora mucho más fácil, también, si estás buscando trabajo desde casa y lo estás haciendo activamente, la página Jooble puede ser tu mejor opción, lo puedes hacer debido a su gran variedad de ofertas que te permitirán trabajar de forma remota sin ningún problema.

Lo que está claro es que comunicar bien es, y será, fundamental durante este periodo de crisis. Hay que confiar en soluciones profesionales, y MDirector lo es. Esta herramienta de comunicación cross-channel te ayuda con tus campañas de email y sms marketing. Contacta ahora y comienza a sacarle mayor rendimiento a todos tus canales de comunicación.